Propriétaires de compte :
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Soumettre une demande d'indemnité kilométrique
Qu'est-ce qu'une demande d'indemnité kilométrique ?
Les indemnités kilométriques vous permettent d'être remboursé(e) par votre employeur pour les déplacements professionnels effectués avec votre voiture personnelle.
👉🏻 Si vous utilisez votre véhicule personnel pour le travail, vous pouvez demander une indemnité kilométrique. Toutefois, vous ne pouvez pas demander d'indemnité kilométrique si vous utilisez une voiture de fonction.
Qu'est-ce qui est couvert ?
Les indemnités kilométriques couvrent généralement des éléments tels que:
Le carburant,
Entretien et réparations,
Assurance automobile,
La dépréciation: la valeur décroissante d'un véhicule au fil du temps.
Les péages et les parkings ne sont pas inclus. Pour ce type de dépense, vous pouvez soumettre une note de frais, voici comment (ou utiliser votre carte Spendesk).
Marchés disponibles et fonctionnalités Spendesk des frais kilométriques
Votre entreprise peut choisir parmi ces 4 options. Il est aussi possible d'utiliser le même taux sur tous les pays de votre entreprise (nous utiliserons alors le taux personnalisé).
Barèmes officiels de remboursement : Disponible pour tous les marchés EMEA avec des taux actualisés et conformes.
FR (URSSAF - selon le type de véhicule, la puissance fiscale et le nombre de km parcourus dans l'année).
UK (HMRC - selon le type de véhicule et le nombre de miles parcourus dans l'année).
DE (Bundesreisekostengesetz - taux fixe par kilomètre).
Taux personnalisé mis en place sur demande (taux fixe à configurer selon le type de véhicule).
NB : Si vous souhaitez configurer un taux personnalisé, veuillez prendre contact avec votre gestionnaire de compte ou notre équipe support par tchat.
🤩 Suivi facile via application mobile : Les indemnités kilométriques peuvent être soumises, suivies et approuvées directement sur l'application mobile Spendesk.
🔁 Calcul aller-retour automatique : La possibilité de soumettre des trajets aller-retour sans avoir à soumettre 2 demandes différentes. Le modérateur n'aura plus qu'à approuver une seule et unique demande !
🧘 Sauvegarde automatique des détails du voyage : Les adresses et véhicules récurrents sont sauvegardés automatiquement pour pouvoir soumettre rapidement les demandes (disponible uniquement sur mobile).
Soumettre une demande d'indemnités kilométriques
allez à l'onglet Demandes.
Dans le coin supérieur droit, appuyez sur le bouton "Faire une nouvelle demande".
Sélectionnez Demander un remboursement puis Frais kilométriques.
Remplissez les détails relatifs à votre voyage.
Vous pouvez choisir l'option "aller-retour 🔁" mais pour l'instant, il n'est pas possible d'ajouter plusieurs étapes sur une même demande.
Vous pouvez cocher Voiture électrique (sur les comptes à taux français / URSSAF uniquement) si vous possédez un véhicule électrique.
Soumettez votre demande.
L'indemnité kilométrique sera calculée automatiquement en fonction de la distance de votre voyage et de votre réglementation locale. Elle ne sera pas forcément la même dans les deux sens, comme la distance parcourue peut être différente.
Les modérateurs (ou propriétaires de compte...) peuvent ensuite approuver ou refuser la dépense comme habituellement.
NB : Pour les voitures et les motos, nous calculons automatiquement le chemin le plus rapide entre les deux adresses (en privilégiant les routes à grande vitesse comme les autoroutes). Pour les vélos, nous calculons le chemin le plus court entre les deux adresses.
Si votre déclaration kilométrique ne correspond pas à la distance réelle de votre parcours, vous pouvez adapter l'adresse de départ ou d'arrivée en fonction du nombre de kilomètres.
Pour la France :
Pour le Royaume-Uni:
Pour l'Allemagne: