Inviter et gérer des membres
En tant que plateforme de gestion des dépenses destinée exclusivement aux clients professionnels, veuillez noter que Spendesk n'autorisera pas les utilisateurs de moins de 18 ans à créer des comptes.
Allez dans Paramètres > Organisation > Membres.
Cliquez ensuite sur Inviter de nouveaux membres.
A partir de là, vous devriez avoir trois façons différentes d'inviter de nouveaux membres sur Spendesk.
1) Par courrier électronique
Vous pouvez inviter plusieurs collègues sur Spendesk en même temps et ajouter un message personnalisé pour leur présenter la plateforme si vous le souhaitez !
Par défaut, les utilisateurs invités se verront attribuer un rôle de Demandeur, qui peut être combiné ou remplacé par d'autres rôles une fois l'invitation acceptée.
2) Via un lien URL
Vous pouvez facilement inviter vos collègues grâce à un lien unique et partageable. Ils rejoindront Spendesk en tant que Demandeurs, dans le cadre de votre équipe et de votre politique d'approbation par défaut.
Vous avez la possibilité de lier le lien d'invitation à votre nom de domaine (par exemple @votreentreprise.com). Dans ce cas, seuls les employés disposant d'une adresse électronique de votre entreprise pourront s'inscrire.
Vous pouvez toujours cliquer sur "Supprimer le lien" pour supprimer l'URL partageable. Le lien ne sera plus valide et vous devrez en générer un nouveau si vous souhaitez inviter d'autres personnes sur Spendesk à l'avenir.
3) Via import (par fichier)
Inviter votre comptable
Si vous souhaitez inviter votre comptable, veillez à ce qu'il soit désigné comme Contrôleur. Il peut alors télécharger les relevés de compte, voir la page Comptabilité, voir l'ensemble des paiements, et les préparer pour l'export comptable.
Si vous souhaitez qu'il puisse effectuer des paiements, vous pouvez également lui donner un rôle de Demandeur.
Gestion des membres sur Spendesk
Modifier les informations après l'inscription
Une fois que vos collègues acceptent leurs invitations et s'inscrivent auprès de Spendesk, vous pourrez gérer leurs informations (prénom, nom, téléphone portable, rôle, équipe, politique d'approbation, infos bancaires) sous Paramètres > Organisation > Membres. Vous pouvez facilement cliquer sur un membre sélectionné, puis sur Modifier le profil.
Vous pouvez télécharger une liste de tous les membres disponibles en cliquant sur cette option dans le coin supérieur droit de l'interface : Télécharger la liste des membres et leur activité.
Mettre à jour votre profil
Chaque membre peut modifier ses propres informations personnelles (prénom, nom...) directement sur son compte Spendesk, sous Avatar > Mon profil.
Il peut ajouter ses coordonnées bancaires une fois si le remboursement via XML SEPA ou via Spendesk est activé, mais toute modification doit être faite par le Propriétaire de compte ou un Admin depuis Paramètres > Membres.