Les Administrateurs et les Propriétaires de comptes peuvent fixer des délais maximums pour ajouter un reçu et des restrictions sur le nombre de reçus tardifs autorisés.

Cela encourage les Demandeurs à fournir des reçus régulièrement.

Les règles peuvent être personnalisées pour répondre à des besoins spécifiques (voir ci-dessous).

Naviguez vers Paramètres > Règlement de l'entreprise > Contrôle sur les reçus.

Vous pouvez choisir d'activer la Règle de Contrôle Standard, qui fixe une limite de 7 jours et autorise un maximum de 5 reçus en retard.

💻 Nous avons présélectionné ces paramètres parce qu'ils se sont avérés efficaces dans plusieurs organisations pour installer de bonnes habitudes sans bloquer l'utilisateur trop souvent, mais vous pouvez toujours les modifier pour les adapter à votre situation 👀 .

Personnalisez la règle selon vos besoins.

Assignez des utilisateurs à la règle pour l'activer.

Depuis votre compte d'Administrateur ou de Propriétaire de compte, accédez à Paramètres > Règlement de l'entreprise > Contrôle sur les reçus.

Créez de nouvelles règles pour contrôler les reçus en retard.

Seuls les nouveaux membres sur cette règle seront notifiés par email.

Pour modifier une règle,

Attention, la modification d'une règle peut entraîner le blocage d'un utilisateur.

Vous pouvez soit modifier la règle par elle-même (nombre de reçus manquants possibles, délai accordé) ou les membres qui y sont rattachés.

Lors de la modification d'une règle, tous les membres sous cette règle recevront une notification par courrier électronique 📩

Vous pouvez attribuer une règle à un membre si nécessaire et la modifier à tout moment.

Les reçus sont codés par couleur en fonction de leur statut, et les utilisateurs peuvent se débloquer en fournissant des reçus en retard.

Vert = reçus fournis.

Bleu = reçus encore dans le délai de téléchargement - l'utilisateur les mettra probablement à jour bientôt.

Orange = reçus non valides.

Rouge = reçus en retard.

Les demandeurs reçoivent des avertissements par e-mail, mobile et/ou Slack s'ils sont sur le point d'être bloqués en raison de reçus tardifs.

Les notifications guident également les utilisateurs pour qu'ils se débloquent eux-mêmes en téléchargeant des reçus.

Les demandeurs peuvent suivre leurs reçus en retard sur la page d'accueil ou dans l'onglet Paiements.

Les contrôleurs et les propriétaires de comptes peuvent utiliser le tableau de bord de la page d'accueil pour suivre les personnes ayant des reçus en retard, ainsi que le tableau de bord de contrôle.

S'ils ont atteint leur limite de reçus en retard, ils perdront l'accès à leurs cartes physiques et virtuelles, ils pourront se débloquer en fournissant les reçus.

Veuillez noter que les cartes d'abonnement existantes continueront à fonctionner.

Vous pourrez distinguer les reçus manquants (qui n'ont pas encore été téléchargés) des reçus en retard (qui dépassent le délai de téléchargement autorisé) grâce à leur couleur.

Un reçu manquant est un reçu qui n'a pas encore été téléchargé sur Spendesk. Dès que le paiement apparaît sur la plateforme, le reçu est considéré comme manquant. Ce n'est pas particulièrement inquiétant car certains reçus peuvent arriver un peu plus tard que la transaction (un ou deux jours après). C'est pourquoi nous avons introduit la notion de "reçu en retard".

Un reçu en retard est un reçu qui n'a pas été téléchargé par l'utilisateur pendant le délai autorisé qui a été initialement fixé. Ainsi, si vous avez fixé un délai de 5 jours pour le téléchargement d'un reçu, un reçu sera en retard le 6ème jour. Cette situation requiert votre attention car elle signifie que l'utilisateur n'a pas respecté les règles. Et s'il atteint le nombre maximum de reçus en retard qui a été fixé, l'utilisateur sera bloqué.

Notez que la règle ne s'applique pas aux cartes d'abonnement afin de ne pas perturber l'utilisation quotidienne des outils.