Verbindlichkeiten auf der Seite „Alle Verbindlichkeiten" anzeigen und exportieren
Die Seite „Alle Verbindlichkeiten" bietet Ihnen eine vollständige, durchsuchbare Übersicht über alle Verbindlichkeiten – Kartenkäufe, Rechnungen, Auslagenerstattungen, Kilometergeld, Tagespauschalen, Gutschriften und Rückerstattungen – einschließlich ihres Buchhaltungs- und Zahlungsstatus. Nutzen Sie diese Seite, um Details zu Verbindlichkeiten zu prüfen oder eine CSV-Datei für das Berichtswesen herunterzuladen.
Für: Controller und Kontoinhaber:innen.
Inhaltsverzeichnis
Bevor Sie beginnen
Zugriff auf die Seite „Alle Verbindlichkeiten"
Verbindlichkeiten filtern und suchen
Details zu Verbindlichkeiten anzeigen
Verbindlichkeiten für das Reporting herunterladen
Erwartetes Ergebnis
Fehlerbehebung
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Bevor Sie beginnen
👥 Rollen: Nur Controller und Kontoinhaber:innen können die Seite „Alle Verbindlichkeiten" einsehen und Daten daraus herunterladen.
Zugriff auf die Seite „Alle Verbindlichkeiten"
Navigieren Sie zu Ausgaben > Alle Ausgaben.
Klicken Sie auf den Tab Alle Verbindlichkeiten.
Verbindlichkeiten filtern und suchen
Nutzen Sie Filter und die Suche, um die Liste einzugrenzen, bevor Sie Daten anzeigen oder exportieren.
Sie können filtern nach | Optionen |
Belegstatus | Vorhanden, nicht vorhanden, fehlend |
Zeitraum | Benutzerdefinierter Datumsbereich |
Art der Verbindlichkeit | Kartenkauf, Rechnung, Auslagenerstattung, Kilometergeld, Tagespauschale, Gutschrift, Rückerstattung |
Buchhaltungsstatus | Zu erstellen, zu exportieren, exportiert |
Zahlungsstatus | Zu bezahlen, bezahlt, zu erstatten, erstattet |
Kostenstelle | Jede konfigurierte Kostenstelle |
Sie können auch nach Lieferantenname oder nach Beschreibung suchen.
💡 Tipp: Kombinieren Sie Filter (zum Beispiel Zeitraum plus Art der Verbindlichkeit), um schnell die Verbindlichkeiten zu finden, die Sie für einen bestimmten Bericht benötigen.
Details zu Verbindlichkeiten anzeigen
Klicken Sie in der Tabelle auf eine beliebige Verbindlichkeit, um das Detailfenster zu öffnen.
Prüfen Sie die folgenden Informationen: Belegstatus, Transaktionsbeschreibung (vom Händler gesendet), Beschreibung, Details (Team, Kostenstelle), Buchhaltungsinformationen (Kreditorenkonto, Aufwandskonto, Umsatzsteuerkonto), Zahlungsstatus (zu bezahlen, bezahlt, zu erstatten, erstattet), Buchhaltungsstatus (zu erstellen, zu exportieren, exportiert).
Kartenzahlungen erscheinen auf dieser Seite nach der Abrechnung. Auslagenerstattungen und Rechnungen erscheinen, sobald sie unter Auslagenerstattungen > Überprüfen bzw. Rechnungen > Überprüfen geprüft wurden.
Um die Kostenstelle oder die analytische Aufteilung einer Verbindlichkeit zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten und anschließend auf Bearbeitung in Vorbereiten fortsetzen. Sie gelangen dann zu Buchhaltung > Vorbereiten, wo Sie die Änderungen vornehmen können.
Wenn eine Bearbeitung nicht möglich ist, wurde die Verbindlichkeit bereits exportiert. Bereits exportierte Verbindlichkeiten können Sie vorübergehend unter Einstellungen > Buchhaltungseinrichtung bearbeiten. Weitere Details finden Sie hier.
Verbindlichkeiten für das Reporting herunterladen
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder Verbindlichkeit, die Sie einbeziehen möchten, oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen oben in der Tabelle, um alle Verbindlichkeiten auszuwählen, die Ihren aktuellen Filtern entsprechen.
Klicken Sie auf Auswahl herunterladen.
Warten Sie, bis die CSV-Datei heruntergeladen wird. Bei größeren Auswahlen erstellt Spendesk die Datei im Hintergrund – Sie erhalten eine E-Mail mit einem Download-Link, sobald sie fertig ist.
Die CSV-Datei enthält die folgenden Spalten:
Spalte | Beschreibung |
Verbindlichkeitsreferenz | Eindeutige ID der Verbindlichkeit |
Datum der Verbindlichkeit | Datum der Erstellung |
Buchungsdatum | Für die Buchhaltung verwendetes Datum |
Zahler | Mitarbeiter, der den Kauf oder die Anfrage getätigt hat |
Lieferant | Name des Lieferanten oder Händlers |
Beschreibung | Beschreibung der Verbindlichkeit |
Kreditorenkonto | Zugewiesener Kreditorenkontocode |
Aufwandskontoname / Aufwandskonto | Zugewiesenes Aufwandskonto |
Steuerkontoname / Steuerkonto | Zugewiesenes Umsatzsteuerkonto |
Gesamtbetrag | Bruttobetrag |
Nettobetrag | Betrag ohne Steuer |
Steuerbetrag | Umsatzsteuerbetrag |
Währung | Transaktionswährung |
Lokaler Gesamtbetrag / Lokale Währung | In die Währung Ihrer Entität umgerechneter Betrag |
Kostenstelle | Zugewiesene Kostenstelle |
Team | Zugewiesenes Team (Altfeld) |
Typ | Art der Verbindlichkeit |
Rechnungsnummer | Lieferanten-Rechnungsnummer, falls zutreffend |
Transaktionsbeschreibung | Vom Händler gesendete Beschreibung |
Zahlungsstatus | Zu bezahlen, bezahlt, zu erstatten oder erstattet |
Buchhaltungsstatus | Zu erstellen, zu exportieren oder exportiert |
Fälligkeitsdatum | Zahlungsfälligkeitsdatum |
Werte der benutzerdefinierten Felder | Alle für Ihr Unternehmen konfigurierten benutzerdefinierten analytischen Felder |
Erwartetes Ergebnis
Nach dem Herunterladen erhalten Sie eine CSV-Datei mit allen Daten auf Ebene der Verbindlichkeiten, die Sie für Liquiditätsberichte, Abstimmungen oder individuelle Auswertungen benötigen – unabhängig davon, ob die Verbindlichkeiten bereits in Ihre Buchhaltungssoftware exportiert wurden.