¿Qué es una orden de compra?
Una solicitud de orden de compra se utiliza cuando un empleado necesita realizar una compra o una solicitud de pedido en nombre de su empresa. Se trata de una solicitud, a menudo con un presupuesto adjunto, que se utiliza para informar al propietario del centro de coste e iniciar el proceso de compra.
Una vez realizada la solicitud y tras la autorización, se crea una orden de compra. El solicitante envía la confirmación al proveedor, que incluye el número de orden de compra. Tras haber enviado el pedido, el proveedor puede enviar factura por los bienes o servicios a pagar.
El equipo de finanzas utilizará el número de orden de compra para la concordancia tripartita en cuando reciba la factura.
Enviar una orden de compra
Los propietarios de cuentas y cualquier miembro con rol de solicitante pueden enviar una solicitud de orden de compra en Spendesk.
Haz clic en el botón Nueva solicitud.
Selecciona Realizar una solicitud de compra y, a continuación, Solicitar una orden de compra.
Adjunta tu documento: se admiten archivos .JPG, .PNG y .PDF., puedes subir varios al mismo tiempo. Tamaño máximo: 10 MB.
Una vez hayas rellenado la información requerida y estés listo, haz clic en el botón "Confirmar mi solicitud".
Tu solicitud de orden de compra será validada automáticamente por un autorizador (dependiendo de tu política de autorización, que se explica en la información personal de tu perfil).
¿Dónde encontrar las solicitudes de orden de compra pendientes de autorizar?
👉 Como solicitante, ve a Solicitudes para ver tus órdenes de compra pendientes de autorizar.
👉 Los autorizadores pueden encontrar esta solicitud en Solicitudes > Pendientes de autorizar o en Solicitudes > Todas.
Una vez autorizada, podrás encontrar tu orden de compra:
en la pestaña Órdenes de compra si eres un solicitante.
en la pestaña Compromisos > Órdenes de compra si eres un controlador.
Estado de la orden de compra
¿Cuál es el estado de la orden de compra?
Una orden de compra abierta puede tener los siguientes estados:
Esperando la entrega: si la fecha actual es anterior a la fecha final
Factura atrasada: si la fecha actual es posterior a la fecha final y no hay ninguna factura adjunta a la orden de compra
Facturada parcialmente: se ha adjuntado al menos 1 factura y el importe facturado (suma de las facturas adjuntas a la orden de compra) es inferior al importe de la orden de compra
Facturada: se ha adjuntado al menos 1 factura y el importe facturado (suma de las facturas adjuntas a la orden de compra) es igual al importe de la orden de compra
Sobrefacturada: se ha adjuntado al menos 1 factura y el importe facturado (suma de las facturas adjuntas a la orden de compra) es superior al importe de la orden de compra
Anular una orden de compra
Puedes anular una orden de compra siempre que no se haya adjuntado ninguna factura.
Cerrar una orden de compra
Puedes cerrar una orden de compra siempre que se hayan pagado todas las facturas adjuntas.
➡️ Es posible asignar varias facturas a una orden de compra, pero no varias órdenes de compra a una factura.
Para cerrar una orden de compra, ve a la pestaña Compromisos > "Órdenes de compra" , selecciona la orden de compra que deseas cerrar, desplázate hacia abajo por la página principal y haz clic en el botón para cerrarla. A veces, el botón "Finalizar esta orden de compra" está oculto cuando te desplazas hacia abajo por los detalles de la orden de compra, por lo que tienes que hacerlo por la página principal después de hacer clic en una orden de compra.
Solo es posible cerrar un pedido parcialmente facturado si se han pagado todas las facturas asociadas. Este puede ser el caso cuando el importe de las facturas es inferior al importe de la orden de compra original.