Vous avez créé une demande de note de frais (ou un autre type de demande: prenons cependant l'exemple d'une note de frais pour cet article).
➡️ Pour l'instant, vous n'êtes pas notifié(e) de son statut, mais vous pouvez en vérifier le statut sur Spendesk.
Note de frais visible dans "Demandes".
Si la note de frais figure dans les Demandes, elle est soit en attente, soit approuvée, soit refusée.
Si elle est ⏳ en attente : le propriétaire du compte ou le modérateur d'équipe doit l'approuver pour que la dépense soit avancée à l'étape de remboursement.
Si elle est 💪 approuvée : votre propriétaire de compte ou modérateur d'équipe a validé la demande et votre équipe financière est en train d'approuver ou de refuser le remboursement.
Si elle est ❌ refusée : vous pouvez soumettre une nouvelle demande de remboursement avec les bonnes informations, ou contacter votre équipe si vous avez besoin de plus d'informations sur le refus, avant de re-soumettre la demande.
Note de frais visible dans "Paiements".
Si la demande de remboursement apparaît dans les Paiements, cela signifie que votre équipe Finance a marqué la note de frais comme étant remboursée de son côté.
- Si l'historique des paiements mentionne "En dehors de Spendesk", cela signifie que votre entreprise a choisi un remboursement XML SEPA ou un remboursement CSV.
⚡️ Si elle a choisi le remboursement par XML SEPA, votre équipe financière doit partager le fichier XML avec la banque pour s'assurer que vous serez remboursé(e).
⚡️ Si elle a téléchargé un CSV, elle doit effectuer un remboursement manuellement depuis sa banque d'entreprise et vers votre compte.
- Si l'historique des paiements mentionne "Depuis Spendesk", les fonds disponibles de votre entreprise sur Spendesk ont été utilisés pour vous rembourser, il faut généralement moins de 3 jours pour que le montant soit disponible sur votre compte.
😟 Remboursement non reçu
"Ma note de frais est visible dans Paiements mais je n'ai pas reçu de fonds.... Que dois-je faire ? " ❓
Dans ce cas, nous vous conseillons de vérifier avec votre équipe Finance le statut du remboursement de Spendesk de leur côté.
Si la note est marquée comme "remboursée par Spendesk", et que cela fait plus de 6 jours, contactez-nous.
Si elle est marquée comme "remboursée en dehors de Spendesk", vérifiez avec votre équipe Finance si le fichier XML SEPA a été partagé avec la banque / si le virement manuel a été effectué depuis le compte de votre société.