Antes de empezar
Puedes añadir tus cuentas por pagar directamente en Spendesk 💪.
Tienes dos formas de hacerlo:
o bien añades las cuentas por pagar cuando compruebas las facturas de tus proveedores (a través de Facturas > Revisar),
o puedes introducirlas una a una yendo a Facturas > Revisar.
Nota: no puedes exportar tu diario de compras sin haber rellenado el campo de cuentas por pagar. Esto evita exportar diarios con celdas vacías. Sin embargo, puedes configurar un campo por defecto en los Ajustes de tu pestaña de Contabilidad.
Si tienes muchas cuentas que cargar, ponte en contacto con tu CSM para que puedas importarlas de forma masiva gracias a una plantilla compartida contigo.
Añade tus cuentas por pagar en Spendesk
Como se ha mencionado, hay 2 maneras de añadir una cuenta por pagar en Spendesk.
Ya has enviado tu factura pero el proveedor aún no está creado o necesita ser actualizado:
Dirígete a Facturas > Revisar.
Haz clic en tu factura y luego en "..." junto al nombre del proveedor. Elige una opción (ver información o cambiar el nombre del proveedor).
Actualiza el formulario con los datos bancarios y la cuenta por pagar.
Guarda! Reutilizaremos esta información la próxima vez que tengamos que pagar una factura de este proveedor.
Es un proveedor nuevo y no has cargado ninguna factura hasta ahora:
Ve a Ajustes > Cuentas por pagar.
Haz clic en el botón "Crear un nuevo proveedor".
Completa el formulario y añade tu cuenta por pagar.
Cuando envíes una factura de este proveedor, utilizaremos estos datos bancarios y esta cuenta por pagar.
También puedes crear un proveedor desde Facturas > revisar. Completa al menos el país y luego haz clic en Crear antes de confirmar la factura.
Estas cuentas por pagar aparecerán entonces en su diario de compras de Spendesk y le permitirán contabilizar las facturas con toda la información contable que necesite.
Descargar facturas a pagar
Para contabilizar tus facturas, primero tienes que revisarlas (Facturas > Revisar).
Una vez revisadas, pasan a la pestaña Facturas > Pagar. No es necesario "marcarlas como pagadas" para descargar una lista de facturas por pagar.
Marca la casilla blanca junto a cada factura y luego haz clic al final de la página en el enlace "descargar tus facturas".
El archivo contiene la lista de facturas que tiene "pendientes de pago".
Paga tus facturas como de costumbre
Cuando estés satisfecho de marcar estas facturas como pagadas, vuelve a Facturas > Pagar y reembolsa a tus proveedores utilizando Spendesk, o recupera el archivo XML SEPA o el archivo de recapitulación CSV. El primer método generará una transferencia bancaria, pero si eliges recapitulaciones XML o CSV, se requiere una acción manual en la cuenta bancaria de tu empresa.
Estas facturas de proveedores se encuentran ahora en Pagos > Todos y Pagos > Preparar, mostradas por su fecha de pago programada.
Prepara y exporta tus pagos
Al comienzo del mes, ¡es hora de preparar el cierre del mes pasado!
Dirígete a Pagos > Preparar, añade información contable a cada pago y márcalo como listo.
Una vez hecho esto, dirígete a Pagos > Exportar, y elige el periodo que quieres cubrir. Haz clic en el botón Exportar.