Los centros de costes permiten asignar gastos a actividades o propósitos específicos, respondiendo a la pregunta: «¿Para qué función o actividad se realiza este gasto?».
La funcionalidad de Presupuestos se basa en este concepto. Los administradores y propietarios de cuenta pueden configurar centros de costes en Spendesk. Aunque es posible crear más de 100 centros de costes si es necesario, recomendamos mantener un número manejable para facilitar el proceso de preparación de pagos
Configurar un Centro de Costes
Para crear tu primer centro de costes:
Ve a Configuración > Organización > Centros de Costes.
Elige un nombre para el centro de costes y asigna un responsable. Esta persona será responsable del centro de costes y del presupuesto relacionado. Nota: El responsable debe estar siempre incluido en el flujo de aprobación.
Ejemplo: El jefe de marketing es la persona más adecuada para aprobar los gastos relacionados con un centro de costes llamado "Marketing".
Responsables y Co-responsables de Centros de Costes
Responsables: Encargados de las aprobaciones y los presupuestos.
Co-responsables: Tienen los mismos derechos que los responsables, pero no necesitan estar en el flujo de aprobación. Pueden ver los gastos relacionados con el centro de costes en la pestaña Pagos, aunque no sean aprobadores.
Definir el Flujo de Aprobación
Los flujos de aprobación ya no están conectados a los centros de costes. Ahora puedes crear y modificar flujos de aprobación avanzados desde una sección específica en Configuración > Reglas de la empresa. Aprender más
Editar un Centro de Costes
Puedes actualizar el responsable y otros ajustes del centro de costes en cualquier momento seleccionando la herramienta Editar junto al nombre del responsable en la sección Centros de Costes.
Cambiar el Centro de Costes en una Solicitud, Proveedor o Pago
Para modificar el centro de costes asignado:
Ve a la pestaña correspondiente (por ejemplo, Solicitudes, Proveedores, Pagos).
Selecciona el pago o proveedor y edita el campo Centro de Costes.
Los cambios solo pueden realizarse hasta que el pago esté preparado y exportado.
Eliminar un Centro de Costes
Al eliminar un centro de costes, es necesario reasignar sus solicitudes, proveedores, pagos, suscripciones y órdenes de compra a un centro de costes existente. Esto asegura que:
Todas las solicitudes no aprobadas sigan el flujo de aprobación del nuevo centro de costes.
Los proveedores/pagos ya exportados mantengan su valor original de centro de costes.
Preguntas Frecuentes
¿Puedo tener más de 100 centros de costes?
Sí, pero recomendamos mantener un número limitado para garantizar un proceso de preparación de pagos fluido.
¿Qué sucede si elimino un centro de costes?
Todas las solicitudes, pagos y proveedores asociados se reasignarán al nuevo centro de costes seleccionado. Las solicitudes no aprobadas seguirán el flujo de aprobación del nuevo centro de costes.
¿Puedo editar un centro de costes después de crearlo?
Sí, puedes actualizar el nombre, el responsable y la configuración del centro de costes en cualquier momento.
¿Los co-responsables pueden aprobar gastos?
No, los co-responsables pueden consultar los gastos, pero no necesitan estar en el flujo de aprobación.