Pourquoi nous ne permettons pas la suppression des notes de frais ou factures à payer:
↪️ Étant donné que nous proposons plusieurs étapes de vérification dédiées et que nous ne voulons pas donner la possibilité de modifier des données déjà exportées sur Spendesk, nous ne pouvons pas modifier manuellement le statut vos notes de frais/factures fournisseurs à rembourser/payer ni les supprimer.
🙇 Attention à bien vérifier la note de frais/facture fournisseur avant de cliquer sur confirmer/valider (selon l'onglet), car vous ne pouvez pas modifier les données ou supprimer cette note de frais/facture fournisseur par la suite.
Il est aujourd'hui possible de comptabiliser et exporter les dépenses/factures avant leur paiement. Par conséquent, il y a un risque de disparité entre votre logiciel de comptabilité et l'interface Spendesk. Voir l'exemple ci-dessous :
Je soumets une facture en septembre 22.
Mon responsable l'approuve (Demandes > à approuver).
Mon équipe financière l'examine (Factures > Vérifier).
Mon équipe financière prépare et exporte la facture (Comptabiliser > Préparer et Comptabiliser > Exporter). Mon équipe financière décide alors de ne pas payer le fournisseur au final, et tente de supprimer le paiement à venir.
️↪️ nous ne le permettons pas, car si vous oubliez de supprimer la facture de votre système comptable, il y aura un écart. 😞
Solution
🔥 Important : sur l'onglet de remboursement de vos factures ou notes de frais (A payer ou A rembourser), cliquez sur "Depuis Spendesk" pour changer la méthode de paiement et sélectionnez ".Csv" ou "xml". Dans le cas contraire, votre employé ou votre fournisseur sera payé par Spendesk !
Marquez la note de frais (seule) ou la facture (seule) comme payée en utilisant l'option "CSV". Ceci n'enverra pas de virement en votre nom.
Veillez à n'inclure que la dépense ou la facture que vous devez supprimer et pas les autres, sinon vous devrez exécuter des virements manuels 😞 . Ensuite, suivez l'étape ci-dessous ⬇️.
Que faire si j'ai déjà marqué ma note de frais/facture comme remboursée ?
Si votre note de frais/facture fournisseur a déjà été marquée comme remboursée, alors vous devrez la marquer comme Préparée/Exportée comme vos autres paiements.
Vous pouvez ensuite supprimer la ligne de votre CSV avant de l'importer dans votre logiciel de comptabilité (si vous utilisez une intégration, supprimez le paiement de votre logiciel (Xero, Cegid, Netsuite DATEV...) directement. Si nécessaire, vous pouvez attribuer un compte de charge dédié pour vous aider à identifier ces lignes que vous souhaitez exclure (par exemple, il pourrait s'appeler "Erreur - ne pas garder sur logiciel comptable"). Idem pour le compte de TVA! En effet, même si vous les exportez, les lignes seront toujours visibles sur Spendesk.