↪️ Ti consigliamo di non utilizzare questa funzionalità se i tuoi fornitori vengono pagati tramite carta fisica o virtuale.
Questa funzione non é inclusa negli abbonamenti Starter.
Fornitori ed utenti di Spendesk possono inoltrare le loro fatture via e-mail, creando automaticamente bozze da confermare in Spendesk. 📃
Dai singoli dipendenti ➡️ all'account aziendale
Invia tutte le fatture dei fornitori di cui hai bisogno con l'indirizzo e-mail di inoltro della fattura della tua azienda (dovrebbe iniziare con "bills+...). Puoi trovare il tuo indirizzo e-mail di fatturazione su Spendesk nella sezione Bozze o nel pannello laterale (quando clicchi su "Invia una nuova fattura"). 📨 Se invii più fatture contemporaneamente, Spendesk creerà 1 bozza per allegato.
Accedi a Spendesk e vai alle tue bozze nella scheda Richieste. Vedrai una bozza della tua richiesta di fattura con le informazioni precompilate da Marvin, il nostro robot.
Controlla le informazioni della fattura e l'analisi delle tue spese. Una volta cliccato su "Invia fattura", la bozza scomparirà dalla sezione Bozze e si trasformerà in una richiesta nella sezione "Le tue richieste".
Da un fornitore ➡️ alla tua azienda
Comunica l'indirizzo e-mail di inoltro delle fatture della tua azienda ai tuoi fornitori in modo che possano inoltrare le loro fatture senza problemi.
Puoi trovare il tuo indirizzo e-mail di fatturazione su Spendesk nella sezione Bozze o nel pannello laterale (quando clicchi su "Invia una nuova fattura").
⚙️ Se desideri che la bozza venga assegnata automaticamente ad un dipendente della tua azienda, il fornitore deve aggiungerlo come CC nell'e-mail 💪. Ricorda che Spendesk assegnerà la fattura alla prima persona individuata come utente di Spendesk. Se il mittente non è un utente, si cercherà tra le persone in copia per assegnare la fattura. 👀
⚙️ Se invii più fatture contemporaneamente, Spendesk creerà 1 bozza per allegato.Esamina tutte le bozze di fattura nella sezione "Bozze". Se la fattura non è stata assegnata a nessuno, verrà visualizzata in una casella di posta condivisa a disposizione di tutti i controllori e del titolare dell'account. 🖍 I controllori dovrebbero anche avere il ruolo di richiedente se vogliono modificare le bozze di fattura e convertirle in una richiesta effettiva su Spendesk. 🖍
Controlla le informazioni della fattura e l'analisi delle tue spese. Una volta cliccato su Invia fattura, la bozza scomparirà dalla sezione Bozze e si trasformerà in una richiesta nella sezione Le tue richieste.
⚠️ Il ruolo di Richiedente é obbligatorio per inviare una fattura dalla casella di posta:
I Controller senza il ruolo di Richiedente possono solo eliminare o modificare fatture
Le fatture possono essere assegnate solo a dipendenti con il ruolo di Richiedente.
Funzionalità della nuova casella di posta 🎉
Titolari dell'account e controller possono:
assegnare fatture a dipendenti (solo a richiedenti), affinché essi possano richiedere l'approvazione.
Si puó assegnare una fattura:
selezionando il richiedente
selezionando un ordine di acquisto (se l'opzione é disponibile). Quindi, la fattura verrà assegnata al titolare dell'ordine di acquisto (cioè all'utente che ha creato l'ordine).
visualizzare le fatture assegnate a richiedenti in attesa di essere inviate per l'approvazione.
riassegnare fatture in attesa di essere inviate per l'approvazione.
Un dipendente a cui è stata assegnata una fattura da un controller non può eliminare la fattura, ma può reinviarla ai controller per essere riassegnata.
La fattura apparirá quindi con stato "contestato" nella casella di posta dei controllori.
E i duplicati?
Nella 'posta' in arrivo segnaliamo le fatture duplicate.
Se una fattura è un duplicato e si fa clic sulla fattura nella posta in arrivo, questa si apre sul lato destro dello schermo con un flag "duplicato".
Ulteriori informazioni sono disponibili qui.