Spendesk te permite dividir tus cuentas a pagar entre múltiples valores de Centros de Coste, Categorías de Gasto o Campos Analíticos. Esta función esta disponible actualmente para los planes de facturación Growth y superiores, para clientes que utilizan exportaciones contables basadas en archivos y nuestras integraciones contables nativas con DATEV y Xero. Actualmente estamos trabajando para que esta función esté disponible para Quickbooks y NetSuite. 📖

💡Ten en cuenta que si utilizas exportaciones contables basadas en archivos, tendrás que activar la función de División Analítica en la sección "Configuración > Contabilidad > Integración contable". Si ya es cliente y utiliza exportaciones basadas en archivos para los diarios de compras, consulte la sección con los cambios en el formato de las exportaciones antes de activar la función de división analítica.

¿Por qué hemos creado esta función?

Es muy común que un gasto de empresa deba atribuirse a varias unidades de negocio o categorías (por ejemplo, los gastos de un evento de presentación de un producto pueden tener que dividirse entre los departamentos de Gestión de productos, Ventas y Marketing de productos). Ahora los clientes pueden asegurarse de que capturan un gasto con precisión, dividiéndolo entre varios Centros de costes, Categorías de gastos o Campos analíticos.

¿Dónde dividir estos débitos?

Los usuarios sólo pueden dividir los débitos en la sección Contabilidad > Preparar de la aplicación. La siguiente tabla muestra en qué fases de un pago este se puede dividir.

Solicitud	Aprobar	Revisar	Preparar	Listo para exportar	Exportado
No → El solicitante debe proporcionar la información pertinente para la división en el campo Descripción.	No	No	Yes ✅	No, pero los pagos pueden enviarse de nuevo a la pestaña Preparar.	No, los pagos exportados no se pueden modificar.

Asegúrate de que un débito pueda dividirse en los campos pertinentes

Todos los campos que pueden utilizarse para dividir los débitos (es decir, Centros de costes, Categorías de gastos y Campos analíticos) se añaden automáticamente a las exportaciones del Registro de compras para que no se pierda ninguna información.

💡 Si utilizas las exportaciones basadas en archivos, familiarízate con los cambios actualizados en el formato de los archivos para poder importar esta información de forma eficaz a otros sistemas (incluido el software de contabilidad).

Aunque un débito puede dividirse en varios Centros de costes, Categorías de gastos y Campos analíticos, por defecto, estos campos se configurarán de la siguiente manera.

Centros de coste: si una empresa tiene un Centro de coste configurado, este campo siempre estará disponible para la división, es decir, siempre se podrá dividir y este comportamiento no se puede cambiar.
Categorías de Gastos: El campo Categoría de gastos está configurado por defecto como "No divisible". Si quieres cambiar este comportamiento, puedes ir a Ajustes> Campos Analíticos, y cambiar la configuración del campo a "Divisible". También puedes cambiar esta configuración más adelante.

Campos analíticos: Todos los campos analíticos están configurados como "No divisibles" por defecto. Si deseas cambiar este comportamiento, puedes ir a Ajustes> Campos analíticos y cambiar la configuración de cada campo personalizado a "Divisible" individualmente. También puedes cambiar esta configuración más adelante.

Comunicación con los solicitantes

⚠️ Te recomendamos que comuniques a TODOS los empleados de tu empresa que deben proporcionar información detallada sobre un débito que debe dividirse en el campo de descripción.

Hemos preparado esta plantilla para que pueda enviarla por correo electrónico a todos sus empleados.

Comprender la función en base a casos de uso

Exploremos 3 escenarios diferentes para entender cómo se puede dividir un pago en diferentes campos.

1. Diferentes Centros de costes, Categorías de gastos y Campos analíticos

Supongamos que tu empresa organizó un evento de demostración de un producto y quieres atribuir los gastos de reserva del lugar de la siguiente manera:

Campo	Divisible	Valores
Centro de costes	Sí	Ventas, Marketing de productos
Categoría de gasto	Sí	Desarrollo Empresarial, Generación de Conciencia
Código de proyecto (campo analítico)	Sí	Código-001, Código-100

Este pago se dividirá de la siguiente manera ⬇️

2. Diferentes Centros de coste, pero la misma Categoría de gasto y Campos analíticos

Tomemos el mismo ejemplo pero con los siguientes atributos:

Campo	Divisible	Valores
Centro de costes	Sí	Ventas, Marketing de productos
Categoría de gasto	Sí	Desarrollo empresarial
Código de proyecto (campo analítico)	No	Código-001

Este pago se dividirá de la siguiente manera ⬇️

3. Mismo Centro de coste y Campos analíticos, pero diferente Categoría de gasto

Ampliemos el ejemplo con los siguientes atributos:

Campo	Divisible	Valores
Centro de coste	Sí	Marketing de productos
Categoría de gasto	Sí	Desarrollo empresarial, sensibilización
Código de proyecto (campo analítico)	No	Código-001

Este pago se dividirá de la siguiente manera ⬇️

Asegúrate de que (suma de todas las divisiones) = importe a pagar

Al dividir un importe a pagar en bloques más pequeños, el controlador deberá asegurarse de que la suma de todos los importes netos y con IVA de todos los bloques = el importe bruto a pagar, para poder guardar el importe a pagar.

Un bloque de resumen en la parte inferior del pago ayuda a los usuarios a asegurarse de que están dividiendo el importe correctamente, indicando si la suma coincide con el importe bruto.

Ver o editar un pago en la página Todas las cuentas por pagar

Cualquier pago dividido puede visualizarse desde la página Todas las cuentas por pagar.

Para editar un pago, los usuarios necesitan hacer click en Editar y luego seleccionar "Continuar editando en Preparar".

Sin embargo, la información analítica dividida de los pagos no es visible en la página Todas los pagos.

Impacto de la función de División analítica en los Registros de compras y en las exportaciones de "Todas las cuentas por pagar"

🔴 Esta sección es aplicable únicamente a los clientes existentes que ya utilizan un Registro de compras basado en archivos para su exportación.

Para que puedas exportar la información de División analítica en cada una de tus cuentas por pagar, hemos realizado algunas actualizaciones en nuestros formatos de exportación de Registro de compras y Todas las cuentas por pagar.

Cualquier personalización de columna que tengas en tus plantillas existentes se mantendrá, pero hay algunos cambios que debes tener en cuenta.

Para obtener más información, haz clic en el tipo de archivo que tengas configurado. Se abrirá la sección desplegable con más información.

Sage

En nuestro Registro de Compras en formato Sage, tenemos 4 cambios que debes conocer:

1) Columnas automáticas para valores divisibles

Como recordatorio, con la División Analítica, puedes dividir los débitos entre Centros de Coste, Categorías de Gasto y cualquier otro Campo Analítico que añadas a tu cuenta. Para dividir estos valores, debes marcarlos como "Divisibles" en configuración (consulta más arriba para obtener más información al respecto).

Para asegurarse de que esta información analítica se exporte en tu Registro de Compras sin lagunas, necesitas tener una columna para todos tus valores "Divisibles" en tu plantilla de Registro de Compras. Para asegurarnos de que no faltan columnas, las añadiremos automáticamente a tu Registro de Compras.

Los Centros de Coste son todos "Divisibles" por defecto, por lo que se añadirán automáticamente a tu plantilla de Registro de Compras tan pronto como actives la función de División Analítica.

Las Categorías de Gastos o Campos Analíticos son "No Divisibles" por defecto. Pero cuando tu marcas una Categoría de Gasto o Campo Analítico como 'Divisible' entonces se añade automáticamente como una columna en tu plantilla de Registro de Compras.

Estas columnas se añaden automáticamente después de la columna Centro de Coste, para que su Registro de Compras sea fácil de leer cuando haya información de División Analítica en un pago.

Por ejemplo, a continuación hemos configurado un nuevo Campo Analítico y lo hemos hecho divisible:

Cuando navegamos a nuestra Plantilla de Exportación de Registro de Compras (Ajustes > Exportaciones > Plantilla de Registro de Compras > Editar), podemos ver que la nueva columna ha sido añadida:

2) El valor del Centro de Coste pasa de la línea "G" (general) a su propia línea "A" (analítica)

Para garantizar que la información de tu División Analítica se importa correctamente a Sage, hemos movido el valor del Centro de Coste a su propia fila analítica en el Registro de Compras.

Puedes identificar una fila analítica en Sage donde la columna Tipo = "A".

Aquí hay un ejemplo de cómo se vería un pago en el Registro de Compras de Sage antes del cambio.

Aquí tenemos un único pago a LinkedIn por €1200, que está siendo asignado a:

Centro de Coste = "Marketing"
Categoría de gasto = "Marca"
Proyecto = "Iniciativa de talento Q3 2023"

Antes del cambio:

Después del cambio:

Observa que el Centro de Coste se encuentra ahora en su propia fila analítica.

3) El valor del Centro de Coste ya no está duplicado en las líneas de Impuestos y Crédito de Cuentas por pagar

Similar al punto #2 anterior, para asegurar que tu información de División Analítica sea importada correctamente a Sage, hemos removido el valor del Centro de Costes de la línea de débito de la cuenta de Impuestos y de la línea de crédito de la cuenta por pagar.

Antes del cambio:

Después del cambio:

4) Más bloques analíticos = más filas en el Registro de Compras

La forma en que exportamos información analítica en tu Registro de Compras de Sage es a través del uso de las filas Tipo "A" (analíticas).

Aquí hay un ejemplo de un débito con información analítica en una sola dimensión (sin división analítica):

En el ejemplo anterior, tenemos un único pago a LinkedIn de 1200 euros, IVA incluido. Desde un punto de vista analítico, tenemos Centros de Coste y Categorías de Gasto configurados y hemos configurado un Campo Analítico extra llamado "Proyecto". Puedes ver estas columnas en la parte derecha. Utilizando las filas de Tipo "A" estamos asignando este débito a los siguientes valores analíticos:

Centro de Coste = "Marketing"
Categoría de gasto = "Marca"
Proyecto = "Iniciativa de talento Q3 2023"

Si quisiéramos tomar este débito y crear una división analítica sobre 3 dimensiones, se vería así:

Tenga en cuenta que ahora tenemos 3 "bloques" dentro del Registro de Compras. Este ejemplo divide el pago en 3 Centros de Coste, 2 Categorías de Gasto y 1 Proyecto.

Cegid

Para nuestro Registro de compras en formato Cegid tenemos 4 cambios que debes conocer:

1) Columnas automáticas para valores divisibles

Como recordatorio, con la División Analítica, podrás dividir los débitos entre Centros de Coste, Categorías de Gasto y cualquier otro Campo Analítico que añadas a tu cuenta. Para dividir estos valores, debe marcarlos como "Divisibles" en Configuración (consulte más arriba para obtener más información al respecto).

Para asegurarte de que esta información analítica se exporta en su Registro de compras sin lagunas, necesitas tener una columna para todos tus valores "Divisibles" en tu plantilla de Registro de compras. Para asegurarnos de que no faltan columnas, las añadiremos automáticamente a tu Registro de Compras.

Los Centros de Coste son todos "Divisibles" por defecto, por lo que se añadirán automáticamente a su plantilla de Registro de Compras tan pronto como active la función de División Analítica.

Las Categorías de Gastos o Campos Analíticos son "No Divisibles" por defecto. Pero cuando marcas una Categoría de Gasto o Campo Analítico como "Divisible" entonces se añade automáticamente como una columna en tu plantilla de Registro de Compras.

Estas columnas se añaden automáticamente después de la columna Centro de Coste, para que tu Registro de Compras sea fácil de leer cuando haya información de División Analítica en un pago.

Por ejemplo, a continuación hemos configurado un nuevo Campo Analítico y lo hemos hecho divisible:

Cuando navegamos a nuestra Plantilla de Exportación de Registro de Compras (Ajustes > Exportaciones > Plantilla de Registro de Compras > Editar), podemos ver que la nueva columna ha sido añadida:

2) El valor del Centro de Coste pasa de la línea "G" (general) a su propia línea "A" (analítica)

Para garantizar que la información de la División Analítica se importa correctamente a Cegid, hemos movido el valor del Centro de Coste a su propia fila analítica en el Registro de Compras. Puedes identificar una fila analítica en Cegid donde la columna Tipo = "A".

He aquí un ejemplo de cómo se vería un débito en un Registro de Compras de Cegid antes del cambio. Aquí tenemos un único débito a LinkedIn por €1200, que está siendo asignado a:

Centro de Coste = "Marketing"
Categoría de gasto = "Marca"
Proyecto = "Iniciativa de talento Q3 2023".

Antes del cambio:

Después del cambio:

Observa que el Centro de Coste se encuentra ahora en su propia fila analítica.

3) El valor del Centro de Coste ya no se duplica en las líneas de impuestos y créditos de cuentas por pagar

Al igual que en el punto 2 anterior, para garantizar que la información de la División analítica se importa correctamente a Cegid, hemos eliminado el valor del Centro de costes de la línea de débito de la cuenta de impuestos y de la línea de crédito de la cuenta por pagar.

Antes del cambio:

Después del cambio:

4) Más bloques analíticos = más filas en el Registro de Compras

La forma de exportar información analítica en tu Registro de Compras Cegid es mediante el uso de las filas Tipo "A" (analíticas).

Este es un ejemplo de una cuenta a pagar con información analítica en una sola dimensión (sin división analítica):

En el ejemplo anterior, tenemos un único pago a LinkedIn de €1200, IVA incluído. Desde un punto de vista analítico, tenemos Centros de Coste y Categorías de Gasto configurados y hemos configurado un Campo Analítico extra llamado "Proyecto". Puedes ver estas columnas en la parte derecha.

Utilizando las filas de Tipo "A" estamos asignando este débito a los siguientes valores analíticos:

Centro de Coste = "Marketing"
Categoría de gasto = "Marca"
Proyecto = "Iniciativa de talento Q3 2023"

Si quisiéramos tomar este débito y crear una División Analítica sobre 3 dimensiones, se vería así:

Observa que ahora tenemos 3 "bloques" dentro del Registro de Compras. Este ejemplo está dividiendo el débito en 3 Centros de Coste, 2 Categorías de Gasto y 1 Proyecto.

Entrada doble

Para nuestro Registro de Compras en formato de Entrada Doble tenemos 3 cambios que debes tener en cuenta:

1) Columnas automáticas para valores divisibles

Como recordatorio, con la División Analítica, podrás dividir los débitos entre Centros de Coste, Categorías de Gasto y cualquier otro Campo Analítico que añadas a tu cuenta. Para dividir estos valores, debes marcarlos como "Divisibles" en Configuración (consulte más arriba para obtener más información al respecto).

Para asegurarte de que esta información analítica se exporta en su Registro de compras sin lagunas, necesitas tener una columna para todos tus valores "Divisibles" en tu plantilla de Registro de compras. Para asegurarnos de que no faltan columnas, las añadiremos automáticamente a tu Registro de Compras.

Los Centros de Coste son todos "Divisibles" por defecto, por lo que se añadirán automáticamente a su plantilla de Registro de Compras tan pronto como active la función de División Analítica.

Estas columnas se añaden automáticamente después de la columna Centro de Coste, para que tu Registro de Compras sea fácil de leer cuando haya información de División Analítica en un pago.

Por ejemplo, a continuación hemos configurado un nuevo Campo Analítico y lo hemos hecho divisible:

2) El valor del Centro de Coste ya no está duplicado en las líneas de Impuestos y Crédito de cuentas por pagar

Para garantizar que la información de la División analítica se importa correctamente a su sistema contable, hemos eliminado el valor de la información analítica (Centro de costes, Categorías de gastos y Campos analíticos) de la línea de débito de la cuenta de Impuestos y de la línea de crédito de la cuenta a pagar.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo se vería una cuenta por pagar en un Registro de Compras por Partida Doble antes/después del cambio.

Aquí tenemos un único débito a LinkedIn por €1200, que está siendo asignado a:

Centro de Coste = "Marketing"
Categoría de gasto = "Marca"
Proyecto = "Iniciativa de talento Q3 2023".

Antes de los cambios:

Después de los cambios:

3) Más bloques analíticos = más filas en el Registro de Compras

La forma en que exportamos la información de División analítica en sus cuentas por pagar es dividiendo la cuenta por pagar en múltiples líneas.

Este es un ejemplo de una cuenta por pagar con información analítica en una sola dimensión (sin división analítica):

En el ejemplo anterior, tenemos un único pago a LinkedIn de €1200, IVA incluido. Desde un punto de vista analítico, tenemos Centros de Coste y Categorías de Gasto configurados y hemos configurado un Campo Analítico extra llamado "Proyecto". Puede ver estas columnas en la parte derecha.

Utilizando una única fila y rellenando las columnas Centro de Coste, Categoría de Gasto y Proyecto estamos asignando este débito a los siguientes valores analíticos:

Centro de Coste = "Marketing"
Categoría de gasto = " Marca".
Proyecto = "Iniciativa Talento 3T 2023".

Si quisiéramos tomar este débito y crear una División Analítica sobre 3 dimensiones, se vería así:

Aquí estamos dividiendo el débito en las 3 dimensiones, creando la línea de débito de la cuenta de impuestos asociada para cada bloque analítico.

Entrada única

Para nuestro Registro de Compras en formato de Entrada Única sólo tenemos 2 cambios que debes conocer:

1) Columnas automáticas para valores divisibles

Como recordatorio, con la División Analítica, podrás dividir los débitos entre Centros de Coste, Categorías de Gasto y cualquier otro Campo Analítico que añadas a tu cuenta. Para dividir estos valores, debes marcarlos como "Divisibles" en Configuración (consulte más arriba para obtener más información al respecto).

Para asegurarte de que esta información analítica se exporta en su Registro de compras sin lagunas, necesitas tener una columna para todos tus valores "Divisibles" en tu plantilla de Registro de compras. Para asegurarnos de que no faltan columnas, las añadiremos automáticamente a tu Registro de Compras.

Los Centros de Coste son todos "Divisibles" por defecto, por lo que se añadirán automáticamente a su plantilla de Registro de Compras tan pronto como active la función de División Analítica.

Estas columnas se añaden automáticamente después de la columna Centro de Coste, para que tu Registro de Compras sea fácil de leer cuando haya información de División Analítica en un pago.

Por ejemplo, a continuación hemos configurado un nuevo Campo Analítico y lo hemos hecho divisible:

2) Más bloques analíticos = más filas en el Registro de Compras

La forma en que exportamos la información de División analítica en sus cuentas por pagar es dividiendo la cuenta por pagar en múltiples líneas.

Este es un ejemplo de una cuenta por pagar con información analítica en una sola dimensión (sin división analítica):

Utilizando una única fila y rellenando las columnas Centro de Coste, Categoría de Gasto y Proyecto estamos asignando este débito a los siguientes valores analíticos:

Centro de Coste = "Marketing"
Categoría de gasto = " Marca".
Proyecto = "Iniciativa Talento 3T 2023".

Si quisiéramos tomar este débito y crear una División Analítica sobre 3 dimensiones, se vería así:

Aquí estamos dividiendo el débito en las 3 dimensiones, creando una línea para cada bloque analítico.

Exportación de Todas las cuentas por pagar

Para nuestro formato de exportación de Todas las cuentas por pagar sólo tenemos 2 cambios que debes conocer:

1) Columnas automáticas para valores divisibles

Como recordatorio, con la División Analítica, podrás dividir los débitos entre Centros de Coste, Categorías de Gasto y cualquier otro Campo Analítico que añadas a tu cuenta. Para dividir estos valores, debes marcarlos como "Divisibles" en configuración (consulte más arriba para obtener más información al respecto).

Para asegurarte de que esta información analítica se exporta en tu exportación de Todas las cuentas por pagar sin lagunas, necesitas tener una columna para todos tus valores "Divisibles" en tu exportación, así añadiremos automáticamente a tu documento.

Los Centros de Coste son todos "Divisibles" por defecto, por lo que se añadirán automáticamente a tu exportación de Todas las cuentas por pagar tan pronto como actives la función de División Analítica.

2) Más bloques analíticos = más filas en el Registro de Compras

La forma en que exportamos la información de División analítica en sus cuentas por pagar es dividiendo la cuenta por pagar en múltiples líneas.

Este es un ejemplo de una cuenta por pagar con información analítica en una sola dimensión (sin división analítica):

Utilizando una única fila y rellenando las columnas Centro de Coste, Categoría de Gasto y Proyecto estamos asignando este débito a los siguientes valores analíticos:

Centro de Coste = "Marketing"
Categoría de gasto = " Marca".
Proyecto = "Iniciativa Talento 3T 2023".

Si quisiéramos tomar este débito y crear una División Analítica sobre 3 dimensiones, se vería así:

Aquí estamos dividiendo el débito en las 3 dimensiones, creando una línea para cada bloque analítico.