Les demandes d'achat constituent un élément central de la gestion des activités d'achat de votre organisation, qu'il s'agisse d'initier de nouveaux achats ou de gérer des renouvellements.

Ces demandes sont hautement personnalisables et collaboratives, ce qui garantit que toutes les informations nécessaires sont saisies et que le processus est rationalisé.

Une demande d'achats peut conduire à la création d'un bon de commande et peut également inclure le stockage des contrats connexes, avec des détails importants sur les renouvellements.

Vous pouvez accéder aux demandes d'achat dans la section Demandes de votre compte Spendesk. C'est votre page de référence pour gérer tous vos flux de travail relatifs aux achats.

Pour lancer une nouvelle demande, il suffit de cliquer sur + Nouvelle demande.

Une demande comporte 6 sections :

Lorsque vous accédez à la page Demandes, vous voyez un tableau par défaut affichant vos demandes "en cours". Les filtres de cette vue sont automatiquement définis sur Statut : En cours.

Vous pouvez ajuster ces filtres selon vos besoins, mais veuillez noter que l'actualisation de la page les réinitialisera à la vue par défaut gérée par Spendesk Procurement.

Il existe également une vue par défaut pour vos demandes terminées, qui comprend à la fois les demandes approuvées et les demandes rejetées.

Vous pouvez gérer vos processus d'achats dans la section Paramètres > Achats de votre compte.

Sur la page des modèles de flux de travail, vous trouverez trois sections qui indiquent le statut de vos modèles :

Chaque fiche de modèle de flux de travail affiche des informations clés telles que :

En cliquant sur la carte d'un modèle, vous pouvez visualiser et modifier ce modèle en détail. Gardez à l'esprit que la modification d'un processus d'achat n'affectera pas les demandes d'achat déjà lancées.

Lors de la création d'un nouveau processus, vous avez la possibilité d'activer la sélection des fournisseurs : Cette option permet de déterminer si un fournisseur est nécessaire pour la demande. La désactivation de cette option est utile dans les scénarios où le fournisseur n'est pas connu à l'étape de réception ou pour des processus tels que la collecte d'accords de confidentialité.

Dans la section Paramètres, vous avez également la possibilité de gérer des équipes. Cette fonction vous permet d'attribuer des tâches de flux de travail à un groupe de personnes plutôt qu'à un seul individu.

Par exemple, si une étape de révision juridique peut être effectuée par n'importe quel membre de l'équipe juridique, vous pouvez créer une équipe "juridique" et lui assigner cette étape de révision. Lorsque le flux de travail atteint cette étape, tous les membres du groupe en sont informés et chacun d'entre eux peut accomplir la tâche.