Les schéma d'approbation font partie intégrante du contrôle des dépenses et nous aident à nous assurer que les bonnes personnes examinent une demande de dépense.
Dans Spendesk, les schéma d'approbation sont intégrés aux centres de coûts et peuvent être créés ou gérés à partir de la section « Centres de coûts » dans les Paramètres.
Vous pouvez spécifier les approbateurs appropriés pour un centre de coûts spécifique en utilisant les options suivantes :
Seuils de montant : vous pouvez définir des approbateurs en fonction de seuils de montant. Par exemple, l'approbateur A pour tout montant inférieur à 1 000 euros, et les approbateurs B et C pour toute dépense supérieure à ce montant.
Ordre d'approbation : pour chaque seuil, vous pouvez décider si la demande doit être approuvée par l'un des approbateurs ou par tous les approbateurs (dans l'ordre donné).
Rôles ou personnes spécifiques : Vous pouvez spécifier les approbateurs dans un schéma de la manière suivante :
Individus spécifiques : vous pouvez sélectionner n'importe quel membre spécifique de la société dans Spendesk pour approuver une demande.
Rôle de responsable du reporting : vous pouvez sélectionner le rôle de « responsable du reporting » comme approbateur, pour vous assurer que le responsable direct du reporting d'un demandeur approuve une dépense. Même si la personne jouant ce rôle change, la demande sera automatiquement redirigée vers le nouveau responsable du reporting.
Rôle de propriétaire du centre de coûts : vous pouvez sélectionner le rôle de « propriétaire du centre de coûts » en tant qu'approbateur, afin de vous assurer que toute personne jouant le rôle de propriétaire de ce centre de coûts puisse approuver la demande. Même si la personne jouant ce rôle change, la demande sera automatiquement redirigée vers le nouveau propriétaire du centre de coûts.
Rôle d'approbateur - Responsable hiérarchique
Ce rôle d'approbateur identifie automatiquement le responsable de reporting actuel du demandeur et redirige la demande de dépenses vers lui pour qu'il l'examine.
Le responsable hiérarchique d'un employé peut être défini de deux façons :
Automatique : En tirant parti de l'intégration RH, nous pouvons remplir automatiquement le champ Responsable de tous les employés.
Manuelle : L'administrateur peut définir manuellement le responsable dans la section Membres pour n'importe quel employé. Ces managers auront désormais le rôle d'approbateur « reporting manager ».
Rôle d'approbateur - Responsable du centre de coûts
Ce rôle d'approbateur identifie automatiquement le propriétaire actuel du centre de coûts des dépenses et redirige la demande de dépenses vers lui pour examen.
Ce rôle d'approbateur peut être défini en choisissant un propriétaire lors de la création ou de la mise à jour d'un centre de coûts. Ce propriétaire se verra automatiquement attribuer le rôle d'approbateur « propriétaire du centre de coûts ».
Schéma d'approbation pour les scénarios exceptionnels
Pour des scénarios exceptionnels spécifiques (lorsque le demandeur est également un approbateur dans le flux d'approbation ou lorsque le rôle de Reporting Manager est défini comme approbateur, mais que les informations relatives au Reporting Manager du demandeur sont manquantes), la logique suivante est appliquée :
si l'étape de l'approbateur est la seule du schéma d’approbation, la demande est transmise au Propriétaire de Compte
si l'étape de l'approbateur est la seule dans un seuil d'approbation, mais qu'il existe un autre seuil [de niveau supérieur], la demande est transmise à ce seuil d'approbation du niveau supérieur
si l'étape de l'approbateur est dans un flux d’approbation à plusieurs étapes, mais qu'elle ne se trouve pas dans la dernière étape de ce flux, cette étape est ignorée et la demande est transmise à l'approbateur suivant dans le flux.
si l'étape de l'approbateur se trouve dans un flux d’approbation à plusieurs étapes et qu'elle se trouve à la dernière étape, la demande passe au seuil d'approbation suivant
dans tous les autres cas, elle est transmise directement au Propriétaire de Compte.