Vous pouvez ajouter des champs analytiques et des catégories de dépenses pour analyser vos dépenses.
Ajouter des catégories de dépenses
Vous pouvez créer des catégories de dépenses afin de classer vos paiements en fonction des besoins comptables de votre entreprise.
Ajouter des champs analytiques
Vous pouvez également créer des champs analytiques pour recueillir des informations supplémentaires, telles que :
Les projets
Les noms des clients
Les numéros de devis
Les références internes
Reporting
Une fois les catégories de dépenses et les champs analytiques créés, vous pouvez les inclure dans vos exports comptables :
Accédez à Paramètres > Configuration comptable > Export.
Ajoutez les colonnes correspondantes à votre export personnalisé.
Les catégories de dépenses et les champs analytiques sont inclus par défaut dans le journal bancaire Spendesk.
Limites de sélection
Gardez à l’esprit les limitations suivantes :
Vous pouvez sélectionner une seule catégorie de dépenses par paiement.
Vous pouvez sélectionner une seule valeur par champ analytique et par paiement.
Par exemple, si vous créez un champ analytique appelé Ville, vous ne pouvez pas sélectionner à la fois New York et Paris pour un même paiement. Si un paiement concerne ces deux villes, créez plutôt une valeur unique telle que New York-Paris.
Gérer les catégories de dépenses
Les catégories de dépenses vous aident à classer les dépenses et à améliorer la visibilité sur les coûts de votre entreprise. Vous pouvez également les associer à des centres de coûts spécifiques afin que les demandeurs ne voient que les catégories qui les concernent.
Ajouter une catégorie de dépenses
Accédez à Paramètres > Organisation > Champs analytiques.
Cliquez sur Ajouter une catégorie.
Saisissez le nom de la catégorie de dépenses.
Dans Sélectionner la visibilité, choisissez l’une des options suivantes :
Tous les centres de coûts : la catégorie est disponible pour tous les centres de coûts.
Certains centres de coûts : la catégorie est disponible uniquement pour les centres de coûts sélectionnés.
Si vous avez sélectionné Certains centres de coûts, choisissez les centres de coûts concernés.
Cliquez sur Ajouter la catégorie.
Dès qu’au moins une catégorie de dépenses a été ajoutée, le champ Catégorie de dépenses apparaît dans les demandes. Les demandeurs peuvent également sélectionner une catégorie de dépenses lorsqu’ils créent ou vérifient un paiement.
Fractionnement et champs obligatoires
Les catégories de dépenses sont facultatives et non fractionnables par défaut.
Pour modifier la configuration, autoriser la répartition d’un paiement entre plusieurs valeurs du champ Catégorie de dépenses, ou modifier le caractère obligatoire du champ :
Accédez à Paramètres > Organisation > Champs analytiques.
Ouvrez la configuration de la Catégorie de dépenses.
Modifiez le paramètre de Non fractionnable à Fractionnable.
Définissez si le champ est Obligatoire ou Facultatif.
Enregistrez vos modifications.
La configuration s’applique à toutes les valeurs du champ Catégorie de dépenses.
Modifier une catégorie de dépenses
Accédez à Paramètres > Organisation > Champs analytiques.
Survolez la catégorie que vous souhaitez modifier.
Cliquez sur l’icône en forme de crayon.
Modifiez le nom de la catégorie de dépenses, si nécessaire.
Dans Sélectionner la visibilité, choisissez l’une des options suivantes :
Tous les centres de coûts : la catégorie est disponible pour tous les centres de coûts.
Certains centres de coûts : la catégorie est disponible uniquement pour les centres de coûts sélectionnés.
Si vous avez sélectionné Certains centres de coûts, mettez à jour la liste des centres de coûts concernés.
Consultez, le cas échéant, les politiques de catégorie de dépenses associées à la catégorie.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Consulter les politiques de catégorie de dépenses
Si des politiques de catégorie de dépenses sont associées à une catégorie, leurs détails sont affichés dans les informations de la catégorie.
Cette section est en lecture seule. Vous pouvez consulter les politiques associées, mais vous ne pouvez pas les modifier ni les supprimer depuis cet écran.
Pour créer ou gérer des politiques de catégorie de dépenses, utilisez le parcours de configuration dédié.
Supprimer une catégorie de dépenses
Accédez à Paramètres > Organisation > Champs analytiques.
Survolez la catégorie que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur l’icône de corbeille.
Confirmez la suppression.
Important
Le renommage d’une catégorie de dépenses met également à jour son nom dans les paiements déjà exportés.
Si vous souhaitez conserver le nom d’origine dans les paiements exportés, supprimez l’ancienne catégorie et créez-en une nouvelle au lieu de la renommer.
La suppression d’une catégorie supprime sa valeur des paiements qui se trouvent encore dans l’onglet Préparation et qui n’ont pas encore été exportés.
Les paiements déjà exportés conservent la valeur de la catégorie de dépenses qui leur était attribuée au moment de l’export.
Associer des catégories de dépenses à des centres de coûts
Par défaut, les catégories de dépenses sont visibles pour tous les centres de coûts.
Pour limiter la visibilité d’une catégorie, ouvrez-la en modification et sélectionnez
Certains centres de coûts dans Sélectionner la visibilité.
Cette restriction s’applique lorsque les demandeurs créent une demande. Les contrôleurs peuvent toujours attribuer n’importe quelle catégorie de dépenses à un paiement depuis les onglets Paiements, Tous les paiements et Préparation.
Remarque : si aucune catégorie de dépenses n’a été associée à un centre de coûts spécifique, toutes les catégories restent visibles pour les utilisateurs associés à ce centre de coûts. Il s’agit du comportement attendu.
Gérer les champs analytiques
Les champs analytiques vous permettent de recueillir des informations supplémentaires sur les demandes et les paiements, telles que les projets, les noms des clients, les numéros de devis ou les références internes.
Créer un champ analytique
Vous pouvez créer manuellement jusqu’à 10 champs analytiques.
Accédez à Paramètres > Organisation > Champs analytiques.
Cliquez sur Créer un champ analytique.
Saisissez le nom du champ analytique.
Définissez si le champ est Obligatoire ou Facultatif pour toutes les demandes de dépenses.
Définissez si le champ est Fractionnable.
Définissez les valeurs du champ analytique.
La configuration s’applique à toutes les valeurs du champ analytique.
Par défaut, le champ est disponible pour tous les types de demandes afin que les demandeurs puissent le compléter. Si cela ne correspond pas à vos besoins, contactez support@spendesk.com ou votre Customer Success Manager.
Gérer les valeurs des champs analytiques
Chaque champ analytique apparaît dans une section distincte de la page Champs analytiques. Vous pouvez gérer ses valeurs directement depuis cette page. Il n’est pas nécessaire d’ouvrir le champ analytique pour ajouter, modifier ou supprimer une valeur.
Ajouter une valeur
Pour ajouter une valeur à un champ analytique :
Accédez à Paramètres > Organisation > Champs analytiques.
Recherchez le champ analytique concerné.
Cliquez directement sur Ajouter une valeur dans la section du champ analytique.
Saisissez le nom de la nouvelle valeur.
Enregistrez vos modifications.
Modifier une valeur
Pour modifier le nom d’une valeur existante d’un champ analytique :
Recherchez le champ analytique concerné.
Recherchez la valeur que vous souhaitez modifier.
Survolez la valeur.
Cliquez sur l’icône en forme de crayon.
Modifiez le nom.
Enregistrez la valeur.
Supprimer un champ analytique ou une valeur
Pour supprimer un champ analytique ou l’une de ses valeurs :
Recherchez le champ analytique ou la valeur que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur l’icône de corbeille.
Confirmez la suppression si vous y êtes invité.
Important
La suppression d’une valeur ne la supprime pas des paiements déjà exportés. Les données historiques sont conservées.
Une fois supprimée, la valeur n’apparaît plus comme option de filtre dans Spendesk.
Pour filtrer les données historiques à l’aide d’une valeur supprimée, téléchargez l’export CSV et appliquez le filtre directement dans le fichier.
Les paiements de l’onglet Préparation qui n’ont pas encore été exportés perdent la valeur supprimée.
Les paiements déjà exportés conservent la valeur qui leur était attribuée.
Informations complémentaires
Sur l’application mobile, les utilisateurs peuvent renseigner des champs personnalisés ou des catégories de dépenses après avoir effectué un paiement avec une carte physique.
Les valeurs des champs personnalisés sont généralement triées par ordre alphabétique.
Pour personnaliser l’ordre, ajoutez un numéro au début de chaque valeur, par exemple 1 - Marketing, 2 - Voyages et 3 - Logiciels.