Chez Spendesk, notre mission est de supprimer les frictions liées aux dépenses professionnelles et de vous donner l'autonomie de payer ce dont vous avez besoin. Mais un grand pouvoir implique de grandes responsabilités : vous devez fournir des justificatifs et des explications pour chaque achat. C'est une obligation légale.
Notre fonctionnalité Play by the Rules vous aide à suivre les justificatifs à joindre et à adopter de bonnes habitudes en les fournissant régulièrement. Mais si vous ne respectez pas les règles, vous pouvez perdre l'accès à votre carte physique et ne plus pouvoir demander de nouvelles cartes virtuelles. Pas d'inquiétude : vous pouvez toujours vous débloquer en fournissant les justificatifs et les informations requises.
Les cartes virtuelles que vous détenez déjà, y compris les cartes d'abonnement liées à des services continus, continuent de fonctionner : les services essentiels ne sont donc pas interrompus.
Comprendre vos règles
En tant que Demandeur, rendez-vous à droite de la page d'accueil / du tableau de bord Demandeur et cherchez Vos règles -> En savoir plus.
Lisez attentivement le nombre de justificatifs en retard que vous pouvez avoir avant d'être bloqué.
À titre d'information, un justificatif invalide peut compter comme un justificatif en retard dans les « règles », mais un justificatif marqué comme « impossible à fournir » n'est pas compté comme en retard.
Gérer vos justificatifs en cas d’indisponibilité temporaire
Si vous prévoyez d'être indisponible pour envoyer vos justificatifs :
Déléguez l'envoi des justificatifs : confiez cette tâche à une personne de confiance.
Utilisez l'option « Impossible à fournir » : déclarez les justificatifs manquants et signez l'attestation requise.
Ajustez les délais pour les paiements récurrents : activez les options d'envoi différé en fonction des pratiques du fournisseur.
Le moyen le plus rapide de vous débloquer lorsque vous ne respectez pas les règles est de déposer les justificatifs / informations requises.
Si vous pensez que votre statut est incorrect, contactez Spendesk.
Comprendre votre tableau de bord
Votre tableau de bord affiche l'état de vos justificatifs en attente et les informations de dépense. Son affichage varie selon le statut des justificatifs (manquant, fourni ou en retard).
Si vous dépassez la limite, votre carte physique est bloquée et vous ne pouvez plus demander de nouvelles cartes virtuelles à usage unique, d'abonnement ou multi-usage. Les cartes virtuelles que vous détenez déjà, y compris les cartes d'abonnement pour des paiements récurrents, restent actives : les services essentiels ne sont donc pas interrompus.
Vous pouvez vous débloquer en déposant les justificatifs en retard et les informations requises.
Débloquer votre compte
Si vous ne respectez pas les règles et que vous êtes bloqué, vous pouvez vous débloquer en :
Fournissant les justificatifs et toutes les informations requises : rendez-vous sur le ou les paiements et déposez les informations demandées dès que possible.
Déclarant votre justificatif comme « impossible à fournir » : vous pouvez le faire sur le paiement et devrez signer une déclaration de perte de justificatif, juridiquement contraignante.
Déléguant l'envoi à une personne de confiance si vous êtes indisponible.
Comprendre les changements apportés à vos règles de contrôle
Si vos règles sont modifiées par votre équipe Finance, vous recevrez un e-mail comme celui-ci :
Important : si des informations manquaient avant le changement de règles, les nouvelles règles s'appliquent uniquement aux justificatifs et informations des paiements effectués après le changement. Par exemple, imaginons que les anciennes règles autorisent 4 paiements sans justificatif et que vous avez 3 justificatifs en retard. Si votre équipe Finance abaisse la limite à 3 paiements en retard, votre compte ne sera pas suspendu. En revanche, si vous atteignez 7 paiements sans justificatif, il le sera : il vous suffit alors de déposer un justificatif pour vous débloquer !