Zum Tab „Vorbereiten“ navigieren
Gehen Sie zum Tab Buchhaltung > Vorbereiten, um Ihre Zahlungen und Verbindlichkeiten zu prüfen, zu bearbeiten und zu validieren. Dazu gehören das Hinzufügen von Umsatzsteuerinformationen, das Zuweisen von Aufwandskonten, das Überprüfen von Lieferanten und das Ergänzen weiterer erforderlicher Informationen.
Zwei Ansichten zum Vorbereiten Ihrer Ausgaben
Wechseln Sie zwischen der Spaltenansicht und der Tabellenansicht. Sie können die Ansicht oben rechts in Spendesk im Bereich Buchhaltung umschalten. Die Tabellenansicht ist standardmäßig aktiviert.
Die Tabellenansicht
Sie erhalten jetzt eine tabellarische Übersicht über alle Ihre Ausgaben.
Ansicht anpassen
Sie können Ihre Ansicht anpassen, indem Sie die Optionen für Sortierung, Gruppierung und Filter konfigurieren.
Außerdem können Sie Spalten über die Einstellungen neu anordnen oder ausblenden.
Schnelle Bearbeitung direkt in der Tabelle
In der Tabelle selbst können Sie die meisten Felder, zum Beispiel die Beschreibung, schnell bearbeiten. Alle Änderungen werden automatisch gespeichert, sobald Sie sie direkt in der Tabellenansicht vornehmen.
Mehrere Ausgaben bearbeiten
Über die Kontrollkästchen auf der linken Seite können Sie mehrere Ausgaben auswählen und bestimmte Felder wie Kreditorenkonten, den Umsatzsteuersatz und vieles mehr ändern.
Details einer Ausgabe einblenden
Wenn Sie den Mauszeiger über eine Ausgabe bewegen, erscheint ganz links auf dem Bildschirm ein Symbol zum Aufklappen. Klicken Sie darauf, um die Details anzuzeigen.
Sie können außerdem über die Pfeilschaltflächen neben der Schaltfläche „Schließen“ zwischen Ihren Ausgaben nach oben und unten navigieren.
Als bereit markieren
Nachdem Sie Ihre Ausgaben vorbereitet haben, können Sie sie auf zwei Arten als bereit markieren:
In der Spalte ganz rechts können Sie jede Ausgabe einzeln als bereit markieren.
Durch die Auswahl mehrerer Ausgaben können Sie sie auch gesammelt als bereit markieren.
Wenn Pflichtfelder in einer Ausgabe nicht ausgefüllt sind, wird beim Markieren als bereit eine Fehlermeldung angezeigt.
Belege prüfen
Stellen Sie sicher, dass alle Belege vorhanden und gültig sind.
Fehlende Belege:
Senden Sie der anfordernden Person eine Erinnerung über Slack oder per E-Mail.
Alternativ können Sie den Beleg selbst hochladen.
Übersicht der Belegstatus:
Grün: Der Beleg ist gültig.
Orange: Der Beleg ist ungültig.
Rot: Der Beleg fehlt.
Grau: Der Beleg wurde als verloren gemeldet.
Blau: Der Beleg fehlt, ist aber noch nicht überfällig.
Zahlungsinformationen prüfen
Überprüfen und aktualisieren Sie bei der Prüfung einer Zahlung die folgenden Angaben nach Bedarf:
Lieferanteninformationen
Umsatzsteuersatz
Zahlungsart
Aufwandskonten
Wenn eine Zahlung keine Umsatzsteuer enthält, wählen Sie Steuerbefreit.
Die Eingabe von Umsatzsteuer- und Aufwandskonten ist verpflichtend, es sei denn, Sie führen Ihre Buchhaltung außerhalb von Spendesk oder verwenden ein Platzhalterkonto.
Nachdem alle Angaben geprüft wurden, klicken Sie auf Als bereit markieren, um die Zahlung in den Tab Exportieren zu verschieben.
Einen Fehler gemacht? Wenn Sie eine Zahlung zu schnell validiert haben, können Sie sie korrigieren:
Gehen Sie zum Tab Exportieren und wählen Sie Anzeigen aus.
Klicken Sie auf die Zahlung und verwenden Sie die Schaltfläche Zurück an Vorbereiten senden, um Änderungen vorzunehmen.
Die Funktion „Gruppieren nach“ verwenden
Mit der Funktion Gruppieren nach können Sie ähnliche Zahlungen effizient gleichzeitig aktualisieren. Gruppieren Sie Zahlungen nach:
Ausgabenart
Lieferant
Aufwandskonto
Umsatzsteuerkonto
Wählen Sie nach der Gruppierung die Zahlungen aus und klicken Sie auf Transaktionen bearbeiten oder Als bereit markieren.
Wichtige Hinweise
Wenn Sie mehrere Zahlungen bearbeiten, gelten die Änderungen für alle ausgewählten Elemente.
Wenn eine Zahlung nach ihrer Markierung als bereit wieder im Tab Vorbereiten erscheint, kann dies daran liegen, dass Sie ein Umsatzsteuerkonto oder ein Aufwandskonto aktualisiert haben. Zahlungen, die noch nicht exportiert wurden, werden zurück in Vorbereiten verschoben, damit alle Änderungen übernommen werden.