Visibilité sur les Budgets (modérateurs, onglet Demandes)
En tant qu'approbateur, vous verrez l'impact d'une demande sur le budget total (uniquement si vous êtes également Propriétaire ou Copropriétaire d'un centre de coûts, ou Propriétaire du compte). Vous pouvez vérifier les détails du budget si nécessaire avant de valider ou non une demande.
🚨 Rappel: les modérateurs voient l'impact sur le budget depuis l'onglet Demandes, avant d'approuver. Cependant, le budget n'est impacté (engagé) que lorsque la demande est approuvée. 🚨
👩🏻💻 Lorsque la demande est faite, elle est engagée sur le budget en TTC (car la TVA n'a pas encore été déclarée) mais dès que le montant de la TVA est connu, nous le déduisons du montant total et l'affichons hors taxes dans l'onglet Budgets.
Afficher plus de détails sur un budget
Cliquez sur le budget que vous souhaitez vérifier dans Paramètres > Budgets.
Consultez les montants utilisés, engagés et disponibles.
Un montant utilisé est un paiement qui a eu lieu ou un paiement qui aura lieu prochainement (validé par les équipes Finance - contrôleurs). Une fois qu'une dépense est considérée comme utilisée, nous sommes sûrs à 100% qu'elle a un impact sur le budget.
Un montant engagé provient d'une demande de dépense approuvée par les responsables opérationnels. Nous sommes proches d'être sûrs que cela aura un impact sur le budget, nous la considérons comme engagée sur le budget.
Le montant disponible est le montant qui n'a pas été engagé ou utilisé sur le budget.
Quand considère-t-on une demande comme utilisée?
Cartes
Nous considérons qu'une carte à achat unique est engagée dans le budget lorsqu'elle est approuvée par les modérateurs et utilisée dans le budget lorsque le paiement est effectué.
Nous considérons qu'une carte virtuelle récurrente est engagée dans le budget lorsqu'elle est approuvée par les modérateurs et utilisée dans le budget lorsque le paiement est effectué.
Nous considérons qu'une carte physique est utilisée dans le budget lorsque le paiement est effectué.
➡️ La date à prendre en compte est celle de l'autorisation de paiement par carte.
Notes de frais
Nous considérons qu'une note de frais est engagée dans le budget lorsqu'elle est approuvée par les modérateurs et utilisée dans le budget lorsqu'elle est validée par les équipes financières.
➡️ La date de répercussion sur les budgets est la date de paiement de la note de frais.
Factures et bons de commande
Nous considérons une facture avec bon de commande comme engagée dans le budget lorsque le bon de commande est approuvé par les modérateurs et utilisée dans le budget lorsque la facture est validée par les équipes finance (contrôleurs) dans Factures - Vérifier.
Nous considérons qu'une facture sans bon de commande est engagée dans le budget lorsque la facture est approuvée par les modérateurs et utilisée dans le budget lorsque la facture est validée par les équipes financières (contrôleurs) dans Factures - Vérifier.
➡️ La date de répercussion sur les budgets est la date de début et la date de fin (s'étale proportionnellement en fonction du montant entre les 2 dates) en cas de bon de commande, la date est celle de la période d’allocation.
Budget supérieur au budget prévu
Si le budget est dépassé, vous obtiendrez un message d'avertissement sur la page Budgets.
Si vous cliquez sur le signe 'warning' (ici plus haut, indiquant 107%), vous pouvez voir tous les paiements liés à ce budget, regroupés par type de dépense.
S'il y a une erreur de centre de coût sur l'un des paiements, vous pouvez aller sur la page Paiements et modifier le centre de coût du paiement ou de la dépense.