Wer kann Rechnungen prüfen?
Nur Controller und Kontoinhaber können Rechnungen prüfen.
Rechnungen prüfen
Überprüfen Sie die Informationen und markieren Sie eine Rechnung als geprüft
Navigieren Sie zum Reiter Rechnungen und klicken Sie auf den Unterreiter Prüfen. Die Liste der zu prüfenden Rechnungen wird angezeigt, und Sie können deren Informationen überprüfen.
Falls nötig, können Sie im Reiter Prüfen einen neuen Lieferanten anlegen. Klicken Sie auf Lieferant und füllen Sie die Informationen zum Lieferanten aus (Rechtsname, Adresse, Bankdaten…). Vergessen Sie nicht, zu speichern! Beim nächsten Mal müssen Sie die Bankdaten dieses Lieferanten nicht erneut einreichen. 😊
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Validieren.
Alternativ können Sie auch Ablehnen auswählen, falls erforderlich. Die Rechnung geht zurück zum Reiter Anfragen und wird vollständig abgelehnt. Der Anfragende muss sie erneut einreichen, und sie kann nicht bearbeitet werden.
Sobald Ihre Rechnung als geprüft markiert ist, können Sie den Gesamtbetrag nicht mehr bearbeiten. Sie können nur die geplanten Zahlungen, die Beschreibung, die Rechnungsdetails und die analytischen Informationen bearbeiten. Die restlichen Informationen müssen direkt in Ihrer Buchhaltungssoftware bearbeitet werden.
Zahlungsreferenz hinzufügen
Von Rechnungen > Prüfen aus können Controller nun eine Zahlungsreferenz für den Lieferanten eingeben. Dies ist nur für EUR-Wallets bei EUR-Zahlungen verfügbar. Diese Referenz wird sowohl in den XML-Dateien (im Tag <CdtrRefInf>) als auch in den Überweisungen aus der Wallet enthalten sein.
Standardmäßig wird das Feld mit der Rechnungsnummer ausgefüllt. Wenn die Controller es bearbeiten, können sie einen Text von bis zu 18 Zeichen eingeben. Wenn sie ohne Wert speichern, bleibt das Feld leer.
Mehrere Zahlungsdaten und -beträge für eine Rechnung festlegen
Navigieren Sie zum Reiter Rechnungen,
Unter dem Reiter Prüfen wählen Sie die entsprechende Rechnung aus,
Im zentralen Bereich, unter dem Bereich Zahlungsplan, suchen Sie nach der kleinen Linie Neuen Zahlungstermin planen.
Sie sollten in der Lage sein, die Daten und Beträge für Ihre Rechnungen festzulegen.
Sobald die Rechnungen Ihres Teams geprüft und geplant sind, können Sie sie bezahlen.
Sonderfall: Rechnungen, die per Lastschrift bezahlt werden
Zahlungsmethodenfeld
Wir haben ein spezielles Feld für die Zahlungsmethode im Prüfschritt hinzugefügt, damit der Controller auswählen kann, ob die Rechnung per Überweisung oder per Lastschrift vom Bankkonto bezahlt wird.
Wenn sie die Zahlungsmethode Lastschrift auswählen und validieren, überspringt die Rechnung den Zahlungsschritt, und die Rechnungen werden direkt als bezahlt markiert.
Welchen Nutzen bringt das?
Die bessere Handhabung von wiederkehrenden Rechnungen, die per Lastschrift bezahlt werden, ermöglicht:
die Zentralisierung und Nutzung der All-in-One-Plattform,
die Verwendung unserer Budget-Funktion, da alle Arten von Ausgaben berücksichtigt werden müssen,
die Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit für Kunden, die früher mit Workarounds zu kämpfen hatten.
Zur Erinnerung: Lastschriften werden für wiederkehrende Zahlungen verwendet. Sie ermächtigen einen Dritten (hier einen Lieferanten), Zahlungen vom Bankkonto unserer Kunden einzuziehen, wenn diese fällig sind.
Dies ändert nichts an der Art und Weise, wie diese Rechnungen tatsächlich bezahlt werden. Die Zahlungen erfolgen weiterhin per Lastschrift vom Bankkonto Ihres Unternehmens: Der Lieferant wird weiterhin Gelder vom Bankkonto Ihres Unternehmens einziehen.