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Lieferanten archivieren (Duplikate, Tippfehler...)
Diese Woche aktualisiert

Inhaltsverzeichnis

Kurzer Funktionsüberblick

Mit dieser Funktion können Controller:innen über die Seite "Einstellungen > Kreditorenbuchhaltung" Lieferanten archivieren.

Mit der Funktion zur Archivierung von Lieferanten können Sie stets eine Liste aller relevanten Lieferanten in Spendesk vorfinden und gleichzeitig Folgendes vermeiden:

  • Doppelte Lieferanteneinträge

  • Fehlerhafte Schreibweise von Lieferanteneinträgen

Darüber hinaus können Sie sich einen schnellen Überblick darüber verschaffen, welche Lieferanten aktuell auf der Plattform verfügbar sind (Reiter "Aktuell") und welche Lieferanten archiviert sind (Reiter "Archiviert").

Lieferanten archivieren

  1. Gehen Sie in die Seite "Kreditorenbuchhaltung" und in den Reiter "Aktuell".

  2. Klicken Sie auf eine Kreditoren-/Lieferantenzeile

  3. Klicken Sie am Ende der rechten Leiste auf "Diesen Lieferanten archivieren".

  4. Eine grüne Meldung zeigt an, dass die Archivierung erfolgreich war ✅

Welche Auswirkungen hat die "Archivierung eines Lieferanten"?

1. Der archivierte Lieferant wird den Nutzer:innen bei der Anfrage (z.B. virtuelle Kartenanfragen, Auslagenanfrage oder Rechnungsanfragen) nicht vorgeschlagen

2. Wenn ein:e Nutzer:in einen archivierten Lieferanten neu erstellen möchte, zeigt Spendesk eine Warnung an, dass das Finanzteam diesen Lieferanten archiviert hat und dass der/die Nutzer:in den Namen des Lieferanten überprüfen sollte

3. Die Archivierung eines Lieferanten hat keinen Einfluss auf bereits vorhandene Daten in Spendesk! Es hat lediglich Auswirkungen auf die Liste der verfügbaren Lieferanten in den verschiedenen Bereichen des Produkts!

Lieferanten aus dem Archiv holen (wiederherstellen)

  1. Gehen Sie auf die Seite "Kreditorenbuchhaltung" und in den Reiter "Archiviert".

  2. Klicken Sie auf eine Kreditoren-/Lieferantenzeile

  3. Klicken Sie auf "Wiederherstellen (Archivierung aufheben)" am Ende der rechten Leiste

  4. Eine grüne Meldung zeigt an, dass die Aufhebung der Archivierung erfolgreich war ✅

Hinweis zur Archivierung oder Aufhebung der Archivierung eines Lieferanten ⚠️

Wenn Sie mehrere Lieferanten haben, die einem Kreditor zugeordnet sind, dann müssen Sie zuerst auf die Kreditorenzeile und dann auf den spezifischen Lieferanten klicken, damit die rechte Leiste mit der Archivierungs- oder Dearchivierungsaktion erscheint!

Sammelarchivierung von Lieferanten

  1. Gehen Sie auf die Seite "Kreditorenbuchhaltung" und auf die Registerkarte "Aktuell"

  2. Klicken Sie auf die Kontrollkästchen auf den Kreditoren-/Lieferantenzeilen, um mehrere Lieferanten auszuwählen

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Archivieren" neben der Suchleiste

  4. Eine grüne Meldung zeigt an, dass die Archivierung von mehreren Lieferanten erfolgreich war ✅.

Hinweis zur Archivierung mehrerer Lieferanten ⚠️

Wenn Sie mehrere Lieferanten archivieren wollen, die einem Kreditor zugeordnet sind, dann müssen Sie zuerst die Kreditoren-/Lieferantenzeile anklicken und dann die entsprechenden Kontrollkästchen neben den Lieferanten anklicken, bevor Sie auf die Schaltfläche "Archivieren" neben der Suchleiste klicken.

Ist es möglich, die Archivierung von Lieferanten auch gesammelt aufzuheben?

Ja! Wählen Sie sie aus und klicken Sie dann auf "Wiederherstellen (Archivierung aufheben)" auf der rechten Seite.

Hat dies Ihre Frage beantwortet?