Vous pouvez ajouter des champs analytiques et des catégories de dépenses pour analyser vos dépenses.
Ajouter des catégories de dépenses et des champs analytiques
Ajouter vos catégories de dépenses
Vous avez deux options :
Ajouter vos catégories de dépenses.
Demander l’activation d’un champ analytique pour des informations supplémentaires telles que des projets, des noms de clients, des numéros de devis ou des références internes.
Ces champs seront inclus dans votre journal des achats après avoir ajouté les colonnes dans votre export personnalisé sous Paramètres > Configuration comptable > Exports. Ils sont inclus par défaut dans votre journal bancaire Spendesk.
Important :
Il n’est pas possible de sélectionner plusieurs catégories de dépenses pour un paiement.
Il n’est pas possible de sélectionner plusieurs valeurs d’un même champ analytique pour un paiement.
Cependant, vous pouvez créer autant de champs analytiques que vous le souhaitez. Par exemple, si votre champ analytique s’appelle "Ville" et que la dépense concerne deux villes (par exemple "NYC" et "Paris"), vous ne pouvez pas cocher à la fois "NYC" et "Paris," mais vous pouvez créer une valeur "NYC-Paris."
Configurer, modifier et supprimer des catégories de dépenses
Allez dans Paramètres > Organisation > Champs analytiques.
Cliquez sur Ajouter une catégorie.
Entrez le nom de votre catégorie de dépenses.
Cliquez sur Ajouter la catégorie.
Vous pouvez sélectionner la catégorie de dépenses appropriée lors de la saisie d’une nouvelle demande ou d’un paiement.
Pour modifier une catégorie de dépenses : Passez la souris sur la valeur et cliquez sur l’icône en forme de crayon.
Pour supprimer une catégorie de dépenses : Passez la souris sur la valeur et cliquez sur l’icône en forme de poubelle.
Remarque :
Les paiements dans l’onglet "À préparer" (pas encore exportés) perdront les informations saisies.
Les paiements déjà exportés conserveront les informations saisies.
Associer des catégories de dépenses à des centres de coûts
Si vous avez une longue liste de catégories de dépenses et que certaines ne sont pertinentes que pour des centres de coûts spécifiques, vous pouvez définir quelles catégories de dépenses apparaissent en fonction du centre de coûts sélectionné.
Par défaut, toutes les catégories de dépenses s’appliquent à tous les centres de coûts. Pour restreindre les catégories à certains centres de coûts :
Cliquez sur Créer une nouvelle catégorie.
Sélectionnez Rendre la catégorie visible pour certains centres de coûts.
Cela évite les erreurs lorsque les utilisateurs choisissent des catégories de dépenses. Les contrôleurs peuvent toujours attribuer toutes les catégories de dépenses dans les onglets Paiements, Toutes les factures et À préparer.
Configurer, modifier et supprimer des champs analytiques
Allez dans Paramètres > Organisation > Champs analytiques.
Cliquez sur Créer un champ analytique et suivez les étapes.
Si les options ne répondent pas à vos besoins, contactez support@spendesk.com et précisez :
Si le champ est obligatoire.
Quels rôles peuvent ajouter des valeurs de champs analytiques (Administrateurs, Contrôleurs, Demandeurs ou rôles spécifiques).
Quels rôles peuvent voir les valeurs des champs analytiques.
Si le champ s’applique aux demandes, abonnements, notes de frais, paiements ou une combinaison de ces éléments.
Modifier les valeurs des champs analytiques :
Pour modifier une valeur, sélectionnez-la et apportez des modifications.
Pour ajouter une nouvelle valeur, cliquez sur Ajouter une nouvelle valeur, entrez la valeur et enregistrez-la.
Supprimer les valeurs des champs analytiques :
Pour supprimer une valeur, cliquez sur le X.
Pour supprimer un champ analytique et toutes ses valeurs associées, contactez l’équipe Support ou votre Customer Success Manager.
Remarque :
Les paiements dans l’onglet "À préparer" (pas encore exportés) perdront les informations saisies.
Les paiements déjà exportés conserveront les informations saisies.
Informations complémentaires
Sur l’application mobile, les champs analytiques ou les catégories de dépenses sont remplis par les utilisateurs après le paiement effectué avec une carte physique.
Les valeurs sont généralement triées par ordre alphabétique. Pour personnaliser l’ordre, ajoutez des numéros au début de chaque valeur.