Así es como Spendesk puede ayudarte a gestionar las solicitudes de reembolso de gastos:
Los dueños de cuentas o Controladores (Finanzas) revisan y validan las solicitudes de reembolso de gastos en Solicitudes de reembolso > Revisar.
A partir de esa validación, se pueden preparar, exportar y reembolsar, o reembolsar, preparar y exportar.
Los controladores reembolsan las solicitudes de reembolso de gastos con un archivo XML SEPA, un resumen .csv o directamente desde Spendesk.
Revisa y valida las solicitudes
Cuando un responsable aprueba una solicitud de reembolso de gastos, ésta aparece en la pestaña Solicitudes de reembolso > Revisar. Los equipos de Contabilidad y Finanzas pueden revisar toda la información relacionada antes de reembolsar la solicitud.
Todas las solicitudes de reembolso de gastos aprobadas se encuentran en la pestaña Solicitudes de reembolso > Revisión. Desde esta pestaña, los controladores pueden validar o rechazar fácilmente las solicitudes, e incluso gestionar varias solicitudes de gastos a la vez.
Si una solicitud de reembolso ha sido aprobada por el controlador en Revisión, ya no podrá ser eliminada en Solicitudes.
Reembolsa a tus empleados
Una vez que las solicitudes de reembolso de gastos se marcan como "revisadas", pasan a la pestaña Solicitudes de reembolso > Reembolsar y a la pestaña Contabilidad > Preparar.
Existen 3 formas de reembolsar a tus empleados:
Descargar un archivo XML SEPA y comunicarlo al banco de tu empresa. Tiene que ser la cuenta mencionada durante el proceso de KYB para que el archivo sea procesado, o bien
Exportar un archivo .CSV de recapitulación y generar transferencias manuales desde la cuenta bancaria de tu empresa.
Cuando exportas la lista de solicitudes de gastos a reembolsar por tu banco en Solicitudes de reembolso > Reembolsar, se marcan automáticamente como pagadas en Spendesk. Sin embargo, siempre puede realizar un seguimiento de los gastos que se pagaron anteriormente navegando a la pestaña Historial. Esta pestaña contiene todos los detalles de los gastos reembolsados anteriormente.
Revisa solicitudes de reembolso de gastos
Las solicitudes de reembolso marcadas como revisadas en Solicitudes de reembolso> Revisar aparecen tanto en Solicitudes de reembolso> Pagar como en Contabilidad> Preparar.
Las solicitudes de reembolso aprobadas pueden prepararse en Preparar y exportarse en Exportar. Aparecerán en el diario de compras y en el diario bancario si se han reembolsado a través de Spendesk y sólo en el diario de compras si se han reembolsado mediante un archivo .csv o .xml SEPA.
Las solicitudes de reembolso de gastos se mueven a la sección Contabilidad> Todos los pagos, con el resto de tus pagos de Spendesk.
No dude en ponerse en contacto con su Customer Success Manager para obtener más información sobre nuestra función de solicitud de gastos.