Aprende a configurar tus cuentas por pagar y a preparar tus facturas para la contabilidad.
Paso 1 : Envía y revisa tus facturas
Para contabilizar tus facturas, primero tienes que añadirlas a Spendesk (utilizando un perfil de solicitante), aceptar la solicitud (aprobadores) y revisarlas en Facturas - Revisar (controladores).
Envía una factura en la pestaña Solicitudes > Nueva solicitud > Factura (aprobadores). Espera su aprobación (a menos que no requiera aprobación).
Revísala en Facturas - Revisar. Aquí es donde los Controladores pueden comprobar los campos de la factura como el número de factura, la fecha de emisión, la descripción, el proveedor, los campos personalizados, el importe y editar el calendario de pagos antes de validarla.
Una vez revisadas, las facturas aparecen simultáneamente en las pestañas Facturas > Pagar y Contabilidad > Preparar.
Una factura no se puede eliminar de Solicitudes si se ha marcado como revisada en Facturas > Revisar.
Paso 2 : Prepara y exporta tus facturas
Una vez revisadas en Facturas > Revisar, las facturas son visibles tanto en Facturas > Pagar (para marcarlas como pagadas) como en Contabilidad > Preparar. Esto permite a los Controladores y Propietarios de cuentas contabilizar las cuentas por pagar antes del pago real.
Configura Cuentas por pagar
Consulta nuestro artículo sobre el tema 👁 .
Prepara tu factura
Haz una última comprobación de la información rellenada previamente (ver más arriba) y añada una o varias cuentas de IVA / gastos a los detalles de su factura. 👉🏻 Puedes utilizar filtros (por ejemplo, agrupar por proveedor / tipo / periodo) para facilitar la preparación de tus cuentas por pagar.
Marca tu factura como lista para visualizarla en Contabilidad > Exportar.
Exporta tu factura
Ve a Contabilidad > Exportar y selecciona el periodo contable que deseas exportar.
Si observas que se ha enviado una factura por error a Contabilidad > Exportar, devuelve la factura a Preparar haciendo clic en "Ver". Aquí verás la opción de seleccionar la factura y utilizar la acción Enviar de vuelta a "Preparar".