Categorie di spesa e campi personalizzati su Spendesk
Ora puoi aggiungere campi personalizzati e categorie di spesa per analizzare le tue spese.
Hai due opzioni:
Richiedi l'attivazione di un campo personalizzato per ulteriori informazioni come progetti o nomi dei clienti, numeri di preventivo, riferimenti interni...
👉 Questi verranno inclusi nel riepilogo acquisti dopo aver aggiunto le colonne nell'esportazione personalizzata in Impostazioni > Esporta. Sono inclusi per impostazione predefinita nel registro delle transazioni bancarie di Spendesk.
👉 Attenzione: non è possibile selezionare più categorie di spesa per un pagamento. Non è nemmeno possibile selezionare più valori da un campo personalizzato per lo stesso pagamento. Puoi però creare tutti i campi personalizzati che vuoi! Ad esempio, se il tuo campo personalizzato si chiama "città" e la spesa riguarda due città, "New York" e "Parigi", non puoi selezionare "New York" e "Parigi", ma puoi creare un valore "New York-Parigi".
Configura, modifica ed elimina categorie di spesa
Vai alla pagina Impostazioni > Analitica
Clicca su Aggiungi una categoria
Inserisci il nome della tua categoria di spesa
Clicca su Aggiungi categoria
Puoi selezionare la categoria di spesa corretta durante la compilazione di una nuova richiesta o quando effetti un pagamento.
🖋 Per modificare una categoria di spesa: posiziona il mouse sul valore clicca sulla penna.
🗑 Per eliminare una categoria di spesa: posizionare il mouse sul valore e clicca sul cestino. Nota bene:
👉 Le informazioni compilate (non ancora esportate) per i pagamenti nella scheda "Predisponi" andranno perse.
👉 Le informazioni compilate per i pagamenti già esportati saranno mantenute.
Collega le categorie di spesa ai centri di costo
Hai un lungo elenco di categorie di spesa e alcune di esse sono rilevanti solo per determinati centri di costo? Ora puoi definire quali categorie di spesa devono essere disponibili nell'elenco in base ai centri di costo selezionati dai richiedenti.
Per impostazione predefinita, tutte le categorie di spesa saranno impostate come "applicabili a tutti i centri di costo", il che significa che appariranno per tutti i centri di costo selezionati nella richiesta. Per visualizzare le categorie di spesa solo per alcuni centri di costo, clicca su "Crea una nuova categoria" e "Rendi visibile la categoria per alcuni centri di costo".
☝️ Questa opzione viene applicata alla richiesta per evitare che gli utenti commettano errori nella scelta delle categorie di spesa. Il controllore avrà sempre la possibilità di assegnare tutte le categorie di spesa, indipendentemente dal centro di costo, nelle schede Pagamenti, Tutti gli importi da pagare e Predisponi.
Imposta, modifica ed elimina campi personalizzati
Vai alla pagina Impostazioni >Analitica e "Crea campo analitico", quindi segui i passaggi.
Se questo non soddisfa le tue esigenze, contatta support@spendesk.com e:
Seleziona se si tratta di un campo obbligatorio o meno.
Seleziona quali ruoli possono aggiungere un valore di campo personalizzato (amministratori, controllori, richiedenti, tutti o alcuni di essi)
Seleziona quali ruoli possono visualizzare i valori dei campi personalizzati
Seleziona se si applica a richieste, abbonamenti, richieste di rimborso spese, pagamenti o tutti/alcuni di questi.
🖋 Se vuoi modificare un valore di campo personalizzato: seleziona il valore e modificalo. Se vuoi aggiungere un nuovo valore, clicca su "Aggiungi un nuovo valore" e inseriscilo. Il valore verrà salvato.
🗑 Se vuoi eliminare il valore di un campo personalizzato: clicca sulla X. Se vuoi eliminare un campo personalizzato e tutti i suoi valori, contatta il team di assistenza o il tuo Customer Success Manager. Nota bene:
👉 Le informazioni compilate (non ancora esportate) per i pagamenti nella scheda Predisponi andranno perse.
👉 Le informazioni compilate per i pagamenti già esportati saranno mantenute.
Informazioni aggiuntive
👉 Si noti che nell'app mobile sono gli utenti a compilare i campi personalizzati o le categorie di spesa una volta effettuato il pagamento con carta fisica.
👉 Normalmente i valori vengono ordinati in ordine alfabetico. Tuttavia, se preferisci che i tuoi campi personalizzati siano in un ordine specifico, basterà aggiungere dei numeri all'inizio del valore!
