Accédez à l’onglet Préparer
Allez dans l’onglet Comptabiliser > Préparer pour examiner, modifier et valider vos paiements et dettes. Cela inclut l’ajout des détails de TVA, l’affectation des comptes de dépenses, la vérification des fournisseurs et d’autres informations nécessaires.
Vérifiez les reçus
Assurez-vous que tous les reçus sont présents et valides.
Reçus manquants :
Envoyez un rappel au demandeur via Slack ou par e-mail.
Vous pouvez également télécharger le reçu vous-même.
Guide de statut des reçus :
Vert : Le reçu est valide.
Orange : Le reçu est invalide.
Rouge : Le reçu est manquant.
Gris : Le reçu est déclaré perdu.
Bleu : Le reçu est manquant mais pas en retard.
Examinez les informations de paiement
Lors de la vérification d’un paiement, vérifiez et mettez à jour les éléments suivants si nécessaire :
Informations sur le fournisseur
Taux de taxe
Type de paiement
Comptes de dépenses
Si un paiement ne comprend pas de TVA, sélectionnez Exonéré.
Remplir les champs TVA et comptes de dépenses est obligatoire, sauf si vous effectuez la comptabilité en dehors de Spendesk ou utilisez un compte de substitution ("dummy").
Une fois tout vérifié, cliquez sur le bouton Marquer comme prêt pour déplacer le paiement vers l’onglet Exporter.
Une erreur ?
Si vous avez validé un paiement trop rapidement, vous pouvez le corriger :
Accédez à l’onglet Exporter et sélectionnez Afficher.
Cliquez sur le paiement et utilisez le bouton Renvoyer à Préparer pour effectuer des ajustements.
Utilisez la fonction "Grouper par"
La fonctionnalité Grouper par vous permet de mettre à jour efficacement des paiements similaires en une seule fois. Groupez les paiements par :
Type de dépense
Fournisseur
Compte de dépense
Compte de TVA
Une fois regroupés, sélectionnez les paiements et cliquez sur Modifier les transactions ou Marquer comme prêt.
Notes importantes :
Lors de la modification de plusieurs paiements, les changements s’appliquent à tous les éléments sélectionnés.
Si un paiement réapparaît dans l’onglet Préparer après avoir été marqué comme prêt, cela peut être dû à une mise à jour d’un compte de TVA ou de dépenses. Les paiements non encore exportés reviendront dans l’onglet Préparer pour s’assurer que toutes les mises à jour sont appliquées.