Los flujos de aprobación son una parte integral del control de los gastos y nos ayudan a garantizar que las personas adecuadas revisen cada solicitud de gasto.
En Spendesk, los flujos de aprobación están integrados con los centros de costos y se pueden crear o gestionar desde Configuración > Organización > Centros de costos.
Puedes especificar a los aprobadores adecuados para un centro de costos específico utilizando las siguientes funcionalidades:
Umbrales de monto:
Puedes definir aprobadores en función de umbrales de monto. Por ejemplo:
Aprobador A para cualquier monto inferior a 1000 €.
Aprobadores B y C para cualquier gasto superior a esa cantidad.
Orden de las aprobaciones:
Para cada umbral, puedes decidir si la solicitud debe ser aprobada:
Por cualquiera de los aprobadores.
Por todos los aprobadores (en el orden establecido).
Roles o individuos específicos:
Puedes especificar a los aprobadores de un flujo de las siguientes maneras:
Individuos específicos: Puedes seleccionar a cualquier miembro específico de la empresa en Spendesk para que apruebe una solicitud.
Rol de Manager Directo: Puedes seleccionar el rol de “Manager Directo” como aprobador, lo que garantiza que el manager directo del solicitante apruebe el gasto. Incluso si la persona que desempeña este rol cambia, la solicitud se redirigirá automáticamente al nuevo manager directo.
Rol de Propietario del Centro de Costos: Puedes seleccionar el rol de “Propietario del Centro de Costos” como aprobador, asegurándote de que la persona encargada del centro de costos pueda aprobar la solicitud. Si esta persona cambia, la solicitud se redirigirá automáticamente al nuevo propietario del centro de costos.
Rol de aprobador: Manager Directo
Este rol de aprobador identifica automáticamente al manager directo actual del solicitante y redirige la solicitud de gasto a esta persona para su revisión.
El manager directo de un empleado puede configurarse de dos maneras:
Automática: Utilizando la integración con RR. HH., podemos completar automáticamente el campo de Manager de todos los empleados.
Manual: El Admin puede asignar manualmente un Manager en la sección de Miembros para cualquier empleado. Estos managers tendrán automáticamente el rol de aprobador “Manager Directo”.
Rol de aprobador: Propietario del Centro de Costos
Este rol de aprobador identifica automáticamente al propietario actual del centro de costos asociado al gasto y redirige la solicitud de gasto a esta persona para su revisión.
Este rol se puede configurar eligiendo un propietario al crear o actualizar un centro de costos. Este propietario tendrá automáticamente asignado el rol de aprobador “Propietario del Centro de Costos”.
Flujos de aprobación para escenarios excepcionales
En casos específicos de excepción (por ejemplo, cuando el solicitante también es un aprobador en el flujo de aprobación, o cuando el rol de Manager Directo está configurado como aprobador pero falta la información del manager directo), se sigue la lógica siguiente:
Si ese paso de aprobación es el único en el flujo, la solicitud se envía al Propietario de la Cuenta.
Si ese paso de aprobación es el único en un umbral de aprobación, pero hay otro umbral (de mayor nivel), la solicitud pasa al siguiente umbral más alto para su aprobación.
Si ese paso de aprobación está en un flujo con varios pasos, pero no es el último paso del flujo, ese paso se ignora y la solicitud pasa al siguiente aprobador en el flujo.
Si ese paso de aprobación está en un flujo con varios pasos y es el último paso, la solicitud pasa al siguiente umbral de aprobación.
En todos los demás casos, la solicitud va directamente al Propietario de la Cuenta.
