Nachdem Sie eine Zahlung vorgenommen haben, müssen Sie einen Beleg hochladen, damit das Finanzteam Ihre Ausgaben nachverfolgen kann.
Bitte beachten Sie, dass Spendesk keinen Beleg für Sie oder den Händler generiert.
Die maximale Dateigröße für einen Beleg beträgt 10 MB. Falls erforderlich, können Sie eine Online-Komprimierung verwenden, um die Datei zu verkleinern.
Spendesk Mobile App
Um einen Beleg über die Spendesk Mobile App hinzuzufügen:
Öffnen Sie die Zahlung und machen Sie ein klares Foto des Belegs, wobei alle relevanten Informationen sichtbar sein sollten.
Klicken Sie auf die Transaktion, um die Details zu aktualisieren, wie den Namen des Lieferanten, die Beschreibung des Kaufs, den analytischen Code (falls aktiviert) und das Team.
Klicken Sie auf Beleg hinzufügen, um Ihren Beleg anzufügen:
Tippen Sie auf "Foto aufnehmen", um direkt aus der App ein Foto zu machen.
Tippen Sie auf "Aus Galerie wählen", um einen bereits heruntergeladenen Beleg von Ihrem Telefon auszuwählen.
Nachdem der Beleg angehängt wurde, sehen Sie ein Miniaturbild des Belegs. Klicken Sie auf Speichern.
Sobald alle erforderlichen Informationen hinzugefügt wurden, verschiebt sich die Transaktion vom Startbildschirm zum Zahlungen-Tab, wo alle Ihre Zahlungen (sowohl virtuelle als auch physische) aufgelistet sind. Wenn die Informationen unvollständig sind, bleibt die Zahlung im Tab > Meine Aufgaben.
Desktop-Version (Drag and Drop)
Melden Sie sich bei Ihrem Spendesk-Konto an.
Gehen Sie zum Zahlungen-Tab und wählen Sie die Zahlung aus, die Sie aktualisieren möchten. Sie können Filter verwenden, um ältere Zahlungen oder Zahlungen unter vielen Transaktionen leicht zu finden.
Ziehen Sie die Belegdatei in die Transaktion und lassen Sie sie dort fallen.
Einreichung per E-Mail (mit Marvin, unserem Buchhaltungsroboter)
Sie können Ihre Belege auch per E-Mail an Marvin, unseren Buchhaltungsroboter, senden.
Um Ihren Beleg über Marvin an Spendesk zu senden, schicken Sie den PDF-Beleg an die für Ihr Unternehmen spezifische E-Mail-Adresse. Diese Adresse folgt dem Format: receipts+{yourcompanyid}@spendesk.com.
So finden Sie die dedizierte E-Mail-Adresse von Marvin:
Gehen Sie zum Zahlungen-Tab.
Öffnen Sie die betreffende Transaktion.
Klicken Sie auf "Oder senden Sie Ihre Belege per E-Mail" unter der Transaktionsbeschreibung.
Ein Popup-Fenster wird angezeigt, das Ihre eindeutige E-Mail-Adresse zeigt. Diese Adresse kann von jeder Person in Ihrem Unternehmen verwendet werden, um Belege im Namen anderer zu senden.
Sobald der Beleg erfolgreich mit der Zahlung verknüpft wurde, erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail. Wenn das Verknüpfen fehlschlägt, werden Sie ebenfalls benachrichtigt.
Wichtig: Stellen Sie sicher, dass der Beleg der richtigen Zahlung zugeordnet wird. Nachdem der Beleg vom Finanzteam verarbeitet wurde, kann er nicht mehr bearbeitet werden.
Hinweis: Achten Sie darauf, dass Ihr Lieferant nur einen Beleg pro E-Mail sendet. Wenn mehrere Belege in einer E-Mail enthalten sind, kann dies zu Verzögerungen führen, da die Belege mehrere Tage lang gespeichert werden und es zu einer Verwechslung kommen kann, wenn eine Zahlung des gleichen Betrags erneut erfolgt.
Was tun, wenn Sie keinen Beleg vorlegen können
Wenn der Händler keinen Beleg ausstellt oder Sie ihn verloren haben, müssen Sie die Transaktion dennoch in Spendesk melden. Klicken Sie im Zahlungsbereich auf den Link "Keinen Beleg bereitstellen" und wählen Sie den entsprechenden Grund aus.
1. Was tun, wenn der Beleg nicht richtig angehängt wird?
Stellen Sie sicher, dass die Dateigröße unter 10 MB liegt und dass das Bild klar ist. Wenn Sie weiterhin Probleme haben, versuchen Sie, die Datei zu komprimieren oder wenden Sie sich an support@spendesk.com für Unterstützung.
2. Kann ich mehrere Belege zu einer Zahlung hinzufügen?
Nein, es kann nur ein Beleg pro Zahlung hinzugefügt werden. Wenn mehrere Belege zusammen gesendet werden, kann es zu Problemen bei der Zuordnung kommen.
3. Wie weiß ich, ob mein Beleg korrekt hinzugefügt wurde?
Nachdem der Beleg erfolgreich verknüpft wurde, wird ein Miniaturbild in der Transaktion angezeigt. Zusätzlich erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail von Marvin.
4. Was kann ich tun, wenn ich nach der Belegübermittlung einen Fehler korrigieren muss?
Sobald der Beleg vom Finanzteam verarbeitet wurde, kann er nicht mehr bearbeitet werden. Stellen Sie sicher, dass alle Angaben korrekt sind, bevor Sie den Beleg einreichen.