Una solicitud de orden de compra se utiliza cuando un empleado necesita realizar una compra o una solicitud de pedido en nombre de su empresa. Se trata de una solicitud, a menudo con un presupuesto adjunto, que se utiliza para informar al propietario del centro de coste e iniciar el proceso de compra.

Una vez realizada la solicitud y tras la autorización, se crea una orden de compra. El solicitante envía la confirmación al proveedor, que incluye el número de orden de compra. Tras haber enviado el pedido, el proveedor puede enviar factura por los bienes o servicios a pagar.

El equipo de finanzas utilizará el número de orden de compra para la concordancia tripartita en cuando reciba la factura.

Los propietarios de cuentas y cualquier miembro con rol de solicitante pueden enviar una solicitud de orden de compra en Spendesk.

👉 Como solicitante, ve a Solicitudes para ver tus órdenes de compra pendientes de autorizar.

👉 Los autorizadores pueden encontrar esta solicitud en Solicitudes > Pendientes de autorizar o en Solicitudes > Todas.

Una vez autorizada, podrás encontrar tu orden de compra:

Una orden de compra abierta puede tener los siguientes estados:

Clientes de planes de facturación Scale y superiores pueden incluir artículos en sus ordenes de compra, para que sean más fáciles de leer y no contengan errores, lo que les permite crear formularios de pedido en PDF.

De este modo, se evitan errores en la venta y se facilita a la administración financiera la información que necesita para mejorarla.

El gestor de presupuestos puede explicar los distintos elementos de la gestión de compras para que todo sea correcto.

Puedes crear una prueba de orden de compra en formato PDF haciendo clic en el botón "Crear PDF" al seleccionar una orden de compra. Este PDF considerará el desglose de los artículos. Será visible en todo momento, junto con la cotización y las facturas."

Puedes anular una orden de compra siempre que no se haya adjuntado ninguna factura.

Puedes cerrar una orden de compra siempre que se hayan pagado todas las facturas adjuntas.

➡️ Es posible asignar varias facturas a una orden de compra, pero no varias órdenes de compra a una factura.

Para cerrar una orden de compra, ve a la pestaña Compromisos > "Órdenes de compra" , selecciona la orden de compra que deseas cerrar, desplázate hacia abajo por la página principal y haz clic en el botón para cerrarla. A veces, el botón "Finalizar esta orden de compra" está oculto cuando te desplazas hacia abajo por los detalles de la orden de compra, por lo que tienes que hacerlo por la página principal después de hacer clic en una orden de compra.

Solo es posible cerrar un pedido parcialmente facturado si se han pagado todas las facturas asociadas. Este puede ser el caso cuando el importe de las facturas es inferior al importe de la orden de compra original.