¿Se pueden descargar/exportar presupuestos?

¡Sí! Sigue este artículo.

¿Podemos dividir una compra en varias cuentas de gastos?

¡Sí!

¿Están disponibles los centros de coste en el plan de facturación Essentials?

Sí.

¿Podemos realizar el seguimiento de un presupuesto a través de diferentes cuentas de Spendesk?

Por el momento, cada entidad tiene sus propios presupuestos y sub-presupuestos.

No es posible "dividir" un presupuesto en diferentes cuentas de Spendesk.

Sin embargo, es posible que desees añadir los resultados de todas las entidades en un único archivo si utilizas el mismo nombre de centro de costes en varias entidades. También puedes utilizar los Paneles > Tendencias de gasto > Gasto por centro de coste, ya que por defecto el informe incluye varias entidades a la vez.

¿Cuál es la diferencia entre la forma en que se manejan los datos en Paneles y en la pestaña Todas las cuentas por pagar?

Ninguna. De hecho, si realizas el seguimiento de la información en los Paneles, sólo verás lo "utilizado" (se ha efectuado el pago) - si realizas el seguimiento de la información en Todas las cuentas a pagar, por centro de coste, tampoco es posible exportar aún lo comprometido.

Dinos más sobre el nombre de los presupuestos:

El nombre de un presupuesto = el nombre de un centro de coste, después de definir un periodo presupuestario.

¿Cómo conocer el importe "Utilizado" de un presupuesto? (2 maneras)

Si sumas los importes junto a las categorías de gastos, corresponden al "Utilizado".

Si no, basta con situar el cursor sobre la barra morada denominada "Utilizado" en esta página.

También puedes comprobar los gastos comprometidos pasando el cursor por encima de esta barra:

¿Cómo saber si se ha creado un sub-presupuesto?

Al lado de las categorías de gastos, verá una barra con los datos utilizados, comprometidos y disponibles. Si observa la captura de pantalla anterior (pregunta 7), no había barras, por lo que no había sub-presupuestos definidos.

¿Cuáles son los periodos que podemos elegir para los presupuestos?

Por el momento, las opciones son Global o por mes.

Si eliges la primera, los colaboradores solo verán el importe global, en caso contrario verán el detalle por mes.

¿Calculamos los presupuestos con impuestos?

No lo hacemos - pedimos los importes de los presupuestos sin impuestos y hacemos el cálculo del consumo del presupuesto sin impuestos en cuanto conocemos el importe de los impuestos (gracias a nuestro OCR o cuando el usuario hace una entrada manual).

¿Cuál es la diferencia entre comprometido y utilizado?

Comprometido es cuando una solicitud de gasto es aprobada por los gestores. Estamos cerca para estar seguros de que esto tendrá un impacto en el presupuesto, lo consideramos como incurrido en el presupuesto.

Utilizado es un gasto que se ha producido (por ejemplo, un pago con tarjeta) o que se producirá (validado por los equipos de Finanzas en Revisión). Una vez que un gasto se considera utilizado, estamos seguros al 100% de que repercute en el presupuesto.

¿Podemos ver los detalles de los pagos/cuotas a pagar si consultamos las secciones utilizadas/comprometidas?

Sí, se puede.

Puedes comprobar cada una con el proveedor, importe... Haz clic en la sección que quieras consultar.

Como aprobador, ¿podemos ver cuánto se ha utilizado del presupuesto antes de aprobar un gasto?

Sí, si haces clic en la solicitud, los detalles/medida están disponibles a la derecha.

Un Dueño de cuenta, un controlador, un dueño de presupuesto o un aprobador pueden verlo en la pestaña Solicitudes.

¿Deberíamos poder eliminar presupuestos? ¿Sub-presupuestos?

No es posible per se: es posible en parte suprimiendo el centro de coste o la categoría de gastos de su elección.

Si creamos un centro de costes, ¿dónde será visible?

Lo verás en la página Presupuestos y en la página Centro de coste. También lo verás adjunto a las solicitudes/pagos una vez que la gente haga una solicitud bajo este centro de costes. Por supuesto, puedes configurar un centro de costes predeterminado en los perfiles de los usuarios.

¿Qué me permitirá ver la información de la pregunta anterior?

El presupuesto utilizado, el comprometido y el disponible.

¿Podemos ver los sub-presupuestos en la pestaña Solicitudes como Dueño de cuenta/controlador/aprobador/dueño de presupuesto?

Sí, en la pestaña Solicitudes y en la pestaña Presupuestos (sin embargo, los aprobadores no tienen acceso a la pestaña Presupuestos).

¿Quién puede descargar el archivo para crear un presupuesto/sub-presupuesto?

Sólo el Dueño de cuenta y controladores.

¿Qué ocurre si no rellenamos correctamente el archivo xlsx?

Se te informará si el archivo no cumple los requisitos (aparecerá el mensaje de error "no se puede leer").