A quoi servent les catégories de dépenses et les champs personnalisés ?
Vous pouvez désormais ajouter des catégories de dépenses et des champs personnalisés pour mieux analyser vos achats.
Vous avez deux possibilités :
Demander la création de champs personnalisés pour ajouter des informations complémentaires sur vos paiements telles que des noms de clients, de projets, des références internes, numéros de devis...
👉 Ces informations sont incluses dans votre journal d'achat, une fois que vous aurez ajouté ces colonnes dans votre template d'export (Paramètres > Exports). Vous les retrouverez automatiquement dans le journal de banque Spendesk.
👉 Ce n'est pas possible de sélectionner plusieurs catégories de dépenses pour un seul paiement ou achat. Ce n'est pas non plus possible de sélectionner plusieurs valeurs d'un même champ personnalisé. Par contre, la création de champs personnalisés est illimitée! Par exemple, si vous voulez associer une dépense à un champ "marketing" et "produit", vous pouvez créer un champ personnalisé "marketing-produit".
Configurer, modifier et supprimer des catégories de dépenses
Allez à la page Paramètres > Analytiques
Cliquez sur Ajouter une catégorie
Saisissez le nom de votre catégorie
Cliquez sur Ajouter la catégorie pour enregistrer
Répétez l'opération autant de fois que nécessaire !
Une fois que c'est fait, vous pouvez sélectionner la bonne catégorie de dépenses sur vos nouvelles demandes ou sur vos paiements non exportés.
🖊 Si vous avez besoin de modifier une catégorie de dépenses : passez votre souris dessus et cliquez sur le crayon.
🗑. Si vous avez besoin de supprimer une catégorie de dépenses : passez également votre souris dessus et cliquez sur la poubelle.
👉 Attention : la catégorie de dépenses supprimée ne s'affichera plus sur les paiements de l'onglet Préparer (pas encore exportés). Par contre, elle s'affichera toujours sur les paiements déjà exportés puisque ceux-ci conservent leur historique.
Reliez les catégories de dépenses aux centres de coûts
Vous avez une longue liste de catégories de dépenses et certaines d'entre elles ne sont pertinentes que pour certains centres de coûts ? Il est maintenant possible de définir quelles catégories de dépenses doivent être disponibles dans la liste en fonction des centres de coûts sélectionnés par les demandeurs. 🎉
Par défaut, toutes les catégories de dépenses seront définies comme " applicables à tous les centres de coûts ", ce qui signifie qu'elles apparaîtront pour tous les centres de coûts sélectionnés dans la demande. Pour afficher les catégories de dépenses uniquement pour certains centres de coûts, cliquez sur "Créer une nouvelle catégorie" et suivez les étapes .
☝️ Le lien se fait uniquement du côté de la demande, afin d'éviter que les utilisateurs ne se trompent dans le choix des catégories de dépenses. Il sera toujours possible pour le contrôleur d'affecter toutes les catégories de dépenses quel que soit le centre de coût dans l'onglet Tous les paiements, l'onglet Tous les achats et l'onglet Préparer.
Configurer, modifier et supprimer des champs personnalisés
Allez à la page Paramètres > Analytiques
Cliquez sur "Ajouter un champ personnalisé" et remplissez les champs demandés.
Vous pouvez aussi contacter notre équipe support (support@spendesk.com) avec les informations suivantes si les paramètres "de base" (=accessible lors de la demande, à remplir par les demandeurs) ne vous conviennent pas ⬇️
Choisissez si le champ est obligatoire ou non.
Choisissez le nom du champ
Choisissez qui peut ajouter une valeur à un champ personnalisé (Admins, Contrôleurs, Demandeurs, tous ou certains d'entre eux)
Choisissez qui peut voir les valeurs des catégories / les remplir
Choisissez si la catégorie s'applique à toutes les équipes ou seulement à certaines
Choisissez si elle s'applique aux demandes, aux abonnements, aux notes de frais, aux paiements ou à tous / à une partie de ceux-ci.
🖊 Si vous avez besoin de modifier une valeur d'un champ personnalisé :
sélectionnez le texte et modifiez-le. Si vous avez besoin d'ajouter une nouvelle valeur, cliquez sur "ajoutez une nouvelle valeur". Elle sera auto-enregistrée.
🗑. Si vous avez besoin de supprimer une valeur : cliquez sur le X. Si vous avez besoin de supprimer complètement un champ personnalisé et ses valeurs, contactez notre équipe Support ou votre Gestionnaire de compte Spendesk.
👉 Attention : le champ personnalisé et ses valeurs supprimés ne s'afficheront plus sur les paiements de l'onglet Préparer (pas encore exportés). Par contre, ils s'afficheront toujours sur les paiements déjà exportés.
Informations complémentaires
👉 Sur notre app mobile, les champs personnalisés et les catégories de dépenses sont à remplir une fois le paiement en carte physique fait.
👉 Nous trions généralement les valeurs par ordre alphabétique. Cependant, il vous suffit de les numéroter (au début de la valeur) pour les placer dans un ordre précis.
