Dank dieser Funktion laden oder buchen Sie nie wieder versehentlich dieselbe Ausgabe doppelt! 😇
Bei Spendesk verstehen wir, wie wichtig eine präzise Buchhaltung und ein exaktes Ausgaben-Tracking sind. Um reibungslose Finanzprozesse zu gewährleisten und doppelte Einträge zu vermeiden, haben wir ein umfassendes System zur Erkennung von Duplikaten bei Rechnungen und Ausgabenerstattungsanfragen implementiert.
Wann erscheint das "Duplikat"-Panel?
Das Duplikat-Panel kann in zwei Phasen erscheinen:
Beim Hochladen von Dateien: Wenn Nutzer*innen eine Datei zum Hochladen auswählen, überprüft unser System die Duplikate anhand der Dateiprüfsumme (Checksum). Diese erste Prüfung hilft, doppelte Einträge von Anfang an zu verhindern.
Bei der Einreichung: Beim Klicken auf die Schaltfläche "Einreichen" führt unser System eine weitere Duplikatüberprüfung durch. Dabei werden die in der Anfrage enthaltenen Informationen mit bestehenden Einträgen verglichen, einschließlich der Daten, die über OCR (Optische Zeichenerkennung) extrahiert oder von Nutzer*innen vor der Einreichung bearbeitet wurden.
Nutzer*innen können dann zwischen "Diese Anfrage abbrechen" oder "Meine Ausgabenerstattung trotzdem einreichen" wählen.
Überprüfte Felder zur Duplikaterkennung bei der Einreichung
Rechnungen
Die folgenden Felder werden auf Duplikate überprüft:
Rechnungsnummer
Lieferant*innen-ID
Betrag
Währung
Fälligkeitsdatum
Es ist wichtig zu beachten, dass unser System nur Anfragen von demselben Nutzer oder derselben Nutzerin für die Duplikaterkennung berücksichtigt. Anfragen von anderen Nutzer*innen lösen das Duplikat-Panel nicht aus.
Ausgabenerstattungen
Ähnlich werden die folgenden Felder überprüft:
Lieferant*innen-ID
Betrag
Währung
Ausgabedatum
Wie bei Rechnungen werden auch hier nur Anfragen von demselben Nutzer oder derselben Nutzerin zur Duplikaterkennung herangezogen.
Präzision und Effizienz sicherstellen
Durch die Implementierung der Duplikaterkennung in mehreren Phasen und die Berücksichtigung von Schlüsselfeldern für den Vergleich streben wir an, unsere Finanzprozesse zu optimieren und Fehler durch doppelte Einträge zu minimieren. Dies sorgt nicht nur für eine präzise Buchhaltung, sondern auch für mehr Effizienz und Zeitersparnis für Anfragende und Finanzteams.