Pour : les Propriétaires du compte et les Administrateurs.
Inviter de nouveaux membres
Pour commencer, accédez à Paramètres > Organisation > Membres, puis cliquez sur Inviter de nouveaux membres.
Vous disposez de trois façons d'inviter des personnes :
Par e-mail
Invitez jusqu'à 500 collègues à la fois en saisissant leurs adresses e-mail dans le champ de texte. Séparez plusieurs adresses par des virgules.
Tous les membres invités se verront attribuer les mêmes :
Rôle - choisissez entre Administrateur, Contrôleur ou Demandeur (Demandeur par défaut)
Centre de coûts - sélectionnez un centre de coûts si applicable (aucun centre de coûts par défaut)
Bon à savoir :
Des rôles supplémentaires peuvent être combinés une fois l'invitation acceptée.
Des e-mails de rappel sont envoyés automatiquement après 3, 6 et 12 jours.
Seul l'e-mail d'invitation le plus récent contient un lien valide. Si un utilisateur a reçu plusieurs invitations, il doit utiliser la dernière en date.
Assurez-vous que les e-mails d'invitation n'atterrissent pas dans le dossier spam.
Le lien contenu dans le dernier e-mail reste valide indéfiniment, jusqu'à ce que l'utilisateur ait finalisé l'activation de son compte.
Ce que verront vos collègues
Les membres invités reçoivent un e-mail de Spendesk contenant un lien personnel Accepter l'invitation. L'e-mail leur présente Spendesk et leur donne trois conseils pour démarrer :
Créer une demande lorsqu'ils doivent effectuer un achat
Obtenir une carte virtuelle une fois la demande approuvée
Finaliser leur achat en utilisant les informations de la carte
Ils n'ont qu'à cliquer sur le lien pour activer leur compte.
Par lien
Cette option permet aux personnes de rejoindre Spendesk en tant que Demandeurs, selon la politique par défaut de l'entreprise.
Étape 1 : Créer votre lien partageable
Cliquez sur Créer un lien partageable pour générer une URL d'invitation unique.
Étape 2 : Définir votre restriction d'accès
Choisissez qui peut utiliser le lien :
Autoriser toute personne disposant du lien suivant - n'importe qui possédant l'URL peut rejoindre
Autoriser uniquement les adresses e-mail se terminant par @domain.com - limite l'inscription aux personnes disposant du domaine e-mail de votre entreprise
Étape 3 : Partager le lien
Copiez le lien et partagez-le avec votre équipe.
Supprimer le lien
Cliquez sur Supprimer le lien pour invalider l'URL actuelle. Une fois supprimé, les personnes ne pourront plus rejoindre Spendesk via ce lien. Vous devrez en créer un nouveau si vous souhaitez inviter d'autres personnes par la suite.
Ce que verront vos collègues
Lorsqu'ils ouvrent le lien, ils accèdent à une page d'inscription pour rejoindre votre entreprise sur Spendesk. Ils peuvent s'inscrire via Google, Microsoft ou par e-mail.
Par import de fichier
Importez jusqu'à 500 membres à la fois à l'aide d'un modèle Excel préformaté.
Étape 1 : Télécharger le modèle
Téléchargez le modèle personnalisé .xlsx et ouvrez-le dans Excel ou un outil compatible.
Étape 2 : Remplir le modèle
Complétez le modèle avec les informations de vos membres. Les colonnes suivantes sont disponibles :
Colonne | Statut |
Prénom | Obligatoire |
Nom | Obligatoire |
Obligatoire | |
Rôles | Facultatif |
E-mail du manager | Facultatif |
Centre de coûts | Facultatif |
IBAN | Facultatif |
BIC | Facultatif |
À propos des rôles
Vous pouvez attribuer un ou plusieurs rôles en les séparant par une virgule. Les rôles disponibles sont :
Administrateur - accès aux paramètres opérationnels : modification des politiques de dépenses, invitation d'utilisateurs, commande de cartes physiques pour les salariés, etc.
Contrôleur - accès aux fonctionnalités comptables : visualisation de toutes les demandes et paiements, du solde du compte, téléchargement des exports, configuration des codes comptables, envoi de rappels de justificatifs, etc.
Demandeur - peut effectuer des paiements et demander le rechargement de cartes.
À propos des centres de coûts
Le modèle inclut une feuille dédiée listant tous les centres de coûts disponibles pour votre entreprise. Les centres de coûts permettent de regrouper les demandes de dépenses afin de suivre les budgets associés. Pour voir vos centres de coûts les plus récents, retéléchargez le modèle.
⚠️ La colonne Centre de coûts n'est pas disponible sur le plan Starter.
Étape 3 : Importer votre fichier
Une fois le modèle rempli, faites-le glisser dans la zone de téléchargement ou cliquez pour l'importer depuis votre ordinateur.
Tous les membres de la liste recevront automatiquement un e-mail les invitant à rejoindre Spendesk.
Ce que verront vos collègues
Les membres invités reçoivent un e-mail de Spendesk contenant un lien personnel Accepter l'invitation. L'e-mail leur présente Spendesk et leur donne trois conseils pour démarrer :
Créer une demande lorsqu'ils doivent effectuer un achat
Obtenir une carte virtuelle une fois la demande approuvée
Finaliser leur achat en utilisant les informations de la carte
Ils n'ont qu'à cliquer sur le lien pour activer leur compte.
Pour plus de détails, le dépannage et les FAQ, consultez Bulk import of members.
Inviter votre comptable
Si vous souhaitez donner accès à Spendesk à votre comptable, attribuez-lui le rôle de Contrôleur. Ce rôle lui donne une visibilité sur les données financières sans lui permettre d'effectuer des paiements.
S'il doit également soumettre des demandes d'achat ou effectuer des paiements, vous pouvez lui attribuer en plus le rôle de Demandeur.
Pour un aperçu complet des rôles et de ce que chacun permet, consultez Understand roles and permissions.
Gérer les membres
Une fois qu'un collègue a accepté son invitation et s'est inscrit, vous pouvez gérer son profil dans Paramètres > Organisation > Membres. Cliquez sur un membre, puis sélectionnez Modifier le profil.
Champs modifiables : prénom, nom, rôle, équipe et politique d'approbation.
Champs non modifiables directement :
Numéro de téléphone - le membre doit le mettre à jour lui-même, car cela nécessite une confirmation.
Adresse e-mail - voir ci-dessous comment demander un changement d'adresse e-mail.
Vous pouvez également télécharger la liste complète des membres en cliquant sur Télécharger votre liste de membres et leur activité dans le coin supérieur droit.
Demander un changement d'adresse e-mail
Les Administrateurs et Propriétaires du compte peuvent demander un changement d'adresse e-mail pour le compte d'un membre. Étant une action sensible, ce changement nécessite l'approbation d'autres Administrateurs ou du Propriétaire du compte avant de prendre effet.
Étape 1 : Soumettre la demande
Lors de la modification du profil d'un membre, cliquez sur son adresse e-mail. Une fenêtre s'affiche :
L'e-mail actuel du membre est pré-rempli pour référence.
Saisissez la nouvelle adresse e-mail dans le champ prévu.
Cliquez sur Envoyer pour approbation.
Étape 2 : Vérifier votre identité
Spendesk vous demandera de vérifier votre identité avant que la demande ne soit soumise. Vous pouvez vous authentifier via l'une des méthodes suivantes :
S'authentifier sur mobile via l'application Spendesk
Code SMS envoyé à votre numéro de téléphone enregistré
Application d'authentification (par exemple Google Authenticator)
Étape 3 : Approbation en attente
Une fois votre identité vérifiée, la demande est soumise. Un message de confirmation s'affiche :
Changement d'e-mail en attente d'approbation - L'adresse e-mail sera mise à jour vers la nouvelle adresse une fois la demande approuvée.
Les Administrateurs et le Propriétaire du compte de l'entreprise recevront la demande et pourront l'approuver ou la rejeter. L'adresse e-mail ne sera mise à jour qu'une fois la demande approuvée.