Peut-on télécharger les budgets ?

Vous pouvez exporter tout ce qui est "utilisé" dans l'onglet "Tous les achats". Pour ce faire, sélectionnez la période et le centre de coût dédié.

Vous ne pouvez pas encore exporter les dépenses engagées mais pas encore utilisées.

Peut-on répartir un achat sur plusieurs comptes de dépenses ou centres de coûts ?

Techniquement, ce n'est pas possible aujourd'hui, mais en Ă©tudiant la question avec nos chers clients (et peut-ĂȘtre mĂȘme vous!), nous avons rĂ©alisĂ© que cela n'Ă©tait pas si souvent nĂ©cessaire. Bien sĂ»r, cela peut toujours ĂȘtre Ă©ditĂ© dans votre logiciel de comptabilitĂ© directement !

Les centres de coûts sont-ils disponibles sur le plan de facturation Essentiels ?

Oui, ils le sont !

Peut-on suivre un budget sur différentes entités à la fois?

Pour l'instant, chaque entité a ses propres budgets et sous-budgets.

Il n'est pas possible de " diviser " un budget dans différents comptes Spendesk.

Vous pourriez cependant ajouter les rĂ©sultats de toutes les entitĂ©s dans un fichier unique si vous utilisez le mĂȘme nom de centre de coĂ»t dans plusieurs entitĂ©s. Vous pouvez Ă©galement utiliser les Tableaux de bord > Tendances des dĂ©penses > DĂ©penses par centre de coĂ»ts puisque par dĂ©faut, le rapport inclut plusieurs entitĂ©s Ă  la fois.

Quelle est la différence entre la façon dont les données sont traitées dans le tableau de bord et dans l'onglet Tous les achats ?

Aucune ! En effet, si vous suivez les informations sur les tableaux de bord, vous ne verrez que les "utilisés" (le paiement a été effectué) - si vous suivez les informations sur l'onglet Tous les achats par centre de coût, il n'est pas non plus possible d'exporter les dépenses engagées.

Dites-nous en plus sur comment un nom de budget est défini.

Le nom d'un budget = le nom d'un centre de coût aprÚs avoir défini un exercice budgétaire.

Comment connaßtre le montant "utilisé" d'un budget ? (2 façons)

Si vous additionnez les montants à cÎté des catégories de dépenses (Expense categories en anglais), ils correspondent au montant "utilisé".

Sinon, vous pouvez simplement passer votre curseur sur la barre violette appelée "Utilisé" sur cette page (Used en anglais)

Comment savoir si un sous-budget a été mis en place ?

À cĂŽtĂ© des catĂ©gories de dĂ©penses, vous verrez une barre avec les valeurs utilisĂ©es, engagĂ©es et disponibles. Si vous regardez la capture d'Ă©cran prĂ©cĂ©dente il n'y avait aucune barre, donc aucun sous-budget dĂ©fini.

Quelles sont les périodes que nous pouvons choisir pour les budgets ?

Pour l'instant, les options sont "Global" ou "par mois".

Si vous choisissez la premiÚre option, les collaborateurs ne verront que le montant global, sinon ils verront le détail par mois.

Est-ce que nous calculons les budgets avec taxes ?

Nous ne le faisons pas - nous demandons les montants des budgets hors taxes et nous faisons le calcul de la consommation du budget hors taxes dĂšs que nous avons connaissance du montant des taxes.

Quelle est la différence entre l'engagé et l'utilisé ?

L'engagĂ© est le moment oĂč une demande de dĂ©pense est approuvĂ©e par les gestionnaires. Nous sommes proches d'ĂȘtre sĂ»rs que cela aura un impact sur le budget, nous le considĂ©rons comme engagĂ© sur le budget.

"Utilisé" est pour une dépense qui a eu lieu (ex : un paiement par carte) ou qui aura lieu (validée par les équipes financiÚres dans Review). Une fois qu'une dépense est considérée comme utilisée, nous sommes sûrs à 100% qu'elle a un impact sur le budget.

Peut-on voir le détail des paiements/achats si on vérifie les sections utilisées/engagées ?

Oui, vous le pouvez.

Vous pouvez vérifier chacune d'elle avec le fournisseur, le montant...

En tant qu'approbateur, pouvons-nous voir le montant utilisé sur le budget avant d'approuver une dépense ?

Oui, dans Toutes les demandes, vous le pouvez (si vous cliquez sur la demande, les détails/jauge sont disponibles sur la droite).

Devrions-nous ĂȘtre en mesure de supprimer des budgets ? Des sous-budgets ?

Ce n'est pas possible Ă  ce stade.

A garder Ă  l'esprit : c'est partiellement possible en supprimant un centre de coĂ»t ou une catĂ©gorie de dĂ©pense. 😉

Si nous crĂ©ons un centre de coĂ»t, oĂč sera-t-il visible ?

Vous le verrez sur la page Budgets et sur la page Centres de coût. Vous le verrez également attaché aux demandes/paiements.

Sur quel onglet puis-je avoir des informations en temps réel sur le budget d'une demande et qui y a accÚs ?

Un propriétaire de compte, un contrÎleur, un propriétaire de budget ou un modérateur peut y accéder dans l'onglet Demandes.

Que me permet de voir l'encart de la question précédente ?

Le budget utilisé, le budget engagé et le budget disponible.

Peut-on voir les sous-budgets dans l'onglet Demandes en tant que propriétaire de compte/contrÎleur/approbateur/propriétaire de budget ?

Oui, dans l'onglet Demandes et l'onglet Budgets.

Qui peut télécharger le fichier destiné à mettre en place un budget/sous-budget ?

Le propriétaire de compte et les contrÎleurs uniquement.

Que se passe-t-il si nous ne remplissons pas correctement le fichier xlsx ?

Vous serez averti si le fichier ne rĂ©pond pas aux exigences (le message d'erreur "cannot be read"/"ne peut pas ĂȘtre lu" sera affichĂ©).

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