đ Demandeurs et contrĂŽleurs,
c'est le moment de vous assurer que vous ne tĂ©lĂ©chargerez/comptabiliserez jamais deux fois la mĂȘme dĂ©pense ! đ
à Spendesk, nous comprenons l'importance d'une comptabilité et d'un suivi des dépenses précis. Pour assurer des processus financiers fluides et éviter les entrées en double, nous avons mis en place un systÚme complet de détection des doublons sur les factures et les notes de frais.
Voici comment nous traitons les doublons.
Quand le panneau "Doublon" apparaĂźt-il ?
Le panneau "Doublon" peut apparaĂźtre Ă deux moments :
Pendant le téléchargement d'un fichier : Lorsqu'un utilisateur sélectionne un fichier à télécharger, notre systÚme vérifie les doublons en se basant sur la checksum du fichier. Cette vérification initiale permet d'éviter les doublons dÚs le départ.
âLors de la soumission : Lorsque l'utilisateur clique sur le bouton "Soumettre", notre systĂšme procĂšde Ă une nouvelle vĂ©rification des doublons. Cette fois, il compare les informations fournies dans la demande aux entrĂ©es existantes. Cela inclut les donnĂ©es extraites par OCR (reconnaissance optique de caractĂšres) ou toute modification apportĂ©e par l'utilisateur avant la soumission.
Champs vérifiés pour la détection des doublons
Facture
Les champs suivants sont contrÎlés pour détecter les doublons :
Numéro de facture
ID du fournisseur
Montant
Devise
Date d'échéance
Il est important de noter que notre systĂšme ne prend en compte que les demandes Ă©manant du mĂȘme utilisateur pour la dĂ©tection des doublons. Les demandes Ă©manant d'autres utilisateurs ne dĂ©clencheront pas la dĂ©tection de doublons.
Notes de frais
De mĂȘme, pour les notes de frais, les champs suivants sont examinĂ©s :
ID du fournisseur
Montant
Devise
Date de paiement
Comme pour les factures, seules les demandes Ă©manant du mĂȘme utilisateur sont utilisĂ©es pour dĂ©tecter les doublons dans les notes de frais.
Garantir la précision et l'efficacité
En mettant en Ćuvre la dĂ©tection des doublons Ă plusieurs Ă©tapes et en prenant en compte les champs clĂ©s pour la comparaison, nous visons Ă rationaliser nos processus financiers et Ă minimiser les erreurs causĂ©es par les entrĂ©es en double. Cela permet non seulement d'assurer une comptabilitĂ© prĂ©cise, mais aussi d'amĂ©liorer l'efficacitĂ© et de faire gagner du temps aux demandeurs et aux Ă©quipes financiĂšres.
Si vous avez d'autres questions ou préoccupations concernant nos procédures de traitement des doublons, n'hésitez pas à contacter notre équipe Support par tchat.