Mitarbeiterkonten: Einrichten und Bearbeiten
Richten Sie Mitarbeiterkonten ein, um Auslagenerstattungen in Spendesk korrekt zu verbuchen (in Ihrer Buchhaltung zu erfassen). Sie können ein Standardkonto, individuelle Mitarbeiterkonten oder eine Kombination aus beidem verwenden.
Für: Controller und Kontoinhaber:innen mit aktiviertem Modul für Auslagenerstattungen.
Inhaltsverzeichnis
Bevor Sie beginnen
Ein Standardkonto verwenden
Ein individuelles Mitarbeiterkonto hinzufügen
Ein bestimmtes Mitarbeiterkonto entfernen
Mitarbeiterkonten in Ihren Exportdateien finden
Fehlerbehebung
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Bevor Sie beginnen
Sie benötigen die Rolle Controller oder Kontoinhaber:in, um Mitarbeiterkonten zu verwalten.
Das Modul für Auslagenerstattungen muss in Ihrem Konto aktiviert sein.
Wenn Sie die DATEV UO-Integration verwenden, müssen Ihre Kontocodes den Formatanforderungen von DATEV entsprechen (siehe die unten verlinkte Einrichtungsanleitung für DATEV UO).
Wenn Sie die direkte Xero-Integration verwenden, werden Mitarbeiterkonten mit Ihrem verbundenen Kontenplan synchronisiert.
👥 Rollen: Nur Controller und Kontoinhaber:innen können Mitarbeiterkonten einrichten oder bearbeiten.
🔒 Zugriff: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn das Modul für Auslagenerstattungen in Ihrem Konto aktiviert ist.
Ein Standardkonto verwenden
Nutzen Sie diese Option, wenn Sie keine individuellen Mitarbeiterkonten benötigen oder alle Auslagenerstattungen lieber unter einem einzigen Konto verbuchen möchten.
Navigieren Sie zu Einstellungen > Kontenplan > Mitarbeiterkonten.
Geben Sie den Kontocode im Feld für das Standardkonto ein.
Klicken Sie auf Speichern.
Ein individuelles Mitarbeiterkonto hinzufügen
Sie können ein individuelles Mitarbeiterkonto für einen bestimmten Mitarbeiter auf zwei Arten hinzufügen.
Über die Buchhaltungseinstellungen
Navigieren Sie zu Einstellungen > Kontenplan > Mitarbeiterkonten.
Wählen Sie den Namen des Mitarbeiters aus der Auswahlliste aus.
Geben Sie den Kontocode neben dem Namen des Mitarbeiters ein.
Klicken Sie auf Speichern.
💡 Tipp: Spendesk kennzeichnet doppelte Kontocodes automatisch, damit Sie keine Kontocodes doppelt vergeben. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um Kontocodes alphabetisch zu sortieren.
Bei der Vorbereitung Ihres Monatsabschlusses
Navigieren Sie zu Buchhaltung > Vorbereiten.
Klicken Sie auf Gruppieren nach und wählen Sie Ausgabenart aus, um nur Auslagenerstattungen anzuzeigen.
Klicken Sie in der entsprechenden Zahlungszeile auf das Feld für das Mitarbeiterkonto.
Wählen Sie den Kontocode aus oder geben Sie ihn ein.
Klicken Sie auf Speichern.
Ein bestimmtes Mitarbeiterkonto entfernen
Navigieren Sie zu Einstellungen > Kontenplan > Mitarbeiterkonten.
Suchen Sie das Mitarbeiterkonto, das Sie entfernen möchten.
Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol in der entsprechenden Zeile.
Mitarbeiterkonten in Ihren Exportdateien finden
Der Buchhaltungsexport enthält zwei Dokumente. Mitarbeiterkonten werden je nach Dokument und Exportvorlage unterschiedlich angezeigt.
Dokument | Exportvorlage | Wo das Mitarbeiterkonto angezeigt wird |
Einkaufsjournal | Doppelte Buchführung (Soll/Haben) | Haben-Zeile |
Einkaufsjournal | Einfache Buchführung | Spalte „Gegenpartei" |
Bankjournal | Beliebig | Spalte „Gegenpartei", nur wenn der Mitarbeiter über Spendesk erstattet wurde |
Wenn Sie einem Mitarbeiter seine Ausgaben über Spendesk erstatten, werden die zugehörigen Auslagenerstattungen automatisch im Bankjournal erfasst. Wenn Sie die Erstattung der Ausgaben nicht über Spendesk abwickeln, wird sie im Bankjournal nicht erfasst.
Ihr Spendesk-Bankkonto wird in Exporten als Lieferantenkonto (401 Sonstiges) behandelt. Sie finden es unter Einstellungen > Kontenplan > Konto für Sonstiges. Zahlungen mit virtuellen oder physischen Spendesk-Karten werden in Ihrem Bankjournal diesem 401-Konto zugeordnet.
Fehlerbehebung
Symptom: Sie finden den Bereich Mitarbeiterkonten nicht in den Einstellungen.
Ursache: Ihre Rolle hat keinen Zugriff, oder das Modul für Auslagenerstattungen ist nicht aktiviert.
Lösung: Vergewissern Sie sich, dass Sie als Controller oder Kontoinhaber:in angemeldet sind. Bitten Sie eine:n Kontoinhaber:in, das Modul für Auslagenerstattungen zu aktivieren, falls es nicht aktiviert ist.
Symptom: Ein Kontocode ist markiert oder wird doppelt angezeigt.
Ursache: Derselbe Kontocode wurde mehreren Mitarbeitern zugewiesen.
Lösung: Gehen Sie zu Einstellungen > Kontenplan > Mitarbeiterkonten, überprüfen Sie die markierten Zeilen und weisen Sie jedem Mitarbeiter einen eindeutigen Kontocode zu.
Symptom: Die Spalte für das Mitarbeiterkonto ist in Ihrer Exportdatei leer.
Ursache: Vor dem Export wurde weder ein Standardkonto noch ein individuelles Mitarbeiterkonto für diese Auslagenerstattung festgelegt.
Lösung: Gehen Sie zu Buchhaltung > Vorbereiten, wählen Sie unter Gruppieren nach die Option Ausgabenart und weisen Sie der Zahlung ein Mitarbeiterkonto zu, bevor Sie erneut exportieren.