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🏷 Buchhaltung der Auslagen
🏷 Buchhaltung der Auslagen

Dieser Artikel richtet sich an Kontoinhaber:inner und Controller:innen

Vor über einer Woche aktualisiert

Lernen Sie, wie Spendesk Ihnen bei der Verwaltung von Auslagen helfen kann. Zögern Sie nicht, sich an Ihren Kundenberater zu wenden, um weitere Informationen zu unserer Funktion für Spesenabrechnungen zu erhalten!

  1. Kontoinhaber:innen oder Controller:innen überprüfen und validieren Auslangeanfragen in Auslagen > Überprüfen.

  2. Nach dieser Validierung können sie vorbereitet, exportiert und erstattet oder umgekehrt auch erstattet, vorbereitet und exportiert werden.

  3. Controller:innen erstatten Auslagen mit einer XML SEPA-Datei, einer .csv-Dateu oder direkt via die Spendesk-Wallet.

💥 Auf Bookkeep 2.0 ist es möglich, eine Auslagenabrechnung vor der Zahlung zu buchen. Sobald sie in Auslangen > Überprüfen validiert t ist, wechselt eine Auslagenabrechnung sowohl in die Registerkarte Buchhaltung als auch in den Reiter Auslagen > Erstattung einplanen, was es ermöglicht, Verbindlichkeiten vor der tatsächlichen Erstattung zu exportieren..

Überprüfen und validieren Sie die Anfragen

Wenn ein Manager eine Auslagenanfrage genehmigt, erscheint er im Tab Auslagen > Überprüfen. Die Buchhaltungs- und Finanzteams können alle relevanten Informationen überprüfen, bevor sie die Auslage erstatten.
Alle genehmigten Auslagenabrechnungen, die auf die Erstattung warten, befinden sich im Tab Auslagen > Überprüfen. Von diesem Tab aus können Controller Anfragen leicht validieren oder ablehnen und sogar mehrere Auslagenanfragen gleichzeitig bearbeiten.


Wenn eine Auslagenabrechnung von den Controller:innen in der Überprüfungsphase genehmigt wurde, kann diese in der Registerkarte Anfragen nicht mehr gelöscht werden. Wenn ein Nutzer es trotzdem versucht, erhält er die Fehlermeldung "0 Aktion erfolgreich".

Erstatten Sie Ihre Mitarbeiter:innen

Sobald Auslagenanfragen als "überprüft" markiert sind, wechseln sie zum Tab Auslagen > Erstattungen einplanen und Buchhaltung > Vorbereiten.

Es gibt 3 Möglichkeiten, Ihre Mitarbeiter:innen zu erstatten:

Wenn Sie die Liste der zu erstattenden Auslagen durch Ihre Bank in Auslagen > Erstattungen planen exportieren, werden sie in Spendesk automatisch als bezahlt markiert. Sie können jedoch die Auslagen nachverfolgen, die zuvor bezahlt wurden, indem Sie zum Reiter Zahlungsverlauf wechseln. Dieser Reiter enthält alle Details zu den zuvor erstatteten Ausgaben.

Buchhaltung der Auslagen

Auslagen, die in Auslagen > Überprüfen bestätigt wurden erscheinen in Auslagen > Erstattungen planen und gleichzeitig auch in Buchhaltung > Vorbereiten.

  • Genehmigte Auslagenabrechnungen können in Vorbereiten vorbereitet und in Export exportiert werden. Sie erscheinen im Einkaufs- und Bankjournal, wenn sie über Spendesk erstattet wurden, oder nur im Einkaufsjournal, wenn sie über eine .csv- oder .xml-SEPA-Datei erstattet wurden.

  • Erstattete Auslagen wechseln in die Registerkarte Buchhaltung > Alle Zahlungen, zusammen mit dem Rest Ihrer Spendesk-Zahlungen.

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