Le module "Factures fournisseurs" n'est pas activé par défaut sur les comptes Spendesk. Il peut être activé sur Paramètres - Général - Factures par le Propriétaire de Compte.
Pour savoir comment gérer un fournisseur, rdv dans les paragraphes suivants ⬇️
Créer un fournisseur
Avant de soumettre une facture (rôle : Contrôleurs)
Vous voulez créer un fournisseur avant de télécharger la première facture vers Spendesk.
Allez dans Paramètres > Comptes fournisseurs > Créer un fournisseur pour saisir les informations nécessaires.
Certains détails, tels que le compte fournisseur, les informations bancaires et le compte de dépenses, peuvent être modifiés ultérieurement.
Ajouter les coordonnées bancaires d'un fournisseur (rôle : Demandeurs) à partir de l'onglet 'Demandes'.
Les demandeurs peuvent introduire les coordonnées bancaires du fournisseur au cours de l'étape 'Demande' (Nouvelle Demande > Facture fournisseur).
Ajouter les détails du fournisseur (lors de l'examen de la facture par les contrôleurs ou le/la propriétaire de compte)
Dans la section Factures > Vérifier, la validation de la facture n'est possible que si les données du fournisseur sont complètes. Naviguez dans ce cas jusqu'aux informations du fournisseur et fournissez les informations manquantes.
Le nom légal et les coordonnées bancaires, en particulier pour les fournisseurs de la zone euro, sont essentiels. De plus, une section d'informations bancaires vide empêche la génération d'un virement ou d'un fichier SEPA XML pour les paiements en ligne des fournisseurs.
Une fois qu'un fournisseur est créé, les informations sont sauvegardées pour le traitement ultérieur des factures.
Importer des fournisseurs en masse (pour les Contrôleurs et les Propriétaires de compte)
Pour ajouter plusieurs fournisseurs à la fois, contactez votre gestionnaire de compte Spendesk. Il vous fournira un modèle que vous pourrez remplir pour procéder à l'import de vos fournisseurs.
Gérer les fournisseurs
Supprimer un fournisseur
La suppression d'un fournisseur n'est pas possible s'il y a une demande/un paiement attaché.
Dans le cas contraire, vous pouvez archiver le fournisseur à partir de l'onglet Comptes fournisseurs.
Fusionner des fournisseurs
Bien qu'il ne soit pas possible de fusionner directement des fournisseurs, vous pouvez garantir l'exactitude de votre reporting en attribuant le même compte fournisseur à plusieurs entrées.
Vous pouvez ajouter/modifier un compte fournisseur dans l'onglet Paramètres > Comptes fournisseurs.
Modifier le nom d'un fournisseur
Veillez à sélectionner le nom correct lors de la création du fournisseur, car il n'est pas possible de le modifier par la suite pour des raisons juridiques, de conformité et de sécurité.
Modifier le "nom du fournisseur" sur les factures/demandes de remboursement approuvées
Il n'est pas possible de modifier le nom du fournisseur après l'approbation et la vérification par un approbateur et l'examen par un contrôleur. Les corrections doivent alors être effectuées directement dans le logiciel de comptabilité.
Historique: tracer tout changement d'informations bancaires d'un fournisseur
Les Propriétaires de compte et les Contrôleurs peuvent désormais cliquer pour consulter l'historique des informations bancaires du fournisseur, qui indique qui a apporté des modifications aux informations bancaires du fournisseur et à quel moment.
FAQ - Tracer les changements d'informations bancaires
Cela a-t-il une incidence sur les personnes autorisées à modifier les informations bancaires des fournisseurs ? | Non, les Propriétaires de compte et les Contrôleurs continueront à disposer des autorisations nécessaires pour modifier les informations bancaires des fournisseurs. |
Comment puis-je voir les modifications apportées aux informations bancaires du fournisseur ? |
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Pourrai-je consulter l'historique des modifications ? | Les utilisateurs ne pourront voir les modifications apportées aux informations bancaires des fournisseurs qu'après le lancement de cette fonctionnalité (8 août 2024) - les modifications antérieures ne seront pas disponibles. |