Qu'est-ce qu'un fournisseur ?
Alors que les autres zones de votre compte Spendesk offrent un aperçu direct d'un aspect spécifique de votre demande d'achat ou de vos dépenses, la page Fournisseurs vous donne plutôt une vue centralisée de la relation de votre organisation avec vos fournisseurs.
Trouver des fournisseurs sur Spendesk
Vous pouvez trouver vos fournisseurs dans le Menu sur Spendesk.
L'affichage du tableau des fournisseurs comporte quelques zones clés.
Propriétés du fournisseur en tant que colonnes du tableau - il existe un certain nombre de propriétés du fournisseur par défaut qui s'affichent en tant que colonnes dans vos vues tableau:
1. Nom du vendeur
2. Catégorie principale du fournisseur
3. Dépenses annuelles totales
4. Département principal du fournisseur
5. Dépenses des 12 derniers mois (à intégrer aux données de paiement de Spendesk)
6. Dépenses du dernier mois (à intégrer aux données de paiement de Spendesk)
7. Nombre de contrats actifs
8. Niveau de risque
9. Niveau de criticité
10. Statut d'intégration du fournisseur
11. Statut des informations bancaires
12. Statut des informations fiscales
Ajouter un fournisseur - cliquez sur ce bouton pour ajouter manuellement un fournisseur à la base de données.
Page de détail du fournisseur
La page de détail du fournisseur comporte plusieurs onglets :
Vue d'ensemble du fournisseur - informations de haut niveau, ainsi que d'autres enregistrements liés à votre compte
Dépenses du fournisseur - dépenses transactionnelles via Spendesk
Documents du fournisseur - documents du fournisseur sour (IT, Compliance,...)
Contrats du fournisseur - tous les contrats du fournisseur
Historique des demandes des fournisseurs
Configuration des champs fournisseurs
Dans les demandes, vous pouvez désormais collecter des informations sur les fournisseurs qui seront stockées sur la page des fournisseurs.
Vous pouvez désormais ajouter dans la configuration du processus des champs de fournisseur dans les formulaires de demande ou les formulaires de tâche d'approbation qui seront fournis par les approbateurs de la demande ou de la tâche.
Ajoutez un champ « fournisseur » (ici les contacts du fournisseur) dans le formulaire de demande pour collecter des informations sur le fournisseur auprès des demandeurs.
Ajouter un champ « fournisseur » (ici le statut du fournisseur) dans un formulaire de tâche d'approbation afin de collecter des informations sur le fournisseur auprès des approbateurs.
Vous pouvez maintenant collecter, dans notre demande d'achat :
Statut du fournisseur : définir le fournisseur comme approuvé, actif ou bloqué.
Description du fournisseur : ajouter un bref résumé du fournisseur
Site web du fournisseur : ajouter le lien vers le site web du fournisseur
Niveau de criticité du fournisseur : ajouter le niveau de criticité du fournisseur (Tier 1, Tier 2 ou Tier 3)
Niveau de risque du fournisseur : ajouter le niveau de risque du fournisseur (faible, moyen, élevé)
Adresse du fournisseur : ajouter l'adresse du fournisseur
Numéro de TVA du fournisseur : ajouter le numéro de TVA du fournisseur
Contacts du fournisseur : ajoutez au moins un contact du fournisseur si vous souhaitez utiliser le portail du fournisseur pour collecter des informations sur le fournisseur,
Lorsque les informations relatives au fournisseur sont enregistrées sur la page du fournisseur
Lorsqu'une demande d'achat est créée, toutes les informations sur les fournisseurs collectées à partir de la demande sont temporairement stockées dans la demande.
Lorsque la demande d'approvisionnement est terminée, toutes les informations sur les fournisseurs collectées à partir de la demande sont enregistrées dans la page des fournisseurs et effacent les anciennes informations sur les fournisseurs.
Cas d'utilisation et exemples
Vous devez poser plusieurs questions sur le fournisseur au demandeur et les rendre obligatoires pour soumettre la demande d'achat : ajoutez des champs relatifs au fournisseur (description, site web, contact du fournisseur) dans le formulaire de demande et rendez ces champs obligatoires.
Vous devez définir une étape d'approbation du fournisseur lorsque le fournisseur est nouveau, ajouter une tâche d'approbation du fournisseur et laisser l'approbateur de la tâche définir le nouveau statut « actif » et compléter/réviser les informations sur le fournisseur.
Collecte d'informations sur les fournisseurs à partir du portail des fournisseurs
Vue d'ensemble
Gagnez du temps dans la collecte d'informations auprès des fournisseurs, grâce à une expérience d'intégration des fournisseurs sur mesure que vous pouvez lancer directement à partir d'un flux de travail d'approbation d'une demande d'approvisionnement.
Ajout d'une tâche d'intégration du fournisseur dans le processus d'approbation
Dans un processus d'acquisition, modifiez le processus d'approbation et ajoutez une étape d'intégration des fournisseurs. Notez que cette opération nécessite l'ajout d'un contact fournisseur à tous les fournisseurs qui sont intégrés. Vous pouvez demander au demandeur d'ajouter un contact fournisseur à partir du formulaire de demande, ou vous devrez définir l'ajout d'un contact fournisseur avant l'activation de la tâche d'intégration du fournisseur.
Collecter des formulaires et des documents auprès du fournisseur
Si vous souhaitez demander au fournisseur de remplir des formulaires lors de la demande d'approvisionnement, ajoutez plusieurs tâches d'intégration du fournisseur et créez un formulaire pour chacune de ces tâches.
Ajoutez autant de tâches d'intégration des fournisseurs que nécessaire et créez autant de formulaires que vous le souhaitez à remplir par le contact principal du fournisseur.
Créez votre propre enquête informatique personnalisée à envoyer au contact principal du fournisseur.
Cas d'utilisation et exemples
Vous devez collecter des informations commerciales et des certificats de sécurité/conformité afin d'évaluer correctement un nouveau fournisseur.
Vous devez demander à un fournisseur des informations commerciales, des informations fiscales, des détails de paiement, des certificats de sécurité et de conformité, des certificats de diversité, etc.
Vous devez demander à un nouveau fournisseur de vous fournir une enquête sur la RSE.
Expérience des vendeurs (vendeurs uniquement)
Recevoir un courriel avec un lien pour accéder au portail des vendeurs et soumettre les formulaires.
Une fois que l'étape d'intégration du fournisseur est déclenchée dans un flux de travail d'approbation, le contact principal du fournisseur recevra l'e-mail ci-dessous pour remplir les formulaires nécessaires.
Portail des fournisseurs
Ce lien les amènera sur le portail des fournisseurs où ils rempliront et soumettront les informations qui seront ensuite partagées dans la demande d'achat et stockées une fois la demande complétée sur la page du profil du fournisseur.
En tant que contact principal du fournisseur, voyez quelles sont les tâches que vous devez accomplir, les tâches à venir et les tâches que vous avez déjà accomplies.
En tant que contact principal du fournisseur, remplir les formulaires (enquête informatique, enquête RSE,...) envoyés par l'équipe chargée des achats.
Le contact principal peut soit remplir les informations, puis enregistrer et quitter, soit marquer la tâche comme terminée. Lorsque la tâche est marquée comme terminée, les informations ne peuvent plus être modifiées par le contact principal.