Después de realizar un pago, necesitarás subir un recibo para que el equipo de Finanzas pueda controlar tus gastos.
Ten en cuenta que Spendesk no genera recibos ni para ti ni para el comerciante.
El tamaño máximo permitido para un recibo es de 10 MB. Si es necesario, puedes utilizar un conversor en línea para comprimir el archivo.
Aplicación móvil de Spendesk
Para agregar un recibo a través de la aplicación móvil de Spendesk:
Abre el pago y toma una foto clara del recibo, asegurándote de que toda la información relevante sea visible.
Haz clic en la transacción para actualizar los detalles, como el nombre del proveedor, la descripción de la compra, el código analítico (si está activado) y el equipo.
Haz clic en Agregar recibo para adjuntar tu recibo:
Toca en "Tomar foto" para capturar una foto directamente desde la aplicación.
Toca en "Elegir desde la galería" para seleccionar un recibo que ya hayas descargado en tu teléfono.
Una vez que se adjunte el recibo, verás una miniatura de la imagen. Haz clic en Guardar.
Cuando toda la información requerida haya sido completada, la transacción se moverá de la pestaña Inicio a la pestaña Pagos, donde aparecerán todos tus pagos (virtuales y físicos). Si la información está incompleta, el pago permanecerá en la pestaña > Mis tareas.
Versión de escritorio (Arrastrar y soltar)
Inicia sesión en tu cuenta de Spendesk.
Ve a la pestaña Pagos y selecciona el pago que necesitas actualizar. Puedes utilizar filtros para encontrar fácilmente pagos antiguos o aquellos entre muchas transacciones.
Arrastra y suelta el archivo del recibo en la transacción.
Envío por correo electrónico (utilizando Marvin, nuestro robot contable)
También puedes enviar tus recibos por correo electrónico a Marvin, nuestro robot contable.
Para enviar tu recibo a Spendesk a través de Marvin, envía el recibo en PDF a la dirección de correo electrónico específica de tu empresa. Esta dirección sigue el formato: receipts+{yourcompanyid}@spendesk.com.
Para encontrar la dirección de correo electrónico dedicada de Marvin:
Ve a la pestaña Pagos.
Abre la transacción correspondiente.
Haz clic en "O envía tus recibos por correo electrónico" debajo de la descripción de la transacción.
Se abrirá una ventana emergente que mostrará tu dirección de correo electrónico única. Esta dirección puede ser utilizada por cualquier persona en tu empresa para enviar recibos en nombre de otros.
Una vez que el recibo se vincule correctamente a la transacción, recibirás un correo electrónico de confirmación. Si la vinculación falla, también recibirás una notificación.
Importante: Asegúrate de que el recibo esté adjunto al pago correcto. Una vez que el recibo haya sido procesado por el equipo de Finanzas, no podrá ser editado.
Nota: Es importante que tu proveedor envíe solo un recibo por correo electrónico. Si se envían varios recibos en un solo correo, esto puede causar retrasos, ya que los recibos se almacenarán durante varios días y podría producirse un error si se realiza otro pago por el mismo monto.
¿Qué hacer si no puedes proporcionar un recibo?
Si el comerciante no te proporciona un recibo o lo pierdes, aún necesitas reportar la transacción en Spendesk. Haz clic en el enlace "No puedo proporcionar un recibo" en los detalles del pago y selecciona el motivo correspondiente.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué hacer si el recibo no se adjunta correctamente?
Asegúrate de que el tamaño del archivo esté por debajo de 10 MB y de que la imagen esté clara. Si sigues teniendo problemas, prueba a comprimir el archivo o contacta con support@spendesk.com para obtener ayuda.
2. ¿Puedo adjuntar varios recibos a un pago?
No, solo puedes adjuntar un recibo por pago. Si se envían varios recibos juntos, puede haber problemas con la correspondencia del pago.
3. ¿Cómo sé si mi recibo se ha adjuntado correctamente?
Una vez que el recibo se haya vinculado correctamente, aparecerá una miniatura en la transacción. Además, recibirás un correo electrónico de confirmación de Marvin.
4. ¿Qué puedo hacer si necesito corregir un error después de haber enviado el recibo?
Una vez que el recibo haya sido procesado por el equipo de Finanzas, no se podrá editar. Asegúrate de que toda la información esté correcta antes de enviar el recibo.