Buenas noticias para tu equipo de Finanzas 👏🏻 🤩 !
Desde 2021, el proceso de exportación mensual incluye ahora la contabilización de las cuentas por pagar y no solo de los pagos. Además, ¡el diario de compras de Spendesk ahora hace un seguimiento de las deudas y las compras!
Prepara tus cuentas por pagar antes de exportar
¿Qué hay de nuevo?
Ve a "Contabilidad > Preparar" para ver nuestra nueva pestaña y sus cambios.
1. Contabilización de las cuentas por pagar (y no sólo de los pagos)
Nuestra interfaz anterior se basaba en la exportación de los pagos. Hoy, la interfaz muestra los pagos y las cuentas por pagar. En resumen, ahora puedes contabilizar las solicitudes de gastos y los pagos de facturas antes del pago real: el proceso de contabilización y el proceso de pago son ahora dos procesos diferentes en Spendesk.
Flujo para solicitudes de reembolso de gastos:
Una vez aprobadas en "Solicitudes" y validadas en "Solicitudes de reembolso> Revisión", su cuenta por pagar estará disponible tanto en "Contabilidad> Preparar" como en "Solicitudes de reembolso> Programar reembolso".
Flujo de facturas:
Una vez aprobadas en "Solicitudes" y validadas en "Facturas> Revisar", su cuenta por pagar estará disponible tanto en "Contabilidad> Preparar" como en "Facturas> Revisar".
Por lo tanto, los gastos se muestran en las fechas siguientes:
Las compras con tarjeta Spendesk se muestran según la fecha en que el empleado realizó el gasto (el día en que el usuario pagó con su tarjeta física o tarjeta virtual).
Los informes de gastos también se muestran según la fecha en la que el empleado realizó el gasto (fecha del recibo).
Las compras por factura de proveedor se visualizan según la fecha de emisión de la factura (fecha de emisión).
2. Asignación de varias cuentas de gastos y de IVA
Ahora puedes dividir las cuentas por pagar entre diferentes cuentas de gastos y de IVA. Basta con seleccionar la opción correspondiente en la pestaña de "Contabilidad> Preparar".
Después de seleccionar tus cuentas, encontrarás una casilla de verificación que suma los importes netos de tu división en cuentas de gastos e IVA. Spendesk comprueba que el importe bruto es igual al importe bruto de las cuentas por pagar. En caso de que los dos importes brutos no coincidan, Spendesk va a mostrar un mensaje de advertencia.
3. Potente edición masiva de códigos contables en la pestaña Preparar
Ahora puede editar en bloque los campos de las cuentas por pagar (descripción, cuentas de gastos).
Selecciona los pagos que requieren una edición (puedes utilizar filtros para encontrarlos fácilmente) y haz clic en Editar.
Antes de guardar los cambios, la interfaz te pide que los confirmes, ¡evitando así errores manuales!
4. Categorización automática - sólo en algunos planes de facturación
Una potente función llamada "Autocat" está disponible para ayudarte a ahorrar tiempo durante el cierre. En efecto, puedes crear reglas "Proveedor = cuenta de gastos" para que el campo "cuenta de gastos" se rellene automáticamente. ¡Estas reglas afectan ahora a todos los tipos de gastos (tarjetas, facturas de proveedores y solicitudes de gastos)!
5. Información sobre errores
Ahora mostramos mensajes de error claros por cuenta por pagar con un resaltado claro de las cuentas por pagar en la lista.
Exporta tus cuentas por pagar
Una vez que tus cuentas por pagar/pagos han sido marcados como listos para exportar en Prepare,
Ve a 'Contabilidad > Exportar'.
Selecciona el Periodo de exportación
Marca el contenido de la exportación que te gustaría tener
Elija una opción entre las 2 opciones de exportación
Recibirás un archivo ZIP (vía Email y a través de un mensaje verde en la esquina inferior izquierda de la página) con el diario de compras y el diario bancario del periodo seleccionado.