Was ist die Digitalisierung in Spanien?
Die Digitalisierung in Spanien, wie sie von der AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) genehmigt wurde, ermöglicht es Unternehmen, ihre Papierbelege und Rechnungen legal zu vernichten, nachdem sie ordnungsgemäß gescannt und digitalisiert wurden.
Dieser Prozess stellt sicher, dass die digitalen Kopien den spanischen Vorschriften entsprechen und die Integrität und Authentizität der Originaldokumente gewahrt bleibt. Durch den von der AEAT genehmigten Digitalisierungsprozess können Unternehmen ihre Buchhaltung vereinfachen, den Bedarf an physischer Lagerung reduzieren und die Einhaltung der Steuervorschriften sicherstellen.
Welche Anforderungen gibt es?
Um Ihre Papierbelege in Spanien mit Spendesk zu digitalisieren, müssen folgende Anforderungen erfüllt sein:
Der/die Antragsteller*in muss das Bild des Belegs oder der Rechnung mit der Kamera in der Spendesk-Mobile-App aufnehmen.
Die Funktion "Spanien Digitalisierung" muss aktiviert sein.
Wie erhalte ich Zugriff?
Die Funktion "Spanien Digitalisierung" muss von einem Mitglied des Customer-Success-Teams aktiviert werden. Wenn Sie mit der Digitalisierung Ihrer Papierbelege in Spanien beginnen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Managerin (CSM), um diese Funktion für Ihr Konto zu aktivieren.
Wie funktioniert es für den/die Antragsteller*in?
Sie erhalten einen Papierbeleg oder eine Rechnung von einem Lieferanten.
Öffnen Sie die Spendesk-Mobile-App, um eine neue Anfrage zu erstellen oder den Beleg einer Zahlung hinzuzufügen. Sie müssen das Bild des Papierbelegs mit der Kamera in der App aufnehmen. Bilder, die aus der Kamerarolle oder von Dateien hochgeladen werden, werden nicht digitalisiert.
Spendesk digitalisiert den Papierbeleg gemäß den AEAT-Standards und speichert ihn sicher auf AWS Glacier. Wir empfehlen Ihnen, den Papierbeleg aufzubewahren, bis dieser Prozess abgeschlossen ist.
Sobald der Digitalisierungsprozess abgeschlossen ist, sehen Sie das Badge „Digitalisierter Beleg“ auf dem Beleg, was bedeutet, dass der Beleg erfolgreich digitalisiert wurde.
Wie funktioniert es für die/das Budgetverantwortliche*n?
Als Budgetverantwortliche*r können Sie prüfen, ob ein Beleg digitalisiert wurde, wenn Sie die Anfrage in der App oder auf dem Desktop überprüfen. Sie erkennen einen digitalisierten Beleg an dem Badge „Digitalisierter Beleg“.
Wenn ein Beleg wie ein Papierbeleg aussieht, aber das Badge „Digitalisierter Beleg“ fehlt, bedeutet dies, dass der/die Antragstellerin das Bild nicht mit der Kamera der Spendesk-Mobile-App aufgenommen hat. Um dies zu korrigieren, können Sie die Anfrage ablehnen und den/die Antragstellerin bitten, den Beleg erneut mit der Kamera in der Spendesk-Mobile-App aufzunehmen, da dies die einzige konforme Methode ist.
Wie funktioniert es für den/die Buchhalter*in?
Als Buchhalter*in können Sie ebenfalls prüfen, ob ein Beleg digitalisiert wurde, wenn Sie die Zahlungsverpflichtung in Buchhaltung > Vorbereitung erstellen. Ein digitalisierter Beleg hat das Badge „Digitalisierter Beleg“.
Wenn ein Beleg wie ein Papierbeleg aussieht, aber das Badge „Digitalisierter Beleg“ fehlt, bedeutet dies, dass der/die Antragstellerin das Bild nicht mit der Kamera der Spendesk-Mobile-App aufgenommen hat. Um dies zu korrigieren, können Sie den Beleg als „ungültig“ markieren und den/die Antragstellerin bitten, den Beleg erneut mit der Kamera in der Spendesk-Mobile-App aufzunehmen, um die Anforderungen der Digitalisierung zu erfüllen.
Angetrieben von ZeroComas EdasFacturas
Spendesk hat sich mit ZeroComa zusammengetan, um unseren spanischen Kund*innen eine von der AEAT genehmigte Digitalisierungs-Lösung anzubieten. ZeroComa war Vorreiter in der Digitalisierung und wurde 2008 als erstes Unternehmen von der AEAT zertifiziert. Mit Spendesk und ZeroComa sind Sie in sicheren Händen.
FAQs
Was ist der Vorteil der Digitalisierung meiner Papierbelege in Spanien?
Die Digitalisierung Ihrer Papierbelege gewährleistet die Einhaltung der AEAT-Vorschriften, sodass Sie die physischen Kopien legal entsorgen können. Dieser Prozess reduziert den Bedarf an physischer Lagerung, vereinfacht die Buchhaltung und stellt sicher, dass Ihre Belege für Prüfungen und Finanzberichte leicht zugänglich sind.Kann ich Belege aus meiner Kamerarolle oder über die Spendesk-Website hochladen?
Nein, damit der Digitalisierungsprozess den AEAT-Vorschriften entspricht, müssen die Belege direkt mit der Kamera der Spendesk-Mobile-App aufgenommen werden. Belege, die aus der Kamerarolle oder über die Website hochgeladen werden, werden nicht digitalisiert und zertifiziert.Wie erkenne ich, ob mein Beleg erfolgreich digitalisiert wurde?
Sobald der Digitalisierungsprozess abgeschlossen ist, sehen Sie in der App oder Web-App das Badge „Digitalisierter Beleg“. Dieses Badge zeigt an, dass der Beleg erfolgreich digitalisiert wurde und den AEAT-Vorschriften entspricht.Was soll ich tun, wenn mein Beleg nicht als digitalisiert markiert ist?
Stellen Sie sicher, dass der Beleg mit der Kamera der Spendesk-Mobile-App aufgenommen wurde. Wenn nicht, nehmen Sie den Beleg erneut mit der App auf. Wenn die Probleme weiterhin bestehen, wenden Sie sich an Ihren Administratorin oder Kontoinhaber*in.Wer kann die Funktion „Spanien Digitalisierung“ für mein Konto aktivieren?
Die Funktion kann von einem Mitglied des Customer-Success-Teams aktiviert werden. Bitte wenden Sie sich an Ihren Customer Success Managerin (CSM).Was sollte ich mit dem Papierbeleg machen, nachdem ich ihn in der Spendesk-App erfasst habe?
Bewahren Sie den Papierbeleg auf, bis der Digitalisierungsprozess abgeschlossen ist und das Badge „Digitalisierter Beleg“ sichtbar ist. So stellen Sie sicher, dass Sie eine Sicherheitskopie haben, falls während des Digitalisierungsprozesses Probleme auftreten.Was passiert, wenn ein Beleg falsch hochgeladen wird?
Wenn ein Beleg falsch hochgeladen wird, z. B. aus der Kamerarolle oder über die Website, wird er nicht als digitalisiert zertifiziert. In diesem Fall sollte der/die Antragsteller*in den Beleg erneut mit der Kamera der Spendesk-Mobile-App aufnehmen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.Können Budgetverantwortliche oder Buchhalter*innen eine Anfrage ablehnen, wenn der Beleg nicht digitalisiert wurde?
Ja, wenn der Beleg ein Bild eines Papierbelegs ist, aber das Badge „Digitalisierter Beleg“ fehlt, sollten Budgetverantwortliche oder Buchhalterinnen die Anfrage ablehnen und den/die Antragstellerin bitten, den Beleg erneut mit der Kamera der Spendesk-Mobile-App aufzunehmen.Was passiert, wenn die Digitalisierung eines Belegs fehlschlägt?
Wenn die Digitalisierung eines Belegs fehlschlägt, sieht der/die Antragsteller*in das Badge „Digitalisierung fehlgeschlagen“ und sollte den Beleg erneut mit der Kamera der Spendesk-Mobile-App aufnehmen. Stellen Sie sicher, dass alle Schritte korrekt befolgt werden, und wenden Sie sich an den Spendesk-Support, falls das Problem weiterhin besteht.Wird spezielle Ausrüstung für die Digitalisierung benötigt?
Es wird keine spezielle Ausrüstung benötigt, außer der Spendesk-Mobile-App mit Kamerazugriff. Stellen Sie sicher, dass Ihr Mobilgerät über eine funktionierende Kamera und die neueste Version der Spendesk-App verfügt.