Introduction
L'automatisation conditionnelle avancée chez Spendesk est conçue pour rationaliser votre processus de pré-comptabilité, réduisant considérablement le temps consacré à la saisie des données. Cette fonctionnalité vous permet de définir des conditions qui remplissent automatiquement vos comptes à payer dans la section Comptabiliser > Préparer. Elle vous offre un contrôle complet, garantit une catégorisation cohérente et réduit considérablement les heures passées sur les tâches de pré-comptabilité.
À qui s'adresse-t-elle ?
Cette fonctionnalité est idéale pour les comptables et les gestionnaires de comptabilité qui cherchent à minimiser la saisie manuelle de données pendant la pré-comptabilité dans la section Comptabiliser > Préparer.
Création d'une nouvelle règle
Créer une règle est simple. Avant de plonger dans le processus, définissons les composants clés d'une règle :
Conditions : Définissez les comptes Fournisseurs auxquels la règle s'appliquera.
Résultats : Spécifiez les valeurs des champs pour les comptes Fournisseurs qui répondent aux conditions de la règle.
Il existe deux types de règles basées sur le nombre de conditions :
Règles à condition unique (RCU) : Règles avec une condition.
Règles à conditions multiples (RCM) : Règles avec plusieurs conditions.
Étapes pour créer une règle :
Naviguez vers Paramètres > Informations comptables > Automatisation conditionnelle.
Cliquez sur Créer une règle.
Nommez votre règle et sélectionnez une icône pour l'identifier parmi les autres.
Définissez vos conditions pour les comptes Fournisseurs que vous souhaitez appliquer à la règle.
Définissez vos résultats pour cette règle, c'est-à-dire quelles valeurs de champ vous souhaitez pré-remplir lorsque cette règle se déclenche sur un compte Fournisseur.
Si vous êtes prêt à publier la règle, cliquez sur 'Publier et appliquer'. Sinon, cliquez sur 'Enregistrer brouillon' pour pouvoir y revenir plus tard et la modifier avant de la publier.
Publication et dépublication
Vous pouvez facilement contrôler quelles règles sont publiées ou non publiées, en utilisant le bouton 'Actif ?' dans le tableau des règles.
Notez que lorsque vous dépubliez une règle, tous les comptes Fournisseurs qui répondent aux conditions de la règle et qui n'ont pas encore été enregistrés dans Comptabiliser > Préparer perdront immédiatement les pré-remplissages de résultats de cette règle.
De même, dès que vous publiez une règle, tous les comptes Fournisseurs qui répondent aux conditions de la règle et qui n'ont pas encore été enregistrés dans Comptabiliser > Préparer afficheront immédiatement les pré-remplissages de résultats de cette règle.
Hiérarchie des règles
Il est possible que plusieurs règles s'appliquent au même compte Fournisseur, car les règles ne sont pas nécessairement mutuellement exclusives.
Lorsqu'un compte Fournisseur répond aux conditions de plusieurs règles qui ont des résultats pour des champs différents, alors ces règles ne sont pas 'en compétition', et les deux règles s'appliqueront dans leurs champs de résultats respectifs.
Mais, lorsque un compte Fournisseur répond aux conditions de plusieurs règles qui ont des résultats différents pour le même champ, alors ces règles sont 'en compétition'.
Dans ces cas, les règles qui sont plus granulaires (celles avec plus de conditions) prennent le dessus. Ceci est illustré ci-dessous :
Ainsi, par exemple, une règle avec 3 conditions prendra le dessus sur une règle avec 1 ou 2 condition(s). Cela est utile pour établir des scénarios par défaut plus larges avec des RCU, permettant aux RCM de gérer des cas plus spécifiques.
Notez que lorsque vous avez des règles à condition unique en compétition (règles avec 1 condition), alors les RCU avec une condition de Fournisseur ont une hiérarchie plus élevée que la Catégorie de dépense, et la Catégorie de dépense a une hiérarchie plus élevée que les autres types de conditions. Cela suit la même logique que notre précéndete fonctionnalité AutoCat.
Même avec cette hiérarchie, vous pourriez encore rencontrer des scénarios où plusieurs règles du même niveau hiérarchique sont en compétition au niveau du champ. La section suivante explique comment cela est géré.
Gestion de plusieurs résultats de règles
Parfois, plusieurs règles du même niveau hiérarchique peuvent suggérer différents résultats pour le même champ dans Comptabiliser > Préparer ou Toutes dépenses > Tous les achats. Voici comment cela est géré :
Le résultat de la règle la plus récemment créée sera pré-rempli.
Un nouvel indicateur sous le champ vous notifiera des différents résultats de règles.
Cliquez sur le curseur pour voir un menu déroulant avec les détails des différents résultats.
Choisissez votre résultat préféré en cliquant dessus.
Une fois sélectionné, assurez-vous d'enregistrer le compte Fournisseur pour appliquer le changement.
Champs avec une valeur utilisateur existante
Si une valeur de règle existe pour un champ, mais que le demandeur a déjà entré quelque chose, nous conserverons la valeur du demandeur. Pour vous informer de la valeur proposée par la règle, nous l'affichons dans un encadré, vous donnant la possibilité de mettre facilement à jour le champ ou de l'ignorer.
Enregistrer le compte Fournisseur pour accepter les résultats de la règle
Lorsqu'un résultat de règle apparaît dans un champ, marqué par une icône ‘⚡’, il n'est pas enregistré tant que vous n'enregistrez pas le compte Fournisseur ou ne le marquez pas comme prêt.
Clients existants - Note sur la migration des anciennes règles
Si vous étiez client en mai 2025 lors du lancement de la fonctionnalité d'automatisation conditionnelle avancée, vos règles existantes de Fournisseur et de Catégorie de dépense (précédemment appelées AutoCat) auront été migrées.
Celles-ci apparaissent désormais dans le nouveau format sous Paramètres > Informations comptables > Automatisation conditionnelle.
Note : Les règles de Fournisseur et de Catégorie de dépense qui produisent pour le même Compte de dépense sont consolidées en une seule règle, réduisant le nombre de règles et simplifiant la gestion.
Voici un exemple montrant 3 règles de Fournisseur séparées avant la migration et la règle à condition unique qui est créée après la migration :
Disponibilité de la fonctionnalité
Tous les clients peuvent créer un nombre illimité de règles à condition unique, mais les règles à conditions multiples ne sont disponibles que sur certains plans. Vous pouvez vérifier votre niveau de crédit dans le produit lors de la création d'une règle à conditions multiples (voir capture d'écran ci-dessous). Si vous avez des questions, ou si vous souhaitez discuter de la mise à niveau de votre plan pour accéder à plus de règles à conditions multiples, contactez notre équipe de Stratégistes ou le support client.
