Eine Genehmigungsrichtlinie ermöglicht es Ihnen, zu steuern, wie viel in einer Transaktion oder in einem Monat ausgeben, ohne eine Genehmigung einholen zu müssen. Sowohl Admins als auch Kontoinhaber*innen können diese Richtlinien einrichten.
Wichtig: Genehmigungsrichtlinien gelten nur für die ausgewählten Zahlungsmethoden.
So richten Sie Genehmigungsrichtlinien ein
Sie können Genehmigungsrichtlinien auf zwei Arten einrichten:
Eine Richtlinie für ein Mitglied einrichten
Gehen Sie zu Einstellungen > Organisation > Mitglieder und wählen Sie ein Mitglied aus.
Klicken Sie auf Profil bearbeiten und navigieren Sie zum Abschnitt Richtlinie.
Wählen Sie die entsprechende Richtlinie aus dem Dropdown-Menü oder erstellen Sie eine benutzerdefinierte Richtlinie:
Immer: Alle Ausgaben müssen genehmigt werden, unabhängig von der Zahlungsmethode oder dem Betrag.
Manchmal: Passen Sie die Genehmigungsbedingungen an:
Definieren Sie Höchstbeträge pro Transaktion und Monat.
Wählen Sie die Zahlungsmethoden, für die diese Regel gilt.
Nie: Ausgaben erfordern keine Genehmigung, unabhängig von der Zahlungsmethode oder dem Betrag.
Mehr Autonomie gewähren?
Um mehr Flexibilität zu bieten, setzen Sie höhere Ausgabenlimits pro Transaktion oder Monat.
Hinweis:
Für Kartenanfragen in einer anderen Währung gelten die gleichen Bedingungen wie oben:
2,99 % Umrechnungsgebühr.
Ein zusätzlicher 5 %-Puffer für Wechselkursschwankungen.
Eine Richtlinie für mehrere Mitglieder einrichten
Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmensregeln > Genehmigungsrichtlinien.
Wählen Sie einen Namen für die Richtlinie und eine der drei Optionen aus:
Immer: Alle Ausgaben müssen genehmigt werden, unabhängig von der Zahlungsmethode oder dem Betrag.
Manchmal: Passen Sie die Genehmigungsbedingungen an:
Definieren Sie Höchstbeträge pro Transaktion und Monat.
Wählen Sie die Zahlungsmethoden, für die diese Regel gilt.
Nie: Ausgaben erfordern keine Genehmigung, unabhängig von der Zahlungsmethode oder dem Betrag.
Fügen Sie Mitglieder direkt zu dieser Richtlinie hinzu, wenn Sie bereits wissen, wer ihr folgen soll.
💡 Hinweis:
Wenn eine Nutzerin eine Karte in einer anderen Währung beantragt, gelten folgende Gebühren:
2,99 % Umrechnungsgebühr.
Ein zusätzlicher 5 %-Puffer für Wechselkursschwankungen.
Dies bedeutet, dass einige Anfragen je nach Wechselkurs genehmigt werden müssen, andere jedoch nicht.
Ausgabenrichtlinien für Genehmiger*innen:
Wenn die Ausgabenrichtlinie einesr Genehmigersin eine Selbstgenehmigung erlaubt, werden ihre Anfragen automatisch genehmigt.
Wenn die Richtlinie eine Genehmigung erfordert, folgen die Anfragen dem Genehmigungsfluss:
Der/die nächste Genehmiger*in im Kostenstelle genehmigt die Anfrage.
Wenn er/sie der/die Letzte in der Kette ist, wird die Anfrage an den/die Kontoinhaber*in weitergeleitet.
Besonderer Fall:
Stellen Sie sich vor, eine Nutzerin gehört zu einem Genehmigungsfluss, in dem er/sie Anfragen zwischen 0 und 300 Euro genehmigen kann. Seine/ihre Richtlinie besagt jedoch, dass seine/ihre eigenen Ausgaben genehmigt werden müssen. Wenn dieser/diese Nutzerin eine Anfrage über 200 Euro stellt, muss diese vom/zur nächsten Genehmigerin in der Kette genehmigt werden. Die Anfrage wird nicht selbst genehmigt.
Häufig gestellte Fragen
F: Wer kann Genehmigungsrichtlinien einrichten?
A: Genehmigungsrichtlinien können von Admins und Kontoinhaber*innen (AOs) eingerichtet werden.
F: Was passiert, wenn eine Nutzerin Genehmiger*in ist und eine Richtlinie hat, die eine Genehmigung erfordert?
A: Ihre Anfragen werden nicht selbst genehmigt. Stattdessen folgen sie dem Genehmigungsfluss bis zum/zur nächsten Genehmigerin oder zum/zur **Kontoinhaberin**.
F: Wie wirken sich Wechselkursschwankungen auf Genehmigungsrichtlinien aus?
A: Anfragen in einer anderen Währung unterliegen einer 2,99 %-Umrechnungsgebühr und einem zusätzlichen 5 %-Puffer für Schwankungen.