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🀚 Wie gehen wir mit Duplikaten auf Spendesk um?
🀚 Wie gehen wir mit Duplikaten auf Spendesk um?

Welche Duplikate werden mit einer Warnung markiert?

Vor über einer Woche aktualisiert

🔈 Antragsteller und Finanzteams... Jetzt ist Ihre Zeit gekommen, sicherzustellen, dass Sie niemals dieselbe Ausgabe zweimal hochladen oder verbuchen! 😇

Duplikate bei Auslagen-Anfragen

Eine "Duplikat"-Warnung wird auf Spendesk angezeigt:

  • Wenn der Antragsteller dieselben Auslagen-Anfrage doppelt einreicht.

  • Wenn der Antragsteller eine Ausglagen-Anfrage einreicht, die ähnlich ist zu einer Zahlung, die sie bereits mit der physischen Spendesk-Karte getätigt haben.

  • Wenn der Antragsteller einen Beleg einreicht, der bereits hochgeladen wurde.

Die verschiedenen Überprüfungen, die unser Tool durchführt, beziehen sich auf:

  • Den Beleg

  • Datum+Betrag+Lieferant

  • Datum+Betrag (falls der Lieferant nicht ausgefüllt oder erkannt wurde)

🔥 Wenn der Antragsteller die Ausgabe einreicht, obwohl sie bereits vorhanden ist, wird der Controller auf dem Antrag darauf hingewiesen.

🔥 Wenn der Antragsteller die Ausgabe einreicht, die ein anderer Benutzer bereits eingereicht hat, wird der Link zum doppelten Antrag angezeigt.

Duplikate Eingangsrechnungen

Als Antragsteller:in möchte ich vermeiden, dieselbe Rechnung mehrmals einzureichen. Als Controller:in möchte ich sicherstellen, dass ich den gleichen Lieferanten nicht zweimal bezahle!

Einreichung einer Anfrage

Wenn Antragsteller eine Rechnung einreichen, die bereits eingereicht wurde (d.h., die der gleiche Beleg oder der gleiche Lieferant + Rechnungsnummer), wird sofort eine Warnung am unteren Rand des Anfragepanels angezeigt und man kann die Rechnung entweder löschen oder sie trotzdem einreichen.

Was überprüfen wir?

Das vom Benutzer hinzugefügte Dokument und die darin enthaltenen Informationen.

Technische Details

Um Duplikate zu erkennen, gibt es zwei Überprüfungen:

  1. Ein Algorithmus namens checksum wird auf die Datei angewendet. Dieser extrahiert einen Wert, der die Anzahl der Bits im Dokument repräsentiert, was bedeutet, dass zwei identische Dokumente die gleiche checksum haben werden. Wenn sie sich jedoch auch nur um ein Bit unterscheiden, ist die Prüfsumme unterschiedlich (weitere Informationen zu checksum finden Sie hier).

  2. Die zweite Überprüfung besteht darin zu prüfen, ob es eine Übereinstimmung bei Lieferant und Rechnungsnummer für bereits eingereichte Rechnungen gibt. Dies hängt von der OCR-Extraktion ab (weil uns die OCR-Extraktion den Lieferanten und die Rechnungsnummer aus der Datei gibt).

Wenn es bei Schritt 1 oder Schritt 2 eine Übereinstimmung gibt, zeigen wir das Panel "Duplikat erkannt" im Entwurf an:

Controller:innen

Wenn ein Controller eine Eingangsrechnung überprüft, die zuvor bereits eingereicht und genehmigt wurde, erhalten sie eine Warnung. Sie können die Eingangsrechnung ablehnen und so eine doppelte Zahlung zu vermeiden.

Hat dies Ihre Frage beantwortet?