Las categorías de gastos se definen en Ajustes > Organización > Campos analíticos.
Categorías y están vinculadas a la funcionalidad de Presupuestos. Ayudan a rastrear la naturaleza de los costos y proporcionan mayor visibilidad sobre los gastos.
Gestión de Categorías de Gastos
Los administradores pueden añadir, editar o eliminar valores en las categorías de gastos:
Añadir un valor: Haz clic en "Añadir una categoría".
Editar un valor: Haz clic en el icono del lápiz.
Eliminar un valor: Haz clic en el icono de la papelera.
Si existe al menos un valor en la categoría de gastos, el campo aparecerá en todas las solicitudes. Por defecto, se requiere que los solicitantes completen este campo, pero puede hacerse opcional. Para ello, contacta con support@spendesk.com o tu gestor de cuenta.
Exportación de Categorías de Gastos
Las categorías de gastos se incluyen en las exportaciones junto con las cuentas por pagar. Puedes acceder a ellas en la pestaña Exportar o descargarlas desde la página Todas la cuentas por pagar.
Editar una Categoría de Gastos en un Pago
Para actualizar la categoría de gastos asociada a un pago:
Ve a Gastos > Todos los pagos.
Selecciona el pago correspondiente.
Actualiza el campo Categoría de gastos.
Vincular Categorías de Gastos a Centros de Costes
Puedes definir qué categorías de gastos estarán disponibles según el centro de costes seleccionado por el solicitante.
Por defecto, todas las categorías de gastos se aplican a todos los centros de costes. Esto significa que serán visibles para cualquier centro de costes seleccionado en una solicitud. Para limitar la disponibilidad de una categoría de gastos a centros de costes específicos:
Haz clic en "Crear una nueva categoría".
Sigue los pasos indicados.
Esta vinculación se aplica únicamente en el nivel de solicitud, para evitar errores al seleccionar categorías de gastos. Sin embargo, todas las categorías de gastos seguirán siendo asignables a los pagos en las pestañas Pagos, Todos los Pagaderos y Preparar.
Preguntas Frecuentes
¿Las categorías de gastos son obligatorias para los solicitantes?
Sí, por defecto. No obstante, puedes solicitar que este campo sea opcional contactando con Soporte o tu gestor de cuenta.
¿Puedo vincular categorías de gastos a centros de costes específicos?
Sí. Puedes configurar las categorías de gastos para que aparezcan únicamente en determinados centros de costes dentro del flujo de solicitudes.
¿Aparecen las categorías de gastos en las exportaciones?
Sí, se incluyen junto con los pagaderos y están disponibles en la pestaña Exportar o en la página Todos los Gastos.
¿Puedo editar una categoría de gastos después de haber sido asignada a un pago?
Sí, puedes actualizar la categoría de gastos en Gastos > Todos los pagos, seleccionando el pago y editando el campo Categoría de gastos.