⏩ Administrateurs et Propriétaires de compte, créez une politique d'approbation applicable à vos employés.
Une politique d'approbation vous permet de contrôler le montant qu'un Demandeur peut dépenser en une seule transaction et en un mois sans aucune approbation.
La politique d'approbation peut s'appliquer à tous les moyens de paiement.
🔥Important : si quelqu'un est un approbateur, ses demandes seront automatiquement approuvées uniquement si sa politique de dépenses le prévoit. Sinon, ses demandes seront transmises à la personne suivante dans le flux d'approbation de cette équipe ou de ce centre de coûts, ou au propriétaire du compte s'il est déjà le dernier dans ce flux d'approbation.
🔥 Autre cas : Si un utilisateur fait partie d'un flux d'approbation où il peut valider des demandes entre 0 et 300 euros, mais que ses dépenses doivent être approuvées comme configuré dans sa politique, s'il génère une demande de 200 euros, cette demande devra être approuvée par l'approbateur suivant dans la file. Elle ne sera pas auto-approuvée.
Il y a 2 façons de mettre en place une politique d'approbation.
Mettre en place une politique d'approbation pour plusieurs membres :
Allez dans Paramètres > Règlement de l'entreprise > Politiques d'approbation.
Ensuite, choisissez un nom et sélectionnez parmi 3 options :
Toujours : Toutes les dépenses doivent approuvées (quel que soit le moyen de paiement et quel que soit le montant, les dépenses devront obligatoirement être approuvées).
Parfois : Personnalisez votre politique. Vous pouvez modifier les montants maximums par transaction et par mois et sélectionner sur quels moyens de paiement cette politique s'appliquera.
Jamais : Aucune dépense n'aura besoin d'être approuvée (quel que soit le moyen de paiement et quel que soit le montant, les utilisateurs sous cette politique d'approbation pourront dépenser sans être approuvé).
Ensuite, vous pourrez ajouter directement les membres devant suivre cette politique de dépenses.
Notez que si un utilisateur demande une carte dans une autre devise, nous appliquerons des frais de change de 2,99 % et ajouterons 5% de sécurité au budget de la carte juste en cas de variation de la devise.
Cela signifie que si le taux de change évolue (hausse/baisse), la demande pourrait pour un meme montant être parfois approuvée, parfois non.
Mettre en place une politique d'approbation pour un membre :
Sous Paramètres > Organisation > Membres, sélectionnez un membre.
Cliquez sur Modifier le profil puis descendez à la section Politique d'approbation.
Choisissez la bonne politique dans la liste déroulante.
Si aucune des politiques existantes ne correspond, choisissez Personnaliser, choisissez un nom et sélectionnez parmi 3 options :
Toujours : Toutes les dépenses doivent approuvées (quel que soit le moyen de paiement et quel que soit le montant, les dépenses devront obligatoirement être approuvées).
Parfois : Personnalisez votre politique. Vous pouvez modifier les montants maximums par transaction et par mois et sélectionner sur quels moyens de paiement cette politique s'appliquera.
Jamais : Aucune dépense n'aura besoin d'être approuvée (quel que soit le moyen de paiement et quel que soit le montant, les utilisateurs sous cette politique d'approbation pourront dépenser sans avoir besoin d'approbation).
🤓 Vous souhaitez donner plus d'autonomie à vos utilisateurs ?
Si vous souhaitez donner plus de flexibilité à vos collègues, vous pouvez fixer un montant plus élevé par transaction/mois.
Notez que si un utilisateur demande une carte dans une autre devise, nous appliquerons des frais de change de 2,99 % et ajouterons 5% de sécurité au budget de la carte juste en cas de variation de la devise.
Cela signifie que si le taux de change évolue (hausse/baisse), la demande pourrait pour un meme montant être parfois approuvée, parfois non.