Mit Freelancern zu arbeiten, ist sehr praktisch, wenn Sie ein Team stärken oder spezifische Fachkenntnisse hinzufügen müssen. Die Bezahlung Ihrer Freelancer funktioniert jedoch nicht ganz so wie die Bezahlung Ihrer Lieferanten.
⚠️ Seien Sie vorsichtig: Ein Freelancer ist kein Angestellter. Daher sind ihre Rechte und Pflichten von denen eines Angestellten zu unterscheiden. Sie sollten sie beispielsweise nicht auf Spendesk einladen oder eine physische Karte für sie bestellen.
Die Wahl zwischen Auftragsarbeit oder Pauschalpreis
Bevor Sie mit Ihrem Freelancer zusammenarbeiten, sollten Sie klären, ob Sie sie für eine bestimmte Aufgabe oder Tätigkeit einstellen (Pauschalpreis).
Auftragsarbeit
Im Fall der Auftragsarbeit dauert ein Auftrag oft mehrere Tage oder Wochen (oder in einigen Fällen sogar Monate) und kann verschiedene Arten von Aufgaben umfassen.
➡️ Zum Beispiel kann ein Designer, der für einen Zweimonatsauftrag eingestellt wurde, Ihr Logo neu gestalten, Computergrafiken erstellen oder visuelle Elemente für eine Anzeige bereitstellen. Das Angebot sollte dies erwähnen, und beide Parteien sollten sich über den Umfang des Freelancers im Klaren sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
Es kommt vor, dass Freelancer für Aufträge in Ihrem Büro arbeiten. In diesem Fall sprechen wir von Arbeit vor Ort, und die Freelancer sind verpflichtet, angemessene Sorgfalt für das Projekt zu tragen.
Unternehmen bevorzugen diese Organisation: Es erhöht ihre allgemeinen Lohnkosten nicht, aber sie haben einen Experten vor Ort. Freelancer wiederum erhalten einen klar definierten und vergüteten Auftrag, der über einen festgelegten Zeitraum läuft.
⚠️ Achten Sie darauf: Bei Aufträgen vor Ort kann der Freelancer Sie bitten, Spesen zu erstatten. Vergessen Sie nicht, sie in Ihrem Budget zu berücksichtigen!
Pauschalpreise
Die Option des Pauschalpreises ist weniger flexibel, und der Freelancer kann sich weigern, eine Aufgabe außerhalb Ihrer ursprünglichen Vereinbarung durchzuführen. Sie haben eine strikte Haftung, und in den meisten Fällen arbeitet der Freelancer von zu Hause aus.
Nehmen wir dasselbe Beispiel wie oben: Ihr Freelancer gibt Ihnen ein Angebot für Ihr neues Logo. Sobald es erledigt ist, können Sie sie nicht bitten, eine Werbekampagne zu entwerfen. Das ist eine andere Aufgabe, und es gibt ein nächstes Angebot (und daher einen weiteren Pauschalpreis).
👉 Unabhängig von der gewählten Lösung sollten Sie sich über ihre Stunden- oder Tagessätze informieren und mit anderen Freelancern vergleichen. Bitten Sie um eine Schätzung, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden!
Freelancer-Rechnungsverwaltung mit Spendesk
Vom Gesetz vorgegeben muss Ihnen ein Freelancer eine korrekte Rechnung senden (d.h. im richtigen Format). Andernfalls kann die Bezahlung nicht erfolgen. Die gute Nachricht ist jedoch, dass Sie auf Ihrer Seite die Rechnung, solange sie den Anforderungen entspricht, genauso wie jede andere Lieferantenrechnung in Spendesk hinzufügen können!
Gehen Sie zur Registerkarte "Anfragen".
Klicken Sie auf "Neue Anfrage" und reichen Sie eine Eingangsrechnung ein.
Fügen Sie Ihre Rechnung im PDF-Format hinzu
Sobald die Daten aus der Rechnung extrahiert sind, überprüfen Sie sie und reichen Sie Ihre Anfrage ein.
Wenn Sie nicht die Rolle der/des Kontoinhaber:in haben, muss Ihr Genehmiger die Anfrage möglicherweise validieren.
Danach findet das Finanzteam die Eingangsrechnung im Tab "Eingangsrechnungen > Überprüfen" und kann mit der Zahlung in zwei Schritten fortfahren:
Eingangsrechnung überprüfen: Betrag, Kontoangaben des Freelancers, Fälligkeitsdatum.
Eingangsrechnung bezahlen: Es wird Ihnen angezeigt, welche Rechnungen zuerst bezahlt werden sollten. Sie können die entsprechende SEPA XML- oder .csv-Datei herunterladen und die Rechnung mit Ihrem Online-Banking-Konto bezahlen. Sie können die Eingangsrechnung aber auch direkt mit Hilfe des Spendesk-Wallet bezahlen, wenn diese Option für das Konto Ihrers Unternehmens aktiviert ist.
Sobald die Rechnung bezahlt ist, finden Sie sie unter "Alle Zahlungen".