Categorías de gastos y campos personalizados en Spendesk
Ya puedes añadir campos personalizados y categorías de gastos para analizar tus gastos.
Tienes dos opciones:
Solicitar que se active un campo personalizado para información adicional, como nombres de proyectos o clientes, números de presupuestos, referencias internas, etc.
👉 Se incluirán en tu diario de compras después de haber añadido las columnas en tu exportación personalizada en Ajustes > Exportar. Se incluyen por defecto en tu diario bancario de Spendesk.
👉 Ten en cuenta que no es posible seleccionar varias categorías de gasto para un mismo pago. Tampoco es posible seleccionar varios valores de un campo personalizado en un mismo pago. Pero ¡puedes crear tantos campos personalizados como desees! Por ejemplo, si tu campo personalizado se llama «ciudad» y el gasto es para dos ciudades, «Nueva York» y «París», no puedes marcar «Nueva York» y «París», pero puede crear un valor «Nueva York-París».
Configurar, editar y eliminar categorías de gastos
Ve a la página Ajustes > Análisis
Haz clic en Añadir una categoría
Introduce el nombre de tu categoría de gastos
Haz clic en Añadir la categoría
Podrás seleccionar la categoría de gastos correcta al rellenar una nueva solicitud o realizar un pago.
🖋 Si necesitas editar una categoría de gastos: pasa el ratón por encima del valor y haz clic en el lápiz.
🗑 Si necesitas eliminar una categoría de gastos: pasa el ratón por encima del valor y haz clic en la papelera. Ten en cuenta que:
👉 Se perderá la información rellenada de los pagos en la pestaña "Preparar" (aún no exportados).
👉 Se mantendrá la información rellenada de los pagos ya exportados.
Vincular categorías de gastos a centros de costes
¿Tienes una larga lista de categorías de gastos y algunas de ellas solo son relevantes para determinados centros de costes? Ya es posible definir qué categorías de gastos deben estar disponibles en la lista en función de los centros de costes seleccionados por los solicitantes.
Por defecto, todas las categorías de gastos se establecerán como "aplicables a todos los centros de costes", lo que significa que aparecerán para todos los centros de costes seleccionados en la solicitud. Para mostrar las categorías de gastos solo para algunos centros de costes, haz clic en "Crear una nueva categoría" y "Hacer la categoría visible para algunos centros de costes".
☝️ Esto se aplica a la solicitud para evitar que los usuarios cometan errores al elegir las categorías de gastos. El controlador siempre tendrá la posibilidad de asignar todas las categorías de gastos sin importar el centro de costes en la pestaña Pagos, la pestaña Todas las cuentas por pagar y la pestaña Preparar.
Configurar, editar y eliminar campos personalizados
Ve a la página Ajustes > Análisis y "Crear campo analítico" y sigue los pasos.
Si esto no satisface tus necesidades, ponte en contacto con support@spendesk.com y:
Elige si es un campo obligatorio o no.
Elige qué roles pueden añadir un valor de campo personalizado (administradores, controladores, solicitantes, todos o algunos de ellos).
Elige qué roles pueden ver los valores del campo personalizado
Elige si se aplica a solicitudes, suscripciones, solicitudes de reembolso, pagos o todos / algunos de estos.
🖋 Si necesitas editar un valor de campo personalizado, selecciona el valor y edítalo. Si necesitas añadir un nuevo valor, haz clic en "Añadir un nuevo valor" e introdúcelo. Se guardará.
🗑 Si necesitas eliminar un valor de campo personalizado, haz clic en la X. Si necesitas eliminar un campo personalizado y todos sus valores relacionados, ponte en contacto con el equipo de asistencia o con tu gestor. Ten en cuenta que:
👉 Se perderá la información rellenada de los pagos en la pestaña "Preparar" (aún no exportados).
👉 Se mantendrá la información rellenada de los pagos ya exportados.
Información adicional
👉 Ten en cuenta que en la aplicación móvil, son los usuarios quienes rellenan los campos personalizados o categorías de gastos una vez realizado el pago con tarjeta física.
👉 Normalmente, ordenamos los valores por orden alfabético. Sin embargo, si quieres que tus campos personalizados estén en un orden específico, ¡solo tienes que añadir números al principio del valor!
