🔥 Wer kann Budgets einrichten und bearbeiten?
➡️ Kontoinhaber:innen ✅
➡️ Controller:innen ✅
➡️ Nutzer-Administratoren ❌
➡️ Mitarbeiter:innen ❌
Sie können Budgets und Unterbudgets in Spendesk einrichten. Derzeit ist es nicht möglich, eine weitere Ebene von Unterkategorien einzurichten.
Gehen Sie zu den Einstellungen und klicken sie auf Budgets.
Bevor Sie ein Budget festlegen, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Kostenstellen (Details hier) und Ihre Ausgabenkategorien (Details hier) erstellt haben.
Stellen Sie dann sicher, dass Sie Ihren Budgetzeitraum erstellt haben, wie hier angegeben.
Wenn Sie Ihre Budgets bereits eingerichtet haben, klicken Sie bitte hier, um zu erfahren, wie Sie diese bearbeiten können.
Wie richten Sie ein Budget ein?
1. Klicken Sie auf "Budget importieren"
Auf der Budgets-Seite sehen Sie eine Liste aller Kostenstellen, die Sie zuvor eingerichtet haben. Oben auf dieser Seite finden Sie eine Erklärung, dass Sie Ihre Budgets nun importieren können. Klicken Sie auf "Meine Budgets importieren".
Ein neues Fenster öffnet sich:
2. Laden Sie Ihre individuelle Vorlage herunter und füllen Sie sie aus.
Sie können auf die Schaltfläche "Vorlage herunterladen" klicken. Eine Datei im .xlsx-Format wird auf Ihren Computer heruntergeladen.
Öffnen Sie diese Datei mit der Software, die Sie zur Bearbeitung Ihrer Budgets verwenden, wie z. B. Excel oder Google Spreadsheets, und beginnen Sie, die Datei auszufüllen.
Die Datei wird in etwa so aussehen, jedoch mit Ihren eigenen Spendesk-Daten (Kostenstellen und Ausgabenkategorien, die Sie im Produkt angegeben haben):
Folgendes werden Sie sehen:
Einen Reiter pro Kostenstelle
Alle Ihre Ausgabenkatergorien in jedem Reiter
Entweder mehrere Spalten für die Monate oder nur eine Spalte für den Gesamtbetrag des Zeitraums (abhängig von dem, was Sie in Ihrem Budgetzeitraum festgelegt haben).
"0.00" ist der Bereich, in dem Sie Zahlen bearbeiten können.
Sie haben 2 Möglichkeiten, wenn Sie Ihre Budgets einrichten:
Wenn Sie Budgets UND Unterbudgets wünschen: Bitte füllen Sie die entsprechenden Unterkategorien (ohne Steuern) in den Zeilen Ihrer Ausgabenkategorien wie folgt aus (das Budget der Kostenstelle wird automatisch durch eine Summe berechnet).
Wenn Sie nur Budgets, aber keine Unterbudgets wünschen: Füllen Sie bitte nur die Zeile "Budget der Kostenstelle" mit Ihren Budgets aus und lassen Sie überall sonst "0.00" stehen, wie unten dargestellt.
⚠️ Hier sind die Richtlinien, die Sie befolgen sollten, um die Datei korrekt auszufüllen:
Bearbeiten Sie nicht die Namen der Reiter.
Fügen Sie keine Reiter hinzu und löschen Sie auch keine.
Editieren Sie die erste Spalte nicht.
Bearbeiten Sie nicht die Namen Ihrer Ausgabenkategorien (falls vorhanden).
Geben Sie Ihre eigenen Budgetbeträge NUR in die Zellen ein, die in der Vorlage als 0.00 angezeigt werden.
Die Zeile "Budget der Kostenstelle" muss immer gleich oder höher sein als die Summer der Zeilen der Unterbudgets.
3. Laden Sie das Dokument in Spendesk hoch
Sobald Sie mit dem Ausfüllen fertig sind, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Änderungen speichern und das gleiche Format beibehalten, das wir bereitgestellt haben.
Gehen Sie zurück zur Spendesk-Oberfläche, wählen Sie die Datei zum Importieren aus und klicken Sie dann auf "Import starten".
Wenn Sie die Datei korrekt ausgefüllt haben, sollten Sie eine Meldung erhalten, und alle Ihre Budgets sollten in Spendesk eingerichtet sein, wie im Bild dargestellt.
Bekommen Sie eine Fehlermeldung, lesen Sie diese bitte genau und versuchen Sie das Hochladen erneut.
Wie bearbeitet man ein Budget?
👉 Sie müssen nur auf "Budgets aktualisieren" klicken. Sie können Ihre individuelle Vorlage erneut herunterladen und ausfüllen, bevor Sie sie importieren (siehe Schritte 2 und 3 oben).