Les fournisseurs et les utilisateurs de Spendesk peuvent transmettre leurs factures en attente de paiement par e-mail 💪.
Cette fonctionnalité est comprise dans tous les plans de facturation hormis Starters.
↪️ L'email envoyé créera automatiquement une facture dans une boîte de réception partagée sur Spendesk. 📃 Attention, n'ajoutez pas plus de 10 factures par e-mail afin de vous assurer que l'OCR peut lire correctement tous les documents !
Notez que vous ne devez pas utiliser cette fonctionnalité si vos fournisseurs sont payés par carte / carte virtuelle.
Voici comment transmettre votre facture par courrier électronique :
D'un fournisseur ➡️ à votre entreprise
Communiquez l'adresse e-mail de transfert de factures de votre entreprise à vos fournisseurs afin qu'ils puissent transférer leurs factures sans effort ✨
Vous pouvez trouver votre adresse e-mail de transfert de facture dans Spendesk dans votre section Boîte de réception ou dans le panneau latéral (lorsque vous cliquez sur "Soumettre une nouvelle facture").
⚙️ si vous souhaitez que la facture soit automatiquement attribuée à un employé de votre entreprise, le fournisseur doit l'ajouter en CC dans l'email 💪. Veuillez noter que Spendesk attribuera la facture à la première personne que nous détectons comme un utilisateur Spendesk : si le "de" n'est pas un utilisateur, il cherchera dans les personnes en copie afin d'attribuer la facture.
⚙️ si vous envoyez plusieurs factures à la fois, Spendesk créera une facture par pièce jointe.
Examinez tous les brouillons de factures dans votre section "Boîte de réception".
Si la facture n'a été attribuée à personne, elle apparaîtra dans une boîte de réception partagée accessible à tous les contrôleurs et au propriétaire du compte.
Vérifiez les informations de la facture et l'analyse de votre dépense. Une fois que vous aurez cliqué sur "soumettre", la facture disparaîtra de votre section "Boîte de réception" et se transformera en demande dans la section "Vos demandes".
⚠️ Le rôle de "demandeur" est obligatoire pour soumettre une facture à partir de la boîte de réception :
Les contrôleurs qui n'ont pas le rôle de demandeur peuvent uniquement supprimer ou attribuer des factures.
L'attribution ne peut être faite qu'aux utilisateurs ayant le rôle de demandeur.
Depuis un utilisateur de l'entreprise ➡️ vers l'entreprise
Envoyez toutes les factures fournisseurs dont vous avez besoin grâce à l'adresse électronique dédiée de votre entreprise (elle doit commencer par " bills+...). Vous pouvez trouver cet email dans le panneau latéral (lorsque vous cliquez sur "soumettre une nouvelle facture").
Si vous envoyez plusieurs factures à la fois, Spendesk créera une facture par pièce jointe.
Ensuite, connectez-vous à Spendesk et allez dans votre Boîte de réception sous l'onglet Demandes. Vous verrez un brouillon de votre demande de facture avec des informations pré-remplies par Marvin, notre robot.
Vérifiez les informations de la facture et l'analyse de votre dépense. Une fois que vous aurez cliqué sur "soumettre", la facture disparaîtra de votre boîte de réception et se transformera en demande dans la section "Vos demandes".
❌ si la facture n'est pas transmise correctement, vous recevrez un message d'erreur dans votre boîte aux lettres électronique.
De nouvelles possibilités grâce à la nouvelle boîte de réception 🎉
Les Propriétaires de compte et les Contrôleurs peuvent assigner des factures à des employés (demandeurs uniquement) afin qu'ils puissent les soumettre à approbation.
L'assignation peut se faire :
en sélectionnant un utilisateur
en sélectionnant un bon de commande (si cette fonctionnalité est disponible pour le client). La facture sera alors attribuée au propriétaire du bon de commande (c'est-à-dire l'utilisateur qui a créé le bon de commande).
Ils peuvent aussi avoir une visibilité sur les factures assignées en attente de soumission par l'employé, et réaffecter les factures en attente de soumission par l'employé.
Un employé à qui le service financier a attribué une facture ne peut pas la supprimer, mais peut la renvoyer à l'équipe financière.
La facture apparaît alors en statut "contesté (disputed)" dans la boîte de réception des contrôleurs.
Qu'en est-il des doublons ?
Nous signalons les factures en double dans la boîte de réception.
Si une facture est un double et que vous cliquez sur la facture dans la boîte de réception, elle s'ouvre sur le côté droit de l'écran avec un drapeau "double".
Pour plus d'informations, cliquez ici.