Wie in unseren allgemeinen Nutzungsbedingungen erwähnt, versieht Spendesk die Dokumente, die Sie auf der Plattform hochladen – zum Beispiel Belege und Rechnungen –, mit einem Zeitstempel und speichert sie.

Falls erforderlich, werden Ihre Dokumente in das PDF-Format konvertiert.

Anschließend wird jede PDF-Datei mit einer elektronischen Signatur versiegelt. Diese enthält eine eindeutige, von einem Drittanbieter bereitgestellte Nummer und einen Zeitstempel. Die Signatur entspricht der eIDAS-Verordnung und dient als Nachweis für die Integrität jedes Dokuments. Die Dokumente werden auf einem sicheren, nach ISO 27001 zertifizierten Server in der Europäischen Union gespeichert. Jedes Dokument wird für den in der Datenschutzrichtlinie von Spendesk genannten Aufbewahrungszeitraum sicher gespeichert.

Für die standardmäßige Dokumentenversiegelung können Sie und Ihre Mitarbeitenden die mobile Spendesk-App oder die Desktop-Version verwenden, um ein Foto oder eine PDF-Datei Ihres Belegs hochzuladen. Wir versehen das Dokument automatisch mit einer offiziellen elektronischen Signatur und einem Zeitstempel und bewahren Ihre digitalen Dokumente 10 Jahre lang sicher auf.

Wir arbeiten mit Universign und Amazon Glacier zusammen, um sicherzustellen, dass unsere Prozesse den höchsten rechtlichen Standards entsprechen. Universign gewährleistet die Integrität Ihrer Belege. Amazon speichert Ihre neu erstellten elektronischen Dokumente sicher in seinem verschlüsselten Archivierungssystem.

Diese Funktion ist für alle unsere Kundinnen und Kunden verfügbar und in allen Tarifen ab 2021 enthalten.

Um eine ZIP-Datei mit Ihren versiegelten und mit einem Zeitstempel versehenen Dokumenten zu erhalten, wenden Sie sich bitte an support@spendesk.com. Wir beauftragen unser technisches Team mit dem Export und stellen Ihnen die Datei so schnell wie möglich zur Verfügung.

Nach spanischem Recht muss die Digitalisierung eines Papierdokuments, zum Beispiel eines Belegs oder einer Rechnung, einem bestimmten Verfahren folgen, damit das Dokument von der spanischen Steuerbehörde (AEAT) anerkannt wird. Spendesk arbeitet mit dem Branchenführer ZeroComa zusammen, um Papierdokumente für unsere Kundinnen und Kunden in Spanien zu digitalisieren und ihnen den Umstieg auf papierlose Prozesse zu erleichtern. Dieses konforme Verfahren wird auch als digitalisierter Papierbeleg (Digitised Paper Receipt, DPR) bezeichnet. Um mehr über unseren Digitalisierungsprozess in Spanien zu erfahren, lesen Sie hier weiter.

Wichtig: Ein Papierdokument kann nur dann als konformes spanisches digitalisiertes Dokument zertifiziert werden, wenn es mit der Kamera in der mobilen Spendesk-App erfasst wird. Dokumente, die aus der Kamerarolle, aus Dateien oder über die Desktop-Version hochgeladen werden, werden nicht zur Zertifizierung als DPR eingereicht. Wenn Sie eine dieser Upload-Methoden verwenden, bewahren Sie den ursprünglichen Papierbeleg auf.

Falls die Digitalisierung fehlschlägt, folgen Sie der Aufforderung in der Spendesk-App und nehmen Sie ein weiteres Foto auf. Bewahren Sie den Papierbeleg auf, bis das Dokument erfolgreich digitalisiert wurde.

Diese Funktion ist für alle Kundinnen und Kunden in Spanien verfügbar, muss jedoch aktiviert werden.

Bitte wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson im Kundenbetreuungsteam oder kontaktieren Sie support@spendesk.com, um die Funktion aktivieren zu lassen.