Dieser Prozess stellt sicher, dass die digitalen Kopien den spanischen Vorschriften entsprechen und die Integrität und Authentizität der Originaldokumente gewahrt bleibt. Durch den von der AEAT genehmigten Digitalisierungsprozess können Unternehmen ihre Buchhaltung vereinfachen, den Bedarf an physischer Lagerung reduzieren und die Einhaltung der Steuervorschriften sicherstellen.

Um Ihre Papierbelege in Spanien mit Spendesk zu digitalisieren, müssen folgende Anforderungen erfüllt sein:

Die Funktion "Spanien Digitalisierung" muss von einem Mitglied des Customer-Success-Teams aktiviert werden. Wenn Sie mit der Digitalisierung Ihrer Papierbelege in Spanien beginnen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Managerin (CSM), um diese Funktion für Ihr Konto zu aktivieren.

Als Budgetverantwortliche*r können Sie prüfen, ob ein Beleg digitalisiert wurde, wenn Sie die Anfrage in der App oder auf dem Desktop überprüfen. Sie erkennen einen digitalisierten Beleg an dem Badge „Digitalisierter Beleg“.

Wenn ein Beleg wie ein Papierbeleg aussieht, aber das Badge „Digitalisierter Beleg“ fehlt, bedeutet dies, dass der/die Antragstellerin das Bild nicht mit der Kamera der Spendesk-Mobile-App aufgenommen hat. Um dies zu korrigieren, können Sie die Anfrage ablehnen und den/die Antragstellerin bitten, den Beleg erneut mit der Kamera in der Spendesk-Mobile-App aufzunehmen, da dies die einzige konforme Methode ist.

Als Buchhalter*in können Sie ebenfalls prüfen, ob ein Beleg digitalisiert wurde, wenn Sie die Zahlungsverpflichtung in Buchhaltung > Vorbereitung erstellen. Ein digitalisierter Beleg hat das Badge „Digitalisierter Beleg“.

Wenn ein Beleg wie ein Papierbeleg aussieht, aber das Badge „Digitalisierter Beleg“ fehlt, bedeutet dies, dass der/die Antragstellerin das Bild nicht mit der Kamera der Spendesk-Mobile-App aufgenommen hat. Um dies zu korrigieren, können Sie den Beleg als „ungültig“ markieren und den/die Antragstellerin bitten, den Beleg erneut mit der Kamera in der Spendesk-Mobile-App aufzunehmen, um die Anforderungen der Digitalisierung zu erfüllen.

Spendesk hat sich mit ZeroComa zusammengetan, um unseren spanischen Kund*innen eine von der AEAT genehmigte Digitalisierungs-Lösung anzubieten. ZeroComa war Vorreiter in der Digitalisierung und wurde 2008 als erstes Unternehmen von der AEAT zertifiziert. Mit Spendesk und ZeroComa sind Sie in sicheren Händen.

Um optimal auf eine Betriebsprüfung vorbereitet zu sein, müssen Sie ein Archiv für das jeweilige Geschäftsjahr erstellen und dieses dem Prüfer zur Verfügung stellen.

Dies können Sie mit wenigen Klicks unter Einstellungen > Buchhaltung > Digitalisierung von Papierbelegen erledigen.

Bevor Sie mit Ihrer ersten Archivierung beginnen können, müssen Sie das Enddatum Ihres Geschäftsjahres festlegen.

Sobald das Enddatum festgelegt ist, können Sie Ihr erstes Geschäftsjahr archivieren. Falls mehrere abgeschlossene Geschäftsjahre vorliegen, müssen Sie mit dem ältesten Jahr beginnen. Dies ist erforderlich, um die AEAT-Vorschriften zu erfüllen, die eine chronologische Schließung der Zeiträume vorschreiben. Wählen Sie daher bitte das erste vollständige Geschäftsjahr aus und klicken Sie auf „Archivieren“.

Sollten Fehler auftreten, werden diese auf der Seite zusammen mit Hinweisen zur Fehlerbehebung aufgelistet. Bitte folgen Sie den Anweisungen und klicken Sie erneut auf „Archivieren“, sobald Sie bereit für einen weiteren Versuch sind.

Nach erfolgreicher Archivierung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Download-Link. Alternativ können Sie jederzeit unter Einstellungen > Buchhaltung > Digitalisierung von Papierbelegen den Status einsehen und abgeschlossene Archive herunterladen.

Sobald das Archiv bereit ist, können Sie es Ihrem Steuerprüfer zur Verfügung stellen. Dieser muss die Software EdasFacturas auf seinem Computer installieren, um das Archiv und dessen Inhalte einsehen zu können. Die Software kann hier heruntergeladen werden.

Die Digitalisierung Ihrer Papierbelege gewährleistet die Einhaltung der AEAT-Vorschriften, sodass Sie die physischen Kopien legal entsorgen können. Dieser Prozess reduziert den Bedarf an physischer Lagerung, vereinfacht die Buchhaltung und stellt sicher, dass Ihre Belege für Prüfungen und Finanzberichte leicht zugänglich sind.

Nein, damit der Digitalisierungsprozess den AEAT-Vorschriften entspricht, müssen die Belege direkt mit der Kamera der Spendesk-Mobile-App aufgenommen werden. Belege, die aus der Kamerarolle oder über die Website hochgeladen werden, werden nicht digitalisiert und zertifiziert.

Sobald der Digitalisierungsprozess abgeschlossen ist, sehen Sie in der App oder Web-App das Badge „Digitalisierter Beleg“. Dieses Badge zeigt an, dass der Beleg erfolgreich digitalisiert wurde und den AEAT-Vorschriften entspricht.

Stellen Sie sicher, dass der Beleg mit der Kamera der Spendesk-Mobile-App aufgenommen wurde. Wenn nicht, nehmen Sie den Beleg erneut mit der App auf. Wenn die Probleme weiterhin bestehen, wenden Sie sich an Ihren Administratorin oder Kontoinhaber*in.

Die Funktion kann von einem Mitglied des Customer-Success-Teams aktiviert werden. Bitte wenden Sie sich an Ihren Customer Success Managerin (CSM).

Wenn ein Beleg falsch hochgeladen wird, z. B. aus der Kamerarolle oder über die Website, wird er nicht als digitalisiert zertifiziert. In diesem Fall sollte der/die Antragsteller*in den Beleg erneut mit der Kamera der Spendesk-Mobile-App aufnehmen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Ja, wenn der Beleg ein Bild eines Papierbelegs ist, aber das Badge „Digitalisierter Beleg“ fehlt, sollten Budgetverantwortliche oder Buchhalterinnen die Anfrage ablehnen und den/die Antragstellerin bitten, den Beleg erneut mit der Kamera der Spendesk-Mobile-App aufzunehmen.

Wenn die Digitalisierung eines Belegs fehlschlägt, sieht der/die Antragsteller*in das Badge „Digitalisierung fehlgeschlagen“ und sollte den Beleg erneut mit der Kamera der Spendesk-Mobile-App aufnehmen. Stellen Sie sicher, dass alle Schritte korrekt befolgt werden, und wenden Sie sich an den Spendesk-Support, falls das Problem weiterhin besteht.

Es wird keine spezielle Ausrüstung benötigt, außer der Spendesk-Mobile-App mit Kamerazugriff. Stellen Sie sicher, dass Ihr Mobilgerät über eine funktionierende Kamera und die neueste Version der Spendesk-App verfügt.

Um die AEAT-Vorschriften zu erfüllen, müssen wir sicherstellen, dass die Geschäftsjahre chronologisch geschlossen werden. Daher kann nur ein Geschäftsjahr nach dem anderen archiviert werden (z. B. muss 2023 vor 2024 abgeschlossen werden).

Die Archivierung kann 1 bis 2 Stunden in Anspruch nehmen, da wir eine Vielzahl von Prüfungen der Steuerdaten und Belege durchführen müssen. Sie können Spendesk währenddessen weiter nutzen; wir benachrichtigen Sie per E-Mail, sobald der Download bereitsteht. Die Benachrichtigung geht an den Kontoinhaber sowie an die Benutzer mit der Rolle „Controller“, die die Archivierung angefordert haben. Sie können den Status auch jederzeit auf der Seite „Digitalisierung von Papierbelegen“ prüfen.

DPRs werden dem Geschäftsjahr zugeordnet, das dem „Buchungsdatum“ der jeweiligen Verbindlichkeit entspricht.

Nein. Sie können eine Archivierung erst starten, wenn alle Verbindlichkeiten mit DPRs im betreffenden Zeitraum vorbereitet und exportiert wurden.

Nein. Sobald Sie die Archivierung eines Geschäftsjahres anfordern, können alle Verbindlichkeiten des Zeitraums mit DPR-Anhang nicht mehr bearbeitet werden – dies gilt auch, wenn die Funktion „Bearbeiten nach Export“ aktiviert ist. Falls die Archivierung fehlschlägt, können Sie die Daten erneut bearbeiten, bis Sie den Zeitraum erneut zur Archivierung einreichen. Nach erfolgreicher Archivierung sind die Daten gemäß AEAT-Anforderungen dauerhaft gesperrt.

Nein. Sobald ein Zeitraum archiviert wurde, kann dies nicht mehr rückgängig gemacht werden. Dies ist eine zwingende Anforderung der AEAT.