Cette partie s'adresse aux Contrôleurs et Propriétaires de compte:

📝 Pour que vos employés puissent soumettre une note de frais, assurez-vous que vous utilisez notre module de frais. Si vous souhaitez activer le module Notes de frais, rdv sur "Paramètres > Général > Méthodes de paiement".

🧰 Veuillez noter qu'il n'est pas possible pour le moment de soumettre une note de frais pour quelqu'un d'autre, cela doit être fait directement à partir du profil du demandeur. Nous ne recommandons pas non plus le partage de compte pour des raisons de sécurité.

Cette partie s'adresse aux Demandeurs.

Selon votre politique d'approbation, décrite sous vos informations personnelles sur la page de votre Profil, votre note de frais sera soit automatiquement validée ou devra être validée selon le schéma d'approbation lié à votre demande.

Cette partie s'adresse aux Demandeurs.

Avant de faire votre demande de remboursement, n'oubliez pas de compléter votre profil et d'ajouter vos coordonnées bancaires.

Remplissez vos informations afin d'être remboursé à temps et sans problème par votre employeur.

Il n'est pas possible d'ajouter des informations bancaires qui ne correspondent pas à la devise du portefeuille. Exemple : il n'est pas possible d'ajouter des informations bancaires américaines sur un compte en euros.

👉🏻 Pour des raisons de sécurité, une fois ajoutées à votre profil, vos informations bancaires ne peuvent être modifiées que par le Propriétaire de votre compte ou un Admin dans 'Paramètres > Membres'.

Cette partie s'adresse aux Demandeurs.

Vos notes de frais doivent maintenant être affichées comme étant en attente sous l'onglet Demandes. Vous devrez attendre l'approbation ou le rejet de votre demande par votre responsable (vous en serez informé par e-mail).

Pendant que l'approbation de vos dépenses est en cours, vous pouvez modifier certaines informations : le montant, le fournisseur, la description, la date de la dépense, l'équipe, le reçu et les informations analytiques.

Il est désormais possible pour les modérateurs, quand une partie d’une requête est incorrecte, d’inviter le demandeur à éditer sa demande afin qu’il puisse la re-soumettre. Cela permet de gagner du temps sans avoir à remplir de nouveau tous les champs.

Pour l’éditer, rdv sur la page Demandes.

📱 N'oubliez pas de télécharger l'application mobile Spendesk pour soumettre vos notes de frais en quelques clics. Ouvrez notre application, prenez une photo de votre reçu avec votre smartphone et téléchargez directement le reçu !