Peut-on télécharger les budgets ?
Oui! Suivez cet article.
Peut-on répartir un achat sur plusieurs comptes de charges?
Oui!
Les centres de coûts sont-ils disponibles sur le plan de facturation Essentiels ?
Oui, ils le sont !
Peut-on suivre un budget sur différentes entités à la fois?
Pour l'instant, chaque entité a ses propres budgets et sous-budgets.
Il n'est pas possible de " diviser " un budget dans différents comptes Spendesk.
Vous pourriez cependant ajouter les résultats de toutes les entités dans un fichier unique si vous utilisez le même nom de centre de coût dans plusieurs entités. Vous pouvez également utiliser les Tableaux de bord > Tendances des dépenses > Dépenses par centre de coûts puisque par défaut, le rapport inclut plusieurs entités à la fois.
Quelle est la différence entre la façon dont les données sont traitées dans le tableau de bord et dans l'onglet Tous les achats ?
Aucune ! En effet, si vous suivez les informations sur les tableaux de bord, vous ne verrez que les "utilisés" (le paiement a été effectué) - si vous suivez les informations sur l'onglet Tous les achats par centre de coût, il n'est pas non plus possible d'exporter les dépenses engagées.
Dites-nous en plus sur comment un nom de budget est défini.
Le nom d'un budget = le nom d'un centre de coût après avoir défini un exercice budgétaire.
Comment connaître le montant "utilisé" d'un budget ? (2 façons)
Si vous additionnez les montants à côté des catégories de dépenses (Expense categories en anglais), ils correspondent au montant "utilisé".
Sinon, vous pouvez simplement passer votre curseur sur la barre violette appelée "Utilisé" sur cette page (Used en anglais)
Comment savoir si un sous-budget a été mis en place ?
À côté des catégories de dépenses, vous verrez une barre avec les valeurs utilisées, engagées et disponibles. Si vous regardez la capture d'écran précédente il n'y avait aucune barre, donc aucun sous-budget défini.
Quelles sont les périodes que nous pouvons choisir pour les budgets ?
Pour l'instant, les options sont "Global" ou "par mois".
Si vous choisissez la première option, les collaborateurs ne verront que le montant global, sinon ils verront le détail par mois.
Est-ce que nous calculons les budgets avec taxes ?
Nous ne le faisons pas - nous demandons les montants des budgets hors taxes et nous faisons le calcul de la consommation du budget hors taxes dès que nous avons connaissance du montant des taxes.
Quelle est la différence entre l'engagé et l'utilisé ?
L'engagé est le moment où une demande de dépense est approuvée par les gestionnaires. Nous sommes proches d'être sûrs que cela aura un impact sur le budget, nous le considérons comme engagé sur le budget.
"Utilisé" est pour une dépense qui a eu lieu (ex : un paiement par carte) ou qui aura lieu (validée par les équipes financières dans Review). Une fois qu'une dépense est considérée comme utilisée, nous sommes sûrs à 100% qu'elle a un impact sur le budget.
Peut-on voir le détail des paiements/achats si on vérifie les sections utilisées/engagées ?
Oui, vous le pouvez.
Vous pouvez vérifier chacune d'elle avec le fournisseur, le montant...
En tant qu'approbateur, pouvons-nous voir le montant utilisé sur le budget avant d'approuver une dépense ?
Oui, dans Toutes les demandes, vous le pouvez (si vous cliquez sur la demande, les détails/jauge sont disponibles sur la droite).
Devrions-nous être en mesure de supprimer des budgets ? Des sous-budgets ?
Ce n'est pas possible à ce stade.
A garder à l'esprit : c'est partiellement possible en supprimant un centre de coût ou une catégorie de dépense. 😉
Si nous créons un centre de coût, où sera-t-il visible ?
Vous le verrez sur la page Budgets et sur la page Centres de coût. Vous le verrez également attaché aux demandes/paiements une fois qu'un paiement a été demandé sous ce centre de coût. Il est bien sûr possible d'attacher un centre de coût par défaut à un utilisateur.
Sur quel onglet puis-je avoir des informations en temps réel sur le budget d'une demande et qui y a accès ?
Un propriétaire de compte, un contrôleur, un propriétaire de budget ou un modérateur peut y accéder dans l'onglet Demandes.
Que me permet de voir l'encart de la question précédente ?
Le budget utilisé, le budget engagé et le budget disponible.
Peut-on voir les sous-budgets dans l'onglet Demandes en tant que propriétaire de compte/contrôleur/approbateur/propriétaire de budget ?
Oui, dans l'onglet Demandes et l'onglet Budgets.
Qui peut télécharger le fichier destiné à mettre en place un budget/sous-budget ?
Le propriétaire de compte et les contrôleurs uniquement.
Que se passe-t-il si nous ne remplissons pas correctement le fichier xlsx ?
Vous serez averti si le fichier ne répond pas aux exigences (le message d'erreur "cannot be read"/"ne peut pas être lu" sera affiché).