Présentation des filtres avancés

Sur les pages Comptabiliser > Préparer et Toutes les dépenses > Tous les achats vous pouvez utiliser des filtres avancés pour identifier un achat ou trouver une liste d'achats correspondant à vos conditions.

Cela peut vous aider à répondre à des besoins d'audit, à rationaliser votre processus de comptabilité mensuelle ou à sortir des reportings cohérents.

Tous les cas d'utilisation sont possibles, et il est facile de commencer et de trouver ce dont vous avez besoin.

Créer un nouveau filtre

Supposons que vous souhaitiez créer un filtre pour trouver les achats qui ont pour catégorie de dépenses = frais de voyage OU pour compte de dépenses = voyages et hébergement.

Voici comment procéder :

Commencez par cliquer sur le bouton « Filtre » dans la barre de filtre de Comptabiliser > Préparer ou Toutes les dépenses > Tous les achats.
Sélectionnez la première condition de filtrage Catégorie de dépenses
Sélectionnez l'opérateur "est" (is)
Tapez ou faites défiler pour sélectionner la valeur Frais de voyage
Cliquez sur « Ajouter un filtre ».
Répétez les étapes 2 à 4 pour sélectionner la condition "Compte de charge", l'opérateur "est" et la valeur "Voyage et hébergement".
Enfin, changez l'opérateur du groupe intérieur à gauche de "Et" à "Ou".
Cliquez sur « Appliquer » pour exécuter le filtre et afficher la liste des résultats.

Remarque :

Comme vous l'avez vu à l'étape 7, si vous ajoutez plusieurs conditions de filtrage dans un groupe de filtres, vous devez choisir si toutes les conditions ou l'une d'entre elles doivent être remplies. Pour ce faire, sélectionnez l'opérateur Et ou Ou entre les conditions de filtrage.

Si vous sélectionnez Et, le filtre exigera que toutes les conditions de filtrage soient remplies par un élément à payer correspondant à ce filtre. Si vous sélectionnez Ou, toutes les conditions peuvent être remplies par un créditeur pour correspondre à ce filtre. Il convient de noter que l'opérateur Ou est plus large et renvoie plus de résultats, tandis que l'opérateur Et est plus étroit et renvoie moins de résultats.

Ajouter des groupes de filtres

Les groupes de filtres vous permettent de combiner plusieurs ensembles de filtres pour vous aider à trouver les achats qui vous intéressent.

Pour prolonger notre exemple ci-dessus, supposons que vous souhaitiez trouver une liste de achats dont la catégorie de dépenses = frais de déplacement OU le compte de dépenses = frais de déplacement et d'hébergement ET dont le montant net est inférieur à 200 euros.

Pour ce faire, nous devons ajouter un groupe de filtres :
Cliquez sur « Ajouter un groupe de filtrage » dans la fenêtre modale de filtrage.
Sélectionnez la condition de filtre Montant net
Sélectionnez l'opérateur < (moins)
Tapez la valeur 200
Laissez l'opérateur du groupe extérieur à gauche sur Et , qui est la valeur par défaut.
Cliquez sur « Appliquer » pour exécuter le filtre et afficher la liste des résultats.

Note :

Ces opérateurs se comportent de la même manière que les opérateurs de groupe interne, mais au niveau du groupe de filtrage. Si vous sélectionnez Et, le filtre exigera que tous les groupes de filtres soient remplis par un créditeur pour correspondre à ce filtre. Si vous sélectionnez Ou, n'importe lequel des groupes de filtres peut être rempli par un créditeur pour correspondre à ce filtre.

Sauvegarder vos filtres

Sauvegarder vos filtres pour une utilisation ultérieure peut vous faire gagner beaucoup de temps et garantir la cohérence de votre processus comptable et de vos rapports.

Pour sauvegarder un filtre :

Suivez les étapes ci-dessus pour créer un filtre

Lorsque la fenêtre modale du filtre est ouverte, cliquez sur « Enregistrer » dans le coin supérieur droit.
Ajoutez un nom à ce filtre sauvegardé
Enfin, cliquez sur « Enregistrer et appliquer » en bas à droite.

Charger un filtre enregistré

Pour charger l'un de vos filtres enregistrés :

Allez dans Toutes les dépenses>Tous les achats ou dans "Préparer".

Cliquez sur « Filtre ».

Sélectionnez votre filtre enregistré dans la liste déroulante.

Voilà, c'est fait !

Astuce : les filtres que vous avez enregistrés sont accessibles à partir de Tous les achats et de Préparer.

Modifier, supprimer ou dupliquer un filtre enregistré

Pour modifier, supprimer ou dupliquer un filtre enregistré :

Accédez à Tous les achats ou Préparer.

Cliquez sur « Filtre ».
Passez la souris sur le filtre enregistré que vous souhaitez modifier, supprimer ou dupliquer.
Cliquez sur l'icône d'options sur le côté droit.
Le menu qui s'affiche vous permet de modifier, de dupliquer ou de supprimer le filtre enregistré.

Conditions de filtrage et opérateurs disponibles

Nous ajoutons continuellement des fonctionnalités de filtrage à Spendesk et essayons de maintenir ce tableau, mais veuillez noter qu'il peut ne pas être parfaitement à jour. Il a été mis à jour pour la dernière fois le 3 février 2025.

Condition de filtrage	Opérateurs	Valeur
Type de paiement	- est (valeur unique) ou fait partie de (valeurs multiples) - n'est pas (valeur unique) ou ne fait pas partie de (valeurs multiples) - est vide - n'est pas vide	Sélectionnez parmi les types de paiements disponibles dans votre compte Spendesk
Date de paiement	- est dans les derniers = date relative - est une date exacte = date absolue - est dans une plage de dates = date absolue - est avant = date absolue - est après = date absolue	- Date relative = nombre de jours/mois/années à partir d’aujourd’hui. 💡 Astuce : Les dates relatives peuvent être très utiles dans les filtres enregistrés. - Date absolue = sélection d’une date unique ou d’une plage de dates.
Fournisseur	- est (valeur unique) ou fait partie de (valeurs multiples) - n'est pas (valeur unique) ou ne fait pas partie de (valeurs multiples) - est vide - n'est pas vide	Sélectionnez parmi votre liste de fournisseurs
Demandeur	- est (valeur unique) ou fait partie de (valeurs multiples) - n'est pas (valeur unique) ou ne fait pas partie de (valeurs multiples) - est vide - n'est pas vide	Sélectionnez parmi votre liste de demandeurs
Montant brut	- = (égal à) - != (différent de) - < (inférieur) - <= (inférieur ou égal) - > (supérieur) - >= (supérieur ou égal) - est entre - n’est pas entre	Montant dans la devise de votre portefeuille
Montant net	- = (égal à) - != (différent de) - < (inférieur) - <= (inférieur ou égal) - > (supérieur) - >= (supérieur ou égal) - est entre - n’est pas entre	Montant dans la devise de votre portefeuille
Montant TVA	- = (égal à) - != (différent de) - < (inférieur) - <= (inférieur ou égal) - > (supérieur) - >= (supérieur ou égal) - est entre - n’est pas entre	Montant dans la devise de votre portefeuille
Numéro de reçu	- est - n'est pas - contient - ne contient pas - commence par - se termine par - est vide 💡 Astuce : utilisez ceci pour trouver des paiements sans numéro de reçu - n'est pas vide	Chaîne alphanumérique (texte)
Statut de paiement	- est (valeur unique) ou fait partie de (valeurs multiples) - n'est pas (valeur unique) ou ne fait pas partie de (valeurs multiples) - est vide - n'est pas vide	Sélectionnez parmi : - "À payer/À rembourser" - "Payé/Remboursé"
Statut du reçu	- est (valeur unique) ou fait partie de (valeurs multiples) - n'est pas (valeur unique) ou ne fait pas partie de (valeurs multiples) - est vide - n'est pas vide	Sélectionnez parmi : - "Fourni" - "Fourni et DPR" (Espagne uniquement) - "Manquant" - "Ne peut pas être fourni" - "Déclaré invalide"
Statut comptable (⚠️ uniquement sur Tous les paiements, pas Préparer)	- est (valeur unique) ou fait partie de (valeurs multiples) - n'est pas (valeur unique) ou ne fait pas partie de (valeurs multiples) - est vide - n'est pas vide	Sélectionnez parmi : - "À préparer" - "À exporter" - "Exporté"
Description	- est - n'est pas - contient - ne contient pas - commence par - se termine par - est vide 💡 Astuce : utilisez ceci pour trouver des paiements sans description - n'est pas vide	Chaîne alphanumérique (texte)
Compte fournisseurs	- est (valeur unique) ou fait partie de (valeurs multiples) - n'est pas (valeur unique) ou ne fait pas partie de (valeurs multiples) - est vide - n'est pas vide	Sélectionnez parmi votre liste de comptes fournisseurs dans votre plan comptable
Compte de charges	- est (valeur unique) ou fait partie de (valeurs multiples) - n'est pas (valeur unique) ou ne fait pas partie de (valeurs multiples) - est vide - n'est pas vide	Sélectionnez parmi votre liste de comptes de charges dans votre plan comptable
Compte TVA	- est (valeur unique) ou fait partie de (valeurs multiples) - n'est pas (valeur unique) ou ne fait pas partie de (valeurs multiples) - est vide - n'est pas vide	Sélectionnez parmi votre liste de comptes TVA dans votre plan comptable
Centre de coûts	- est (valeur unique) ou fait partie de (valeurs multiples) - n'est pas (valeur unique) ou ne fait pas partie de (valeurs multiples) - est vide - n'est pas vide	Sélectionnez parmi votre liste de centres de coûts
Catégorie de dépenses	- est (valeur unique) ou fait partie de (valeurs multiples) - n'est pas (valeur unique) ou ne fait pas partie de (valeurs multiples) - est vide - n'est pas vide	Sélectionnez parmi votre liste de catégories de dépenses
Champs analytiques (personnalisés)	Dépend du type de champ analytique	Dépend du type de champ analytique

FAQ

Mes coéquipiers peuvent-ils voir les filtres que j'ai enregistrés ?

Non, vous seul avez la visibilité et l'accès à vos filtres enregistrés.

Puis-je partager mes filtres enregistrés avec mes coéquipiers ?

Pour l'instant, il n'y a pas de fonctionnalité de partage pour partager vos filtres avec vos coéquipiers dans Spendesk. Cependant, vous pouvez partager l'URL de la recherche et la partager avec vos coéquipiers. Pour ce faire, allez dans Préparer, chargez le filtre enregistré, sélectionnez l'URL dans la navigation du navigateur, copiez-la et envoyez-la à votre coéquipier. Il peut alors choisir de l'enregistrer en tant que nouveau filtre dans son compte.

Y a-t-il une limite au nombre de filtres enregistrés que je peux créer ?

Non, vous pouvez enregistrer autant de filtres que vous le souhaitez.