Modifier un achat après son export vers votre logiciel de comptabilité

Par défaut, les achats ne peuvent plus être modifiés une fois exportés vers votre logiciel de comptabilité. La fonctionnalité « Modifier les achats après exportation » de Spendesk vous permet d'apporter des modifications en toute sécurité par la suite — par exemple, pour corriger un centre de coûts, modifier un champ analytique ou ajouter un reçu manquant.
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Pour : Les Contrôleurs et les Propriétaires de compte, sur tous les plans Spendesk.
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Table des matières

👥 Rôles : Seuls les Contrôleurs et les Propriétaires de compte peuvent configurer ce paramètre et modifier les achats dans Tous les achats.
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Choisissez le niveau de flexibilité souhaité avant d'activer la fonctionnalité.

Pour autoriser la modification de tous les achats exportés, quelle que soit leur ancienneté :

Vous pouvez désormais modifier n'importe quel achat exporté depuis la page Tous les achats.
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Pour autoriser la modification uniquement des achats récents :

Par exemple, si vous définissez une date de verrouillage de 14 jours, tout achat de plus de 14 jours devient verrouillé et ne peut plus être modifié après exportation.
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Vous pouvez également ajouter un reçu ou une facture à un achat déjà exporté, par exemple s'il était manquant au moment de l'export.
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📋 Bonne pratique : La répartition du compte de dépenses et la répartition de TVA d'un achat ne peuvent pas être modifiées directement dans Tous les achats. Cliquez plutôt sur « Renvoyer vers Préparer », puis apportez vos modifications dans Comptabiliser > Préparer.
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⚠️ Avertissement : Sur les intégrations comptables natives, les modifications apportées après le premier export ne se synchronisent pas automatiquement avec votre logiciel de comptabilité. Exportez l'achat au format CSV, ou mettez à jour l'entrée manuellement dans votre logiciel de comptabilité.
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Symptôme : L'icône de modification est grisée sur un achat exporté.
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Cause : « Modifier les achats après exportation » est désactivé, ou l'achat est plus ancien que votre date de verrouillage configurée.
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Résolution : Demandez à un Contrôleur ou à un Propriétaire de compte d'activer la fonctionnalité dans Paramètres > Paramètres de comptabilité, ou d'augmenter/supprimer la date de verrouillage.
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Symptôme : Vous ne pouvez pas modifier le compte de dépenses ou la répartition de TVA sur un achat exporté.
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Cause : Les achats comportant une répartition de TVA ou une répartition analytique ne peuvent pas être modifiés directement dans Tous les achats.
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Résolution : Cliquez sur « Renvoyer vers Préparer » sur l'achat, apportez vos modifications dans Comptabiliser > Préparer, puis exportez à nouveau si nécessaire.
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Symptôme : Vous ne pouvez pas supprimer un reçu ou une facture d'un achat exporté.
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Cause : « Modifier les achats après exportation » vous permet d'ajouter un reçu ou une facture à un achat exporté, mais ne permet pas de supprimer un fichier déjà existant.
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Résolution : Il s'agit d'un comportement normal. Si le fichier joint est incorrect, contactez le support Spendesk pour obtenir de l'aide afin de le corriger.
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Symptôme : Vos modifications n'apparaissent pas dans votre logiciel de comptabilité après une réexportation.
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Cause : Les intégrations comptables natives ne prennent en charge qu'un seul export par achat.
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Résolution : Téléchargez l'achat mis à jour au format CSV depuis la page Tous les achats, ou mettez à jour l'entrée manuellement dans votre logiciel de comptabilité.
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💡 Astuce : Si vous avez besoin de modifier un seul achat, activez la fonctionnalité, effectuez votre modification, puis désactivez-la à nouveau pour garder le reste de vos achats exportés verrouillés.
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Que dois-je faire si je souhaite modifier un seul achat ?

Activez « Modifier les achats après exportation », effectuez la modification nécessaire, puis désactivez à nouveau la fonctionnalité pour que le reste de vos achats exportés reste verrouillé.
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Qui peut configurer le paramètre « Modifier les achats après exportation » ?

Tout Contrôleur ou Propriétaire de compte de votre entreprise peut configurer ce paramètre.
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Qui peut modifier les achats après exportation ?

Tout Contrôleur ou Propriétaire de compte peut modifier les achats dans Tous les achats, une fois la fonctionnalité activée.
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Puis-je ajouter un reçu ou une facture à un achat après son export ?

Oui. Vous pouvez ajouter un reçu ou une facture manquant à un achat déjà exporté. Vous ne pouvez pas supprimer un reçu ou une facture existant une fois qu'il est joint.
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Pourquoi la colonne « modifié par » est-elle vide dans le téléchargement de l'historique des modifications d'un achat ?

Avant le lancement de cette fonctionnalité en novembre 2024, Spendesk ne suivait l'auteur des modifications que pour un nombre limité d'actions ; vous pouvez donc voir une valeur vide pour les modifications plus anciennes.
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Pourquoi le fichier CSV de l'historique des modifications d'un achat affiche-t-il plusieurs lignes pour certaines versions ?

Certaines versions d'un achat comportent plusieurs lignes lorsqu'il y a une répartition de TVA ou une répartition analytique.