Les fournisseurs et les utilisateurs de Spendesk peuvent transférer leurs factures par e-mail.
Cette fonctionnalité permet de créer automatiquement une facture dans la boîte de réception partagée de Spendesk lorsqu'elle est envoyée par e-mail.
Transférer une facture par e-mail : d'un utilisateur de l’entreprise à l’entreprise
Pour transférer des factures, il suffit de les envoyer à l’adresse e-mail dédiée de votre entreprise pour les factures (qui commence par "bills+..."). Vous pouvez trouver cette adresse dans la section Inbox de Spendesk ou dans le panneau latéral lorsque vous cliquez sur "soumettre une nouvelle facture".
Si vous envoyez plusieurs factures en même temps, Spendesk créera une facture par pièce jointe.
Une fois l’e-mail reçu, connectez-vous à Spendesk et accédez à l’onglet Demandes dans votre Boîte de réception. Vous y verrez un brouillon de demande de facture avec des informations pré-remplies par Marvin, notre assistant IA.
Vérifiez les détails de la facture et l’analyse de vos dépenses. Lorsque vous cliquez sur "soumettre", la facture disparaît de votre Inbox et passe à la section "Vos demandes".
Transférer une facture par e-mail : d’un fournisseur à votre entreprise
Partagez l'adresse e-mail de transfert de factures de votre entreprise avec vos fournisseurs pour leur permettre d’envoyer facilement leurs factures.
Vous pouvez trouver cette adresse dans Spendesk, dans la section Boîte de réception ou dans le panneau latéral lorsque vous cliquez sur "soumettre une nouvelle facture".
Si vous souhaitez qu’une facture soit automatiquement assignée à un employé, le fournisseur doit l’ajouter en CC dans l’e-mail. Veuillez noter que Spendesk assignera la facture au premier utilisateur détecté. Si l’adresse "de" n’est pas un utilisateur reconnu, nous chercherons l’utilisateur dans le champ CC.
Si plusieurs factures sont envoyées dans un même e-mail, Spendesk créera une facture par pièce jointe.
Vérifiez tous les brouillons de factures dans la section Boîte de réception.
Si une facture n’a pas été assignée à un utilisateur, elle apparaîtra dans la boîte de réception partagée, accessible à tous les contrôleurs et au propriétaire du compte.
Vérifiez les détails de la facture et l’analyse des dépenses. Lorsque vous cliquez sur "soumettre", la facture passera de votre Inbox à la section "Vos demandes".
Rôles pour la soumission des factures
Pour soumettre une facture depuis la Boîte de réception, l’utilisateur doit avoir le rôle Demandeur.
Les contrôleurs sans le rôle Demandeur ne peuvent que supprimer ou assigner des factures.
Seuls les utilisateurs ayant le rôle Demandeur peuvent assigner des factures.
Nouvelles fonctionnalités dans l'Inbox
Les propriétaires de compte (AOs) et les contrôleurs peuvent :
Assigner des factures aux demandeurs (employés) pour approbation.
Assigner des factures en :
Sélectionnant un utilisateur.
Sélectionnant une commande d'achat (PO) si cette fonctionnalité est activée. Dans ce cas, la facture sera assignée au propriétaire de la commande (c'est-à-dire l'utilisateur ayant créé la commande).
Visualiser les factures assignées en attente de soumission par les employés.
Réassigner des factures en attente de soumission.
Les employés assignés à une facture par l’équipe financière ne peuvent pas la supprimer, mais peuvent la renvoyer à l’équipe financière. La facture apparaîtra alors en statut "contestée" dans la boîte de réception des contrôleurs.
Que faire en cas de doublon ?
Les doublons de factures sont signalés dans la Boîte de réception. Si une facture est marquée comme doublon, en cliquant dessus, un indicateur "doublon" apparaîtra sur le côté droit de l’écran.
Pour plus de détails, consultez notre centre d’aide ici.
FAQ
Q : Puis-je transférer des factures de plusieurs fournisseurs dans un seul e-mail ?
R : Oui, mais Spendesk créera une facture par pièce jointe. Assurez-vous que chaque document soit un fichier distinct.
Q : Comment puis-je assigner une facture à un utilisateur spécifique ?
R : Vous pouvez assigner des factures en sélectionnant l'utilisateur approprié ou en les liant à une commande d'achat (si cette fonctionnalité est activée).
Q : Que se passe-t-il si j’envoie plus de 10 factures dans un seul e-mail ?
R : Si vous envoyez plus de 10 factures dans un e-mail, le système OCR pourrait avoir des difficultés à traiter tous les documents correctement, ce qui pourrait entraîner des erreurs.
Q : Et si mes fournisseurs sont payés par carte ou carte virtuelle ?
R : Cette fonctionnalité ne doit pas être utilisée si vos fournisseurs sont payés par carte ou carte virtuelle.
Q : Cette fonctionnalité est-elle disponible dans tous les plans ?
R : Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans le plan Starter.