La page Tous les achats vous offre une vue complète et consultable de chaque décaissement (achats par carte, factures, notes de frais, indemnités kilométriques, indemnités journalières, avoirs et remboursements) ainsi que leur statut comptable et de paiement. Utilisez-la pour vérifier les détails d'un décaissement ou télécharger un fichier CSV pour vos rapports.
Pour : les Contrôleurs et les Propriétaires de compte.
Avant de commencer
Requirement | Details |
Rôle | Contrôleur ou propriétaire de compte |
Plan | Disponible sur tous les plans Spendesk |
Configuration | Aucune requise : la page affiche automatiquement les données une fois que les comptes créditeurs existent |
👥 Rôles : Seuls les Contrôleurs et les Propriétaires de compte peuvent consulter et télécharger la page Tous les achats.
Accéder à la page Tous les achats
Accédez à Dépenses > Toutes les dépenses.
Cliquez sur l'onglet Tous les achats.
Filtrer et rechercher des décaissements
Utilisez les filtres et la recherche pour affiner la liste avant de consulter ou d'exporter les données.
You can filter by | Options |
Status du justificatif | Fourni, non fourni, manquant |
Période | Plage de dates personnalisée |
Type de dépense | Achat par carte, facture, note de frais, indemnités kilométriques, indemnités journalières, avoir, remboursement |
Status comptable | À préparer, à exporter, exporté |
État du paiement | À payer, payé, à rembourser, remboursé |
Centre de coûts | Tout centre de coûts configuré |
Vous pouvez également effectuer une recherche par nom de fournisseur ou par description.
💡 Astuce : Combinez plusieurs filtres (par exemple, la période et le type de décaissement) pour isoler rapidement les décaissements dont vous avez besoin pour un rapport spécifique.
Consulter les détails d'un décaissement
Cliquez sur un décaissement dans le tableau pour ouvrir son panneau de détails.
Vérifiez les informations suivantes :
État du paiement et de la comptabilisation (à payer, payé, à rembourser, remboursé / à préparer, à exporter, exporté)
Description
Description de la transaction (transmis par le commerçant)
Reçus
Informations du paiement (équipe, centre de coûts) et détails comptables (comptes fournisseurs, compte de charges, compte de TVA)
Bénéficiaires
Historique du paiement
Les paiements par carte apparaissent sur cette page après règlement. Les notes de frais et les factures apparaissent une fois validées respectivement dans Notes de frais > Vérifier ou Factures > Vérifier.
Pour modifier le centre de coûts ou la ventilation analytique d'un décaissement, cliquez sur l'icône Modifier, puis sur Poursuivre la modification dans Préparer. Vous serez redirigé vers Comptabiliser > Préparer pour effectuer les modifications.
S'il n'est pas modifiable, c'est parce qu'il a déjà été exporté. Vous pouvez modifier temporairement les décaissements déjà exportés dans Paramètres > Informations comptables > Paramètres de comptabilité. Plus de détails ici 🔗.
Télécharger les décaissements pour le reporting
Cochez la case à côté de chaque décaissement que vous souhaitez inclure, ou cochez la case en haut du tableau pour sélectionner Tous les achats correspondant à vos filtres actuels.
Cliquez sur Télécharger la sélection.
Attendez le téléchargement du fichier CSV. Pour les sélections volumineuses, Spendesk génère le fichier en arrière-plan. Vous recevrez un e-mail avec un lien de téléchargement une fois qu'il sera prêt.
Le fichier CSV comprend les colonnes suivantes :
Colonnes | Description |
Référence de paiement | Identifiant unique de la dette à payer |
Date de paiement | Date de création de la dette à payer |
Date comptable | Date retenue pour la comptabilisation |
Payeur | Employé ayant effectué l’achat ou la demande |
Fournisseur | Nom du fournisseur ou du commerçant |
Description | Description de la dette à payer |
Compte de fournisseur | Code de compte fournisseurs attribué |
Nom du compte de charge / Compte de charge | Compte de charges attribué |
Nom du compte de taxe / Compte de taxe | Compte de TVA attribué |
Montant total | Montant brut |
Montant net | Montant hors taxes |
Montant de la taxe | Montant de la TVA |
Devise | Devise de la transaction |
Montant total en devise locale / Devise locale | Montant converti dans la devise de votre entité |
Centre de coûts | Centre de coûts affecté |
Équipe | Équipe affectée (champ hérité) |
Type | Type de paiement |
Numéro de facture | Numéro de facture fournisseur, le cas échéant |
Description de la transaction | Description transmise par le marchand |
Statut de paiement | À payer, payé, à rembourser ou remboursé |
Statut comptable | À préparer, à exporter ou exporté |
Date d'échéance | Date d'échéance du paiement |
Valeurs des champs personnalisés | Tout champ analytique personnalisé configuré pour votre entreprise |
Résultats attendus
Après le téléchargement, vous obtenez un fichier CSV contenant toutes les données au niveau du décaissement nécessaires pour le reporting de trésorerie, le rapprochement ou une analyse personnalisée, que les décaissements aient déjà été exportés vers votre logiciel de comptabilité ou non.
Résolution des problèmes
Symptôme : Vous ne voyez pas l'onglet « Tous les achats », ou vous obtenez une erreur d'accès.
Cause : Seuls les Contrôleurs et les Propriétaires de compte peuvent consulter et télécharger la page « Tous les achats ».
Résolution : Demandez à votre Propriétaire de compte ou à un Contrôleur d'effectuer l'action, ou vérifiez votre rôle dans Paramètres > Équipe > Membres.